4 Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí trong 5 phút

Bạn muốn sự chuyên nghiệp của một địa chỉ email có đuôi “@tencongty.com” để làm việc với đối tác, nhưng ngân sách khởi nghiệp chưa cho phép chi trả hàng triệu đồng mỗi tháng cho Google hay Microsoft?

Đây là tình huống mà rất nhiều chủ doanh nghiệp gặp phải. Tuy nhiên, khi tìm kiếm giải pháp, bạn rất dễ lạc vào “ma trận” thông tin. Nhiều nơi hứa hẹn “miễn phí” nhưng thực chất chỉ cho dùng thử vài ngày, hoặc hướng dẫn những cách làm đã lỗi thời khiến email của bạn gửi đi toàn bị rơi vào hòm thư rác (Spam).

Bài viết này sẽ là cẩm nang ra quyết định giúp bạn phân biệt rõ ràng đâu là miễn phí thật, đâu là bẫy dùng thử, và quan trọng nhất làm sao để tạo email doanh nghiệp cho hệ thống email hoạt động ổn định, an toàn.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là địa chỉ email theo tên miền của công ty (ví dụ ten@congty.com), dùng cho giao dịch và liên lạc công việc. Cách làm này giúp tăng độ tin cậy và nhận diện thương hiệu so với email miễn phí.

Email doanh nghiệp cũng được xem như một tài sản do doanh nghiệp sở hữu và trực tiếp kiểm soát. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản trị tài khoản tập trung, tăng cường bảo mật dữ liệu, đồng thời nâng cao mức độ tin cậy khi làm việc và trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác.

Sự thật về “Email Miễn Phí” đừng để bị nhầm lẫn giữa “Dùng thử” và “Vĩnh viễn”

Trước khi bắt tay vào cài đặt, chúng ta cần làm rõ một sự thật trần trụi mà ít nhà cung cấp nào nói rõ với bạn. Trên thị trường hiện nay tồn tại hai khái niệm hoàn toàn khác nhau:

Miễn phí trọn đời (Forever Free): Bạn được dùng mãi mãi mà không tốn tiền, nhưng sẽ bị giới hạn tính năng (ví dụ: dung lượng thấp, không hỗ trợ Outlook). Điển hình là Zoho Mail.

Dùng thử miễn phí (Free Trial): Bạn được trải nghiệm đầy đủ tính năng cao cấp nhưng chỉ trong 14-30 ngày. Sau đó, bạn bắt buộc phải trả tiền hoặc bị khóa tài khoản. Điển hình là Google Workspace.

Dưới đây là 4 cách tạo email doanh nghiệp miễn phí (hoặc chi phí cực thấp) thực sự hiệu quả trong năm 2026.

Lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp

Trước khi tìm hiểu về lợi ích, bạn cần hiểu email doanh nghiệp là dịch vụ email dành cho doanh nghiệp và thường được thiết lập theo tên miền riêng của doanh nghiệp.

Xem thêm: Email Domain là gì? Cách thiết lập Email Domain đơn giản

Sử dụng email doanh nghiệp sẽ giúp người dùng nhận được nhiều lợi ích hơn so với email cá nhân, có thể kể tới như:

Tăng tính chuyên nghiệp: Sử dụng địa chỉ email với tên miền riêng giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng chuyên nghiệp, uy tín và tin cậy hơn so với việc sử dụng các email miễn phí thông thường. Khách hàng sẽ cảm thấy tin cậy và chấp nhận tìm hiểu, giao dịch với công ty, đặc biệt là khi có rất nhiều các vụ lừa đảo qua mạng xảy ra.

Xây dựng thương hiệu: Mỗi email gửi đi đều mang tên miền của doanh nghiệp, giúp quảng bá và nhận diện thương hiệu hiệu quả. Khách hàng có thể dễ dàng ghi nhớ và tìm kiếm để thực hiện công việc hay tìm hiểu thêm thông tin.

Quản lý và bảo mật: Dễ dàng quản lý các tài khoản email của nhân viên và đảm bảo an toàn thông tin nội bộ. Dữ liệu công ty và khách hàng sẽ được bảo vệ nghiêm ngặt bởi các biện pháp bảo mật hàng đầu, tránh tối đa tình trạng spam…

Cần chuẩn bị gì trước khi lập email doanh nghiệp

Trước khi đi vào 4 cách bên dưới, bạn chuẩn bị đủ 4 mục này để không bị kẹt ở bước xác minh tên miền và cấu hình nhận gửi.

Bạn đã có tên miền chưa

Email doanh nghiệp luôn gắn với tên miền riêng, dạng tenban@tenmien.com. Nếu chưa có, hãy mua tên miền trùng thương hiệu, dễ đọc, dễ nhớ, và bạn chủ động toàn quyền quản lý.

Ai đang quản lý DNS của tên miền

Bạn cần có quyền đăng nhập trang quản trị DNS để chỉnh bản ghi. Khi tạo email theo tên miền, tối thiểu bạn sẽ phải thêm bản ghi MX để nhận thư, và thường cần thêm bản ghi TXT để xác thực người gửi như SPF, DKIM, DMARC. Không có quyền DNS thì gần như không làm tiếp được.

Bạn cần bao nhiêu mailbox và alias

Liệt kê trước để tạo một lần cho gọn. Gợi ý tối thiểu theo phòng ban: sales@, info@, support@, hr@, và admin@.
Nếu muốn nhiều địa chỉ nhưng chỉ quản lý một hộp thư, dùng alias để gom thư về một mailbox chính, tránh tạo quá nhiều tài khoản rời.

Bạn sẽ dùng webmail hay dùng Outlook, Gmail app

Nếu chỉ cần đăng nhập trình duyệt thì dùng webmail là đủ. Nếu dùng Outlook hoặc ứng dụng Mail, ưu tiên IMAP để đồng bộ hai chiều trên nhiều thiết bị. Bạn nên chuẩn bị sẵn nhu cầu này vì mỗi nhà cung cấp sẽ có cách cấp t

4 Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí với tên miền riêng

BKNS sẽ giới thiệu cho bạn 4 cách tạo email doanh nghiệp miễn phí với tên miền riêng, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp startup chưa có quá nhiều chi phí nhưng vẫn cần sự chỉn chu, chuyên nghiệp.

Google Workspace

Gmail là nền tảng email rất phổ biến mà cá nhân và doanh nghiệp trên toàn cầu rất ưa chuộng sử dụng. Ngoài tài khoản cá nhân miễn phí, Google còn cung cấp phiên bản dành cho doanh nghiệp thông qua gói Google Workspace với nhiều tính năng nâng cao.

Tuy nhiên, từ tháng 05/2022, Google đã ngừng cung cấp miễn phí G Suite và đổi tên sang Google Workspace. Điều này có nghĩa là người dùng cần chuyển sang dịch vụ email theo tên miền có trả phí của Google Workspace. Dù vậy, bạn vẫn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí dưới dạng dùng thử và trải nghiệm theo hai cách sau:

Dùng thử Google Workspace miễn phí trong 14 ngày

Trải nghiệm dịch vụ Google Workspace bằng cách đăng ký dùng thử trong vòng 14 ngày theo các bước sau:

B1. Truy cập trang đăng ký Google Workspace và nhấn Get Started để tạo tài khoản.

B2. Nhập các thông tin cơ bản theo hướng dẫn, sau đó chọn Next.

B3. Điền thông tin tài khoản quản trị, bao gồm tên và email hiện tại. Nếu đã có email theo tên miền, hãy nhập vào ô Current email address. Nếu chưa có, bạn có thể dùng email cá nhân và tiếp tục.

B4. Xác nhận rằng doanh nghiệp của bạn có tên miền hay chưa. Nếu đã có, chọn Yes, I Have One I Can Use và nhập tên miền vào ô yêu cầu.

B5. Đặt tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản Google Workspace của bạn (mặc định là username@yourdomain.com).

B6. Nhấn Agree And Create Account để hoàn tất.

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể tạo email tên miền miễn phí và sử dụng free trong 14 ngày trước khi quyết định nâng cấp lên gói trả phí.

Đăng ký Google Workspace for Education

Google Workspace for Education là gói dịch vụ miễn phí dành riêng cho các tổ chức giáo dục đáp ứng đủ điều kiện của Google, bao gồm các cấp từ Tiểu học đến Đại học. Nếu trường học hoặc tổ chức giáo dục của bạn thuộc đối tượng này, bạn có thể đăng ký để tạo email doanh nghiệp miễn phí.

B1. Chuẩn bị thông tin cần thiết:

• Tên trường học
• Số lượng học sinh, giáo viên
• Tên miền và địa chỉ trường học
• Thông tin người đăng ký (tên, email, số điện thoại)

B2. Đảm bảo tổ chức của bạn đủ điều kiện theo yêu cầu của Google tại: Google Support

B3. Truy cập trang đăng ký: Google Workspace for Education

B4. Điền thông tin vào mẫu đăng ký và xác minh tên miền.

B5. Nộp đơn xét duyệt với Google.

Sau khi được duyệt, bạn sẽ có thể sử dụng Google Workspace for Education Fundamentals – một phiên bản miễn phí đi kèm các công cụ hỗ trợ giảng dạy và làm việc trực tuyến như Google Meet, Google Classroom, Google Drive, Gmail, Google Docs, Sheets, Slides, Forms…

Microsoft Outlook

Email doanh nghiệp của Outlook

Outlook là dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí do Microsoft cung cấp. Bạn có thể tạo tài khoản theo định dạng doanhnghiep@outlook.com để sử dụng. Cũng giống với Google Workspace, Microsoft cũng cho phép tạo email doanh nghiệp miễn phí với tên miền riêng thông qua gói dùng thử 1 tháng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Đăng ký tài khoản Microsoft 365

Truy cập trang web Microsoft 365 và đăng ký gói Microsoft 365 Business Premium. Nhấn vào nút Try free for one month để bắt đầu dùng thử miễn phí.

Bước 2: Nhập thông tin cá nhân

Điền các thông tin cần thiết như email, tên, số điện thoại doanh nghiệp, tên công ty, quy mô công ty và quốc gia. Sau khi hoàn tất, nhấn Next để tiếp tục.

Bước 3: Đăng nhập vào Outlook

Truy cập https://outlook.live.com/owa/ và đăng nhập bằng tài khoản vừa tạo. Sau đó, nhấn vào biểu tượng App trên thanh menu bên trái và chọn Admin.

Bước 4: Thiết lập tên miền riêng

Tại giao diện Microsoft 365 Admin Center, chọn Set up email with a custom domain. Trình hướng dẫn sẽ giúp bạn cấu hình tên miền. Nhập tên miền của bạn và nhấn Continue để tiếp tục.

Bước 5: Cài đặt DNS

Microsoft sẽ kiểm tra tên miền của bạn và yêu cầu xác minh quyền sở hữu bằng cách thêm thông tin vào cài đặt DNS. Bạn cần:

Truy cập trang quản lý tên miền (tùy thuộc vào nhà cung cấp).

Thêm các bản ghi DNS theo hướng dẫn của Microsoft (MX, CNAME, TXT).

Xác minh cài đặt DNS (có thể mất từ 24-48 giờ).

Bước 6. Hoàn tất thiết lập

Xác minh quyền sở hữu tên miền trong Microsoft 365 (mất khoảng 5-10 phút).

Tạo địa chỉ email mới với tên miền riêng.

Kiểm tra lại cài đặt DNS và hoàn tất quá trình thiết lập.

Sau khi hoàn tất, bạn đã có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí trên Outlook với tên miền riêng của mình!

Xem thêm: Microsoft Exchange là gì? Tìm hiểu chi tiết về Microsoft Exchange

Zoho Mail

Tạo email tên miền riêng miễn phí với Zoho Mail chuẩn SEO

Để tạo email tên miền miễn phí tại Zoho Mail, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đăng ký tài khoản Zoho Mail

Để bắt đầu, truy cập trang đăng ký của Zoho Mail tại: https://www.zoho.com/vi/mail/zohomail-pricing.html và đăng ký tài khoản.

Bước 2: Cài đặt và xác thực tên miền riêng

Sau khi đăng ký, Zoho Mail sẽ cung cấp hai lựa chọn:

Nếu đã có tên miền, chọn Add now và nhập địa chỉ tên miền của bạn.

Nếu chưa có tên miền, chọn Buy now để mua ngay từ Zoho Mail.

Bước 3: Tạo tài khoản email quản trị

Sau khi xác thực tên miền thành công, bạn cần tạo tài khoản email dành cho quản trị viên. Nhập tên tài khoản mong muốn và chọn “Tạo” để hoàn tất.

Bước 4: Cấu hình MX, SPF, DKIM cho email tên miền riêng

Để email hoạt động ổn định và tránh rơi vào thư rác, bạn cần thiết lập ba bản ghi quan trọng: MX, SPF, DKIM. Zoho Mail sẽ hướng dẫn bạn từng bước để hoàn thành quá trình này.

Trên đây là hướng dẫn tổng quan các bước tạo email tên miền miễn phí trên Zoho Mail. Ngoài ra bạn có thể theo dõi chi tiết các bước hướng dẫn và thao tác cài đặt tại bài viết hướng dẫn cụ thể mà BKNS đã viết nhé!

Yandex Mail 

Yandex Mail là dịch vụ email miễn phí cho tên miền riêng, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý email chuyên nghiệp. Một số tính năng nổi bật của Yandex Mail bao gồm:

Cho phép tạo email theo tên miền riêng, hỗ trợ xây dựng thương hiệu.

Cung cấp cả phiên bản miễn phí và trả phí linh hoạt.

Hạn mức gửi tối đa 1000 email/ngày.

Không giới hạn dung lượng lưu trữ.

Để tạo email doanh nghiệp miễn phí trên Yandex Mail, bạn có thể thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập Yandex và đăng ký tài khoản

Truy cập trang Yandex Mail.

Điền đầy đủ thông tin theo mẫu đăng ký.

Nhập số điện thoại theo định dạng +84 [SĐT] để xác nhận.

Nhận mã xác thực 6 chữ số qua SMS và nhập vào hệ thống để hoàn tất đăng ký.

Bước 2: Thêm tên miền vào Yandex Mail for Business

Truy cập trang Yandex Mail for Business.

Nhập tên miền của bạn vào ô [Enter a domain name for your mailbox], sau đó nhấn [Sign up free].

Xác minh tên miền bằng cách thêm bản ghi DNS theo hướng dẫn từ Yandex.

Nếu sử dụng Cloudflare, hãy đăng nhập vào bảng điều khiển và thêm bản ghi DNS theo yêu cầu.

Nếu đăng ký tên miền ở nơi khác, bạn cần vào trang quản lý tên miền để thực hiện thao tác tương tự.

Bước 3: Thiết lập bản ghi MX cho email

Sau khi hoàn tất xác minh, tiến hành cấu hình bản ghi MX để email hoạt động ổn định.

Chỉ với những bước đơn giản trên, bạn đã có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí với Yandex Mail!

Xem thêm: Phân biệt Email cá nhân và Email doanh nghiệp

Giải pháp email doanh nghiệp chuyên nghiệp từ BKNS

Mặc dù có lợi ích lớn là tiết kiệm về chi phí, nhưng việc sử dụng email miễn phí sẽ chỉ có tác dụng trong 1 khoảng thời gian nhất định. Và vì là gói dịch vụ miễn phí, do đó người dùng không thể trải nghiệm và sử dụng đầy đủ các tính năng được tích hợp như các gói trả phí khác được. Để khắc phục được những hạn chế đó, việc sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp tại BKNS là lựa chọn tối ưu dành cho các doanh nghiệp với 2 gói dịch vụ chính.

Email Hosting – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Gói Email Hosting tại BKNS là dịch vụ cho phép người dùng thuê một máy chủ Email với hệ thống hoàn chỉnh, tích hợp các tính năng nâng cao. Hệ thống Email Hosting sẽ giúp người dùng có thể kiểm soát tốt email của mình, giảm spam và rò rỉ dữ liệu, đồng thời tăng cường trải nghiệm khi sử dụng email.

Các gói dịch vụ Email Hosting tại BKNS đảm bảo tỷ lệ email vào inbox, hỗ trợ chống spam và virus hiệu quả, là giải pháp email lý tưởng dành cho tất cả các doanh nghiệp.

Chỉ với chi phí từ 42.750đ/tháng, bạn hoàn toàn có thể nhận được những lợi ích to lớn như:

Dung lượng lưu trữ lớn: Bạn có thể lưu trữ hàng nghìn email trên máy chủ trong dài hạn, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý email có hệ thống, không lo tình trạng mất thông tin.

Bảo mật cao: Tích hợp SSL miễn phí, chống spam và virus, các tính năng bảo mật hiện đại để nhằm bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

Dễ dàng sử dụng: Giao diện quản lý thân thiện, có thể tích hợp với nhiều ứng dụng email phổ biến như Outlook, Gmail, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu.

Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: BKNS cam kết hỗ trợ khách hàng trong mọi tình huống, có đầy đủ tài liệu hướng dẫn để khách hàng đăng ký và giải quyết các vấn đề phát sinh trong thời gian sớm nhất.

Chi phí hợp lý: Giá chỉ từ 42.750đ/tháng, phù hợp với ngân sách doanh nghiệp trong lâu dài và doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể nâng cấp gói nếu cần thiết. BKNS cũng có rất nhiều chương trình khuyến mãi cho khách hàng để lựa chọn.

ĐĂNG KÝ EMAIL HOSTING

Cloud Email Server – Giải pháp mạnh mẽ cho doanh nghiệp lớn

Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng dành cho việc sử dụng email chuyên nghiệp. Đây sẽ là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, có hệ thống khách hàng và nhân viên nội bộ lớn, cần sử dụng một máy chủ email riêng để quản lý và sử dụng.

Email Server cũng có những lợi ích gần tương tự với Email Hosting, nhưng ở quy mô rộng hơn và nâng cao hơn:

Hiệu suất cao, uptime 99%: Hệ thống máy chủ mạnh mẽ, đảm bảo email hoạt động liên tục.

Không giới hạn số lượng người dùng: Thích hợp cho doanh nghiệp có nhiều nhân viên, giúp quản lý email hiệu quả.

Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Chống spam, virus, hỗ trợ mã hóa dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin.

Dễ dàng mở rộng: Linh hoạt nâng cấp dung lượng khi doanh nghiệp phát triển.

Quản trị linh hoạt: Bảng điều khiển trực quan, dễ sử dụng.

Chi phí tối ưu: Giá chỉ từ 239.000 VNĐ/tháng, tiết kiệm hơn so với các giải pháp email doanh nghiệp nước ngoài. cùng tham thảo ngay: hường dẫn đăng ký dịch vụ email doanh nghiệp tại BKNS trong 5 phút

ĐĂNG KÝ EMAIL SERVER

Cấu hình MX, SPF, DKIM, DMARC để email doanh nghiệp ổn định

Sau khi tạo email doanh nghiệp theo tên miền, bạn cần cấu hình DNS tối thiểu để mail công ty nhận thư đúng và gửi ra uy tín.

MX giúp nhận email theo tên miền

MX quyết định thư gửi tới hộp thư doanh nghiệp của bạn sẽ đi về hệ thống nào. Nếu MX sai hoặc còn MX cũ, bạn sẽ gặp lỗi gửi được nhưng không nhận được.

SPF xác nhận nguồn gửi hợp lệ

SPF là bản ghi TXT khai báo các máy chủ được phép gửi email thay mặt tên miền. Thiếu SPF hoặc cấu hình sai là lý do phổ biến khiến email doanh nghiệp dễ vào spam.

DKIM ký số để tăng độ tin cậy

DKIM giúp xác minh email không bị sửa nội dung trên đường truyền. Khi DKIM hoạt động, độ tin cậy của email công ty thường tốt hơn.

DMARC đặt chính sách chống giả mạo

DMARC hướng dẫn hệ thống nhận thư cách xử lý email giả mạo. Cách làm an toàn là bắt đầu ở chế độ giám sát, sau đó mới tăng mức chặn khi SPF và DKIM đã ổn định.

Checklist tối thiểu bạn nên đạt

Bạn coi như hoàn tất khi đáp ứng đủ 4 điều sau

• MX trỏ đúng nhà cung cấp email và không còn MX dư thừa
• SPF chỉ có một bản ghi và bao phủ đủ các nguồn gửi
• DKIM bật và xác nhận trạng thái hoạt động trong hệ thống
• DMARC có bản ghi hợp lệ và đang chạy chế độ giám sát trước khi siết chặt.

Câu hỏi thường gặp khi tạo email theo tên miền

Tôi dùng bản miễn phí, sau này chuyển sang trả phí có mất dữ liệu không?

Hoàn toàn không. Bạn có thể nâng cấp hoặc chuyển đổi dữ liệu (migrate) từ hệ thống này sang hệ thống khác. Tuy nhiên, việc này cần chút kiến thức kỹ thuật. BKNS luôn hỗ trợ khách hàng chuyển dữ liệu miễn phí khi đăng ký dịch vụ.

Email miễn phí gửi được bao nhiêu thư một ngày?

Các dịch vụ miễn phí thường giới hạn số lượng gửi rất chặt (ví dụ Zoho Free chỉ cho gửi khoảng 50 email/ngày). Nếu bạn cần gửi báo giá cho hàng trăm khách hàng, bản miễn phí sẽ không đáp ứng được.

Tại sao tôi gửi thư đi được nhưng không nhận được thư đến?

Lỗi này thường do cấu hình bản ghi MX Record trong trang quản lý tên miền bị sai. Hãy liên hệ nơi bạn mua tên miền để nhờ kiểm tra.

Tạo email doanh nghiệp miễn phí sẽ hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp. Việc sử dụng email doanh nghiệp là một bước quan trọng giúp nâng cao uy tín, bảo mật thông tin và tối ưu hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Nếu bạn muốn có một giải pháp email chuyên nghiệp, bảo mật cao và dễ dàng quản lý, hãy lựa chọn dịch vụ Email Hosting hoặc Email Server từ BKNS.

Hãy truy cập ngay BKNS.vn để đăng ký và trải nghiệm dịch vụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp ngay hôm nay!