5 Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí trong 5 phút

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là địa chỉ email theo tên miền của công ty (ví dụ ten@congty.com), dùng cho giao dịch và liên lạc công việc. Cách làm này giúp tăng độ tin cậy và nhận diện thương hiệu so với email miễn phí.

Email doanh nghiệp cũng được xem như một tài sản do doanh nghiệp sở hữu và trực tiếp kiểm soát. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản trị tài khoản tập trung, tăng cường bảo mật dữ liệu, đồng thời nâng cao mức độ tin cậy khi làm việc và trao đổi thông tin với khách hàng, đối tác.

Bảng so sánh nhanh các giải pháp Email Doanh nghiệp phổ biến 2026

Để bạn dễ dàng quyết định trước khi bắt tay vào thiết lập, dưới đây là bảng so sánh thực tế giữa các lựa chọn hàng đầu tại Việt Nam:

Sự thật về “Email Miễn Phí” đừng để bị nhầm lẫn giữa “Dùng thử” và “Vĩnh viễn”

Trước khi bắt tay vào cài đặt, chúng ta cần làm rõ một sự thật trần trụi mà ít nhà cung cấp nào nói rõ với bạn. Trên thị trường hiện nay tồn tại hai khái niệm hoàn toàn khác nhau:

Miễn phí trọn đời (Forever Free): Bạn được dùng mãi mãi mà không tốn tiền, nhưng sẽ bị giới hạn tính năng (ví dụ: dung lượng thấp, không hỗ trợ Outlook). Điển hình là Zoho Mail.

Dùng thử miễn phí (Free Trial): Bạn được trải nghiệm đầy đủ tính năng cao cấp nhưng chỉ trong 14-30 ngày. Sau đó, bạn bắt buộc phải trả tiền hoặc bị khóa tài khoản. Điển hình là Google Workspace.

Ưu điểm và hạn chế của email doanh nghiệp miễn phí

Email doanh nghiệp miễn phí là lựa chọn phổ biến ở giai đoạn khởi đầu. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả và tránh rủi ro, bạn cần nhìn rõ cả mặt được và mặt chưa được của giải pháp này.

Ưu điểm của email doanh nghiệp miễn phí

• Tiết kiệm chi phí ban đầu: Email doanh nghiệp miễn phí không phát sinh chi phí thuê dịch vụ, phù hợp với startup, doanh nghiệp mới thành lập hoặc cá nhân kinh doanh nhỏ muốn tối ưu ngân sách giai đoạn đầu.
• Hình ảnh chuyên nghiệp hơn email cá nhân: Việc sử dụng email theo tên miền riêng giúp doanh nghiệp tạo cảm giác uy tín, nghiêm túc hơn khi làm việc với khách hàng, đối tác so với Gmail hay Yahoo cá nhân.
• Triển khai nhanh, dễ sử dụng: Phần lớn email miễn phí được tạo trực tiếp trên hosting, thao tác đơn giản, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật phức tạp và có thể sử dụng ngay sau vài phút thiết lập.
• Đáp ứng nhu cầu cơ bản: Với các doanh nghiệp có tần suất gửi nhận email thấp, không yêu cầu lưu trữ lâu dài hoặc gửi email hàng loạt, email miễn phí vẫn đủ dùng trong thời gian đầu.

Hạn chế của email doanh nghiệp miễn phí

• Dung lượng hạn chế: Email doanh nghiệp miễn phí thường có dung lượng thấp, dễ đầy hộp thư, dẫn đến nguy cơ không nhận được email quan trọng nếu không kiểm soát thường xuyên.
• Độ ổn định không cao: Hệ thống email phụ thuộc vào hosting nên khi hosting gặp sự cố, email có thể bị gián đoạn hoặc mất dữ liệu nếu không có cơ chế sao lưu.
• Nguy cơ rơi vào spam: Nếu không cấu hình đầy đủ các bản ghi như MX, SPF, DKIM, email gửi đi rất dễ bị đánh dấu spam, ảnh hưởng trực tiếp đến việc giao tiếp với khách hàng.
• Bảo mật ở mức cơ bản: Email miễn phí thường thiếu các lớp bảo mật nâng cao và sao lưu tự động, gây rủi ro khi xảy ra sự cố hoặc bị tấn công.
• Thiếu hỗ trợ kỹ thuật: Khi phát sinh lỗi, người dùng thường phải tự xử lý do không có đội ngũ hỗ trợ chuyên trách, làm gián đoạn công việc và tốn nhiều thời gian khắc phục.

Lợi ích của việc sử dụng email doanh nghiệp

Trước khi tìm hiểu về lợi ích, bạn cần hiểu email doanh nghiệp là dịch vụ email dành cho doanh nghiệp và thường được thiết lập theo tên miền riêng của doanh nghiệp.

Sử dụng email doanh nghiệp sẽ giúp người dùng nhận được nhiều lợi ích hơn so với email cá nhân, có thể kể tới như:

Tăng tính chuyên nghiệp: Sử dụng địa chỉ email với tên miền riêng giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng chuyên nghiệp, uy tín và tin cậy hơn so với việc sử dụng các email miễn phí thông thường. Khách hàng sẽ cảm thấy tin cậy và chấp nhận tìm hiểu, giao dịch với công ty, đặc biệt là khi có rất nhiều các vụ lừa đảo qua mạng xảy ra.

Xây dựng thương hiệu: Mỗi email gửi đi đều mang tên miền của doanh nghiệp, giúp quảng bá và nhận diện thương hiệu hiệu quả. Khách hàng có thể dễ dàng ghi nhớ và tìm kiếm để thực hiện công việc hay tìm hiểu thêm thông tin.

Quản lý và bảo mật: Dễ dàng quản lý các tài khoản email của nhân viên và đảm bảo an toàn thông tin nội bộ. Dữ liệu công ty và khách hàng sẽ được bảo vệ nghiêm ngặt bởi các biện pháp bảo mật hàng đầu, tránh tối đa tình trạng spam…

Cần chuẩn bị gì trước khi lập email doanh nghiệp

Trước khi đi vào 4 cách bên dưới, bạn chuẩn bị đủ 4 mục này để không bị kẹt ở bước xác minh tên miền và cấu hình nhận gửi.

Bạn đã có tên miền chưa

Email doanh nghiệp luôn gắn với tên miền riêng, dạng tenban@tenmien.com. Nếu chưa có, hãy mua tên miền trùng thương hiệu, dễ đọc, dễ nhớ, và bạn chủ động toàn quyền quản lý.

Ai đang quản lý DNS của tên miền

Bạn cần có quyền đăng nhập trang quản trị DNS để chỉnh bản ghi. Khi tạo email theo tên miền, tối thiểu bạn sẽ phải thêm bản ghi MX để nhận thư, và thường cần thêm bản ghi TXT để xác thực người gửi như SPF, DKIM, DMARC. Không có quyền DNS thì gần như không làm tiếp được.

Bạn cần bao nhiêu mailbox và alias

Liệt kê trước để tạo một lần cho gọn. Gợi ý tối thiểu theo phòng ban: sales@, info@, support@, hr@, và admin@.
Nếu muốn nhiều địa chỉ nhưng chỉ quản lý một hộp thư, dùng alias để gom thư về một mailbox chính, tránh tạo quá nhiều tài khoản rời.

Bạn sẽ dùng webmail hay dùng Outlook, Gmail app

Nếu chỉ cần đăng nhập trình duyệt thì dùng webmail là đủ. Nếu dùng Outlook hoặc ứng dụng Mail, ưu tiên IMAP để đồng bộ hai chiều trên nhiều thiết bị. Bạn nên tìm hiểu Hướng dẫn cấu hình email trên Outlook và cách Add email theo tên miền vào Gmail dể quá trình thao tác diễn ra trơn chu

5 Cách tạo email doanh nghiệp miễn phí với tên miền riêng

BKNS sẽ giới thiệu cho bạn 4 cách tạo email doanh nghiệp miễn phí với tên miền riêng, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp startup chưa có quá nhiều chi phí nhưng vẫn cần sự chỉn chu, chuyên nghiệp.

1. Google Workspace

Gmail là nền tảng email rất phổ biến mà cá nhân và doanh nghiệp trên toàn cầu rất ưa chuộng sử dụng. Ngoài tài khoản cá nhân miễn phí, Google còn cung cấp phiên bản dành cho doanh nghiệp thông qua gói Google Workspace với nhiều tính năng nâng cao.

Tuy nhiên, từ tháng 05/2022, Google đã ngừng cung cấp miễn phí G Suite và đổi tên sang Google Workspace. Điều này có nghĩa là người dùng cần chuyển sang dịch vụ email theo tên miền có trả phí của Google Workspace. Dù vậy, bạn vẫn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí dưới dạng dùng thử và trải nghiệm theo hai cách sau:

Dùng thử Google Workspace miễn phí trong 14 ngày đầu

Trải nghiệm dịch vụ Google Workspace bằng cách đăng ký dùng thử trong vòng 14 ngày theo các bước sau:

B1. Truy cập trang đăng ký Google Workspace và nhấn Get Started để tạo tài khoản.

B2. Nhập các thông tin cơ bản theo hướng dẫn, sau đó chọn Next.

B3. Điền thông tin tài khoản quản trị, bao gồm tên và email hiện tại. Nếu đã có email theo tên miền, hãy nhập vào ô Current email address. Nếu chưa có, bạn có thể dùng email cá nhân và tiếp tục.

B4. Xác nhận rằng doanh nghiệp của bạn có tên miền hay chưa. Nếu đã có, chọn Yes, I Have One I Can Use và nhập tên miền vào ô yêu cầu.

B5. Đặt tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản Google Workspace của bạn (mặc định là username@yourdomain.com).

B6. Nhấn Agree And Create Account để hoàn tất.

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể tạo email tên miền miễn phí và sử dụng free trong 14 ngày trước khi quyết định nâng cấp lên gói trả phí.

Đăng ký Google Workspace for Education

Google Workspace for Education là gói dịch vụ miễn phí dành riêng cho các tổ chức giáo dục đáp ứng đủ điều kiện của Google, bao gồm các cấp từ Tiểu học đến Đại học. Nếu trường học hoặc tổ chức giáo dục của bạn thuộc đối tượng này, bạn có thể đăng ký để tạo email doanh nghiệp miễn phí.

B1. Chuẩn bị thông tin cần thiết:

• Tên trường học
• Số lượng học sinh, giáo viên
• Tên miền và địa chỉ trường học
• Thông tin người đăng ký (tên, email, số điện thoại)

B2. Đảm bảo tổ chức của bạn đủ điều kiện theo yêu cầu của Google tại: Google Support

B3. Truy cập trang đăng ký: Google Workspace for Education

B4. Điền thông tin vào mẫu đăng ký và xác minh tên miền.

B5. Nộp đơn xét duyệt với Google.

Sau khi được duyệt, bạn sẽ có thể sử dụng Google Workspace for Education Fundamentals – một phiên bản miễn phí đi kèm các công cụ hỗ trợ giảng dạy và làm việc trực tuyến như Google Meet, Google Classroom, Google Drive, Gmail, Google Docs, Sheets, Slides, Forms…

2. Microsoft Outlook (Microsoft 365 Trial)

Email doanh nghiệp của Outlook

Outlook là dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí do Microsoft cung cấp. Bạn có thể tạo tài khoản theo định dạng doanhnghiep@outlook.com để sử dụng. Cũng giống với Google Workspace, Microsoft cũng cho phép tạo email doanh nghiệp miễn phí với tên miền riêng thông qua gói dùng thử 1 tháng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Email doanh nghiệp của OutlookBước 1: Đăng ký tài khoản Microsoft 365 ( dùng thử miễn phí 30 ngày)

Truy cập trang web Microsoft 365 và đăng ký gói Microsoft 365 Business Premium. Nhấn vào nút Try free for one month để bắt đầu dùng thử miễn phí.

Bước 2: Nhập thông tin cá nhân

Điền các thông tin cần thiết như email, tên, số điện thoại doanh nghiệp, tên công ty, quy mô công ty và quốc gia. Sau khi hoàn tất, nhấn Next để tiếp tục.

Bước 3: Đăng nhập vào Outlook

Truy cập https://outlook.live.com/owa/ và đăng nhập bằng tài khoản vừa tạo. Sau đó, nhấn vào biểu tượng App trên thanh menu bên trái và chọn Admin.

Bước 4: Thiết lập tên miền riêng

Tại giao diện Microsoft 365 Admin Center, chọn Set up email with a custom domain. Trình hướng dẫn sẽ giúp bạn cấu hình tên miền. Nhập tên miền của bạn và nhấn Continue để tiếp tục.

Bước 5: Cài đặt DNS

Microsoft sẽ kiểm tra tên miền của bạn và yêu cầu xác minh quyền sở hữu bằng cách thêm thông tin vào cài đặt DNS. Bạn cần:

Truy cập trang quản lý tên miền (tùy thuộc vào nhà cung cấp).

Thêm các bản ghi DNS theo hướng dẫn của Microsoft (MX, CNAME, TXT).

Xác minh cài đặt DNS (có thể mất từ 24-48 giờ).

Bước 6. Hoàn tất thiết lập

Xác minh quyền sở hữu tên miền trong Microsoft 365 (mất khoảng 5-10 phút).

Tạo địa chỉ email mới với tên miền riêng.

Kiểm tra lại cài đặt DNS và hoàn tất quá trình thiết lập.

Sau khi hoàn tất, bạn đã có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí trên Outlook với tên miền riêng của mình!

Xem thêm: Microsoft Exchange là gì? Tìm hiểu chi tiết về Microsoft Exchange

3. Zoho Mail

Tạo email tên miền riêng miễn phí với Zoho Mail chuẩn SEO

Để tạo email tên miền miễn phí tại Zoho Mail, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đăng ký tài khoản Zoho Mail

Để bắt đầu, truy cập trang đăng ký của Zoho Mail tại: https://www.zoho.com/vi/mail/zohomail-pricing.html và đăng ký tài khoản.

Bước 2: Cài đặt và xác thực tên miền riêng

Sau khi đăng ký, Zoho Mail sẽ cung cấp hai lựa chọn:

Nếu đã có tên miền, chọn Add now và nhập địa chỉ tên miền của bạn.

Nếu chưa có tên miền, chọn Buy now để mua ngay từ Zoho Mail.

Bước 3: Tạo tài khoản email quản trị

Sau khi xác thực tên miền thành công, bạn cần tạo tài khoản email dành cho quản trị viên. Nhập tên tài khoản mong muốn và chọn “Tạo” để hoàn tất.

Bước 4: Cấu hình MX, SPF, DKIM cho email tên miền riêng

Để email hoạt động ổn định và tránh rơi vào thư rác, bạn cần thiết lập ba bản ghi quan trọng: MX, SPF, DKIM. Zoho Mail sẽ hướng dẫn bạn từng bước để hoàn thành quá trình này.

Trên đây là hướng dẫn tổng quan các bước tạo email tên miền miễn phí trên Zoho Mail. Ngoài ra bạn có thể theo dõi chi tiết các bước hướng dẫn và thao tác cài đặt tại bài viết hướng dẫn cụ thể mà BKNS đã viết nhé!

4. Yandex Mail  (Đã ngừng cung cấp miễn phí)

Trước đây, Yandex là một “tượng đài” trong cộng đồng sử dụng email tên miền riêng miễn phí. Tuy nhiên, một thông tin quan trọng bạn cần nắm rõ: Từ ngày 17/4/2023, Yandex đã chính thức ngừng cung cấp gói miễn phí cho người dùng mới và yêu cầu trả phí cho các tài khoản cũ.

Hiện tại, việc đăng ký tài khoản Yandex Mail đòi hỏi thẻ thanh toán quốc tế và quy trình xác minh khá phức tạp do các rào cản quốc tế. Do đó, nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp ổn định lâu dài để lập email doanh nghiệp, chúng tôi khuyên bạn nên cân nhắc chuyển sang Zoho Mail (nếu muốn miễn phí) hoặc các gói Email Hosting chuyên nghiệp tại Việt Nam để được hỗ trợ tốt hơn.

5. Giải pháp email doanh nghiệp chuyên nghiệp từ BKNS

Mặc dù có lợi ích lớn là tiết kiệm về chi phí, nhưng việc sử dụng email miễn phí sẽ chỉ có tác dụng trong 1 khoảng thời gian nhất định. Và vì là gói dịch vụ miễn phí, do đó người dùng không thể trải nghiệm và sử dụng đầy đủ các tính năng được tích hợp như các gói trả phí khác được. Để khắc phục được những hạn chế đó, việc sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp tại BKNS là lựa chọn tối ưu dành cho các doanh nghiệp với 2 gói dịch vụ chính.

Email Hosting – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Gói Email Hosting tại BKNS là dịch vụ cho phép người dùng thuê một máy chủ Email với hệ thống hoàn chỉnh, tích hợp các tính năng nâng cao. Hệ thống Email Hosting sẽ giúp người dùng có thể kiểm soát tốt email của mình, giảm spam và rò rỉ dữ liệu, đồng thời tăng cường trải nghiệm khi sử dụng email.

Các gói dịch vụ Email Hosting tại BKNS đảm bảo tỷ lệ email vào inbox, hỗ trợ chống spam và virus hiệu quả, là giải pháp email lý tưởng dành cho tất cả các doanh nghiệp.

Chỉ với chi phí từ 42.750đ/tháng, bạn hoàn toàn có thể nhận được những lợi ích to lớn như:

Dung lượng lưu trữ lớn: Bạn có thể lưu trữ hàng nghìn email trên máy chủ trong dài hạn, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý email có hệ thống, không lo tình trạng mất thông tin.

Bảo mật cao: Tích hợp chứng chỉ SSL miễn phí, chống spam và virus, các tính năng bảo mật hiện đại để nhằm bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

Dễ dàng sử dụng: Giao diện quản lý thân thiện, có thể tích hợp với nhiều ứng dụng email phổ biến như Outlook, Gmail, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu.

Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: BKNS cam kết hỗ trợ khách hàng trong mọi tình huống, có đầy đủ tài liệu hướng dẫn để khách hàng đăng ký và giải quyết các vấn đề phát sinh trong thời gian sớm nhất.

Chi phí hợp lý: Giá chỉ từ 42.750đ/tháng, phù hợp với ngân sách doanh nghiệp trong lâu dài và doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể nâng cấp gói nếu cần thiết. BKNS cũng có rất nhiều chương trình khuyến mãi cho khách hàng để lựa chọn.

Cloud Email Server – Giải pháp mạnh mẽ cho doanh nghiệp lớn

Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng dành cho việc sử dụng email chuyên nghiệp. Đây sẽ là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, có hệ thống khách hàng và nhân viên nội bộ lớn, cần sử dụng một máy chủ email riêng để quản lý và sử dụng.

Email Server cũng có những lợi ích gần tương tự với Email Hosting, nhưng ở quy mô rộng hơn và nâng cao hơn:

Hiệu suất cao, uptime 99%: Hệ thống máy chủ mạnh mẽ, đảm bảo email hoạt động liên tục.

Không giới hạn số lượng người dùng: Thích hợp cho doanh nghiệp có nhiều nhân viên, giúp quản lý email hiệu quả.

Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Chống spam, virus, hỗ trợ mã hóa dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin.

Dễ dàng mở rộng: Linh hoạt nâng cấp dung lượng khi doanh nghiệp phát triển.

Quản trị linh hoạt: Bảng điều khiển trực quan, dễ sử dụng.

Chi phí tối ưu: Giá chỉ từ 239.000 VNĐ/tháng, tiết kiệm hơn so với các giải pháp email doanh nghiệp nước ngoài. cùng tham thảo ngay: hường dẫn đăng ký dịch vụ email doanh nghiệp tại BKNS trong 5 phút

Cấu hình MX, SPF, DKIM, DMARC để email doanh nghiệp ổn định

Sau khi tạo email doanh nghiệp theo tên miền, bạn cần cấu hình DNS tối thiểu để mail công ty nhận thư đúng và gửi ra uy tín.

MX giúp nhận email theo tên miền

MX record quyết định thư gửi tới hộp thư doanh nghiệp của bạn sẽ đi về hệ thống nào. Nếu MX sai hoặc còn MX cũ, bạn sẽ gặp lỗi gửi được nhưng không nhận được.

SPF xác nhận nguồn gửi hợp lệ

SPF record là bản ghi TXT khai báo các máy chủ được phép gửi email thay mặt tên miền. Thiếu SPF hoặc cấu hình sai là lý do phổ biến khiến email doanh nghiệp dễ vào spam.

DKIM ký số để tăng độ tin cậy

DKIM giúp xác minh email không bị sửa nội dung trên đường truyền. Khi DKIM hoạt động, độ tin cậy của email công ty thường tốt hơn.

DMARC đặt chính sách chống giả mạo

DMARC hướng dẫn hệ thống nhận thư cách xử lý email giả mạo. Cách làm an toàn là bắt đầu ở chế độ giám sát, sau đó mới tăng mức chặn khi SPF và DKIM đã ổn định.

Checklist tối thiểu bạn nên đạt

Bạn coi như hoàn tất khi đáp ứng đủ 4 điều sau

• MX trỏ đúng nhà cung cấp email và không còn MX dư thừa
• SPF chỉ có một bản ghi và bao phủ đủ các nguồn gửi
• DKIM bật và xác nhận trạng thái hoạt động trong hệ thống
• DMARC có bản ghi hợp lệ và đang chạy chế độ giám sát trước khi siết chặt.

Mẫu cấu hình cơ bản để gửi/nhận ổn định và cách kiểm tra

Quan trọng: bạn nên dùng đúng giá trị do nhà cung cấp email hiển thị trong trang quản trị của họ. Phần dưới đây là “mẫu phổ biến” để bạn dễ hình dung và đối chiếu.

MX (nhận email)

• Nguyên tắc: MX phải trỏ về đúng nhà cung cấp email bạn chọn và không để MX cũ còn tồn tại.
• Sau khi thêm MX, hãy đợi hệ thống cập nhật rồi mới test gửi/nhận.

SPF (xác nhận nguồn gửi)

• Nguyên tắc: chỉ nên có 1 dòng SPF cho mỗi tên miền. Nếu đã có SPF, hãy chỉnh dòng cũ để thêm nguồn gửi mới, đừng tạo dòng thứ 2.

Mẫu SPF thường gặp:

Google Workspace (chỉ dùng Google để gửi):
v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Microsoft 365 (chỉ dùng Microsoft để gửi):
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all

Zoho Mail (chỉ dùng Zoho để gửi):
v=spf1 include:zoho.com -all

DKIM (tăng độ tin cậy khi gửi)

• DKIM không có “mẫu chung” để copy 100%, vì hệ thống sẽ tạo khóa riêng cho tên miền của bạn.
• Bạn vào trang quản trị email → bật DKIM → hệ thống sẽ đưa 2 thứ: Tên record (thường dạng something._domainkey) và giá trị (một chuỗi dài).
• Thêm đúng TXT record theo hướng dẫn → quay lại trang quản trị để bấm “Verify/Check”.

DMARC (chống giả mạo)

Nếu bạn chưa rành, hãy bắt đầu bằng chế độ theo dõi để xem báo cáo, sau đó mới siết chặt.

Mẫu DMARC an toàn để bắt đầu (theo dõi):

Host/Name: _dmarc
Type: TXT
Value: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@tenmiencuaban.com

Bạn có thể tạo thêm một hộp thư dmarc@tenmiencuaban.com để nhận báo cáo (hoặc dùng email bạn đang quản lý).

Cách tự kiểm tra sau khi thêm record

• Kiểm tra MX: tìm “MX lookup” và nhập tên miền (ví dụ: tenmien.com) → xem MX đã trỏ đúng chưa.
• Kiểm tra SPF: tìm “TXT lookup” → xem có dòng bắt đầu bằng v=spf1 không.
• Kiểm tra DMARC: TXT lookup cho _dmarc.tenmien.com → xem có trả về đúng dòng DMARC không.
• Kiểm tra DKIM: TXT lookup theo đúng tên record DKIM mà nhà cung cấp đưa (ví dụ: xxx._domainkey.tenmien.com)..

Lưu ý quan trọng khi tạo email doanh nghiệp miễn phí

• Không nhầm lẫn giữa miễn phí và giải pháp lâu dài: Email doanh nghiệp miễn phí chỉ phù hợp cho giai đoạn khởi đầu hoặc thử nghiệm. Khi email bắt đầu được dùng để giao tiếp với khách hàng, gửi báo giá hay hợp đồng, việc tiếp tục dùng miễn phí sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro về ổn định và uy tín.
• Cấu hình đầy đủ các bản ghi DNS cần thiết: Khi tạo email doanh nghiệp miễn phí, bạn cần kiểm tra và cấu hình đúng MX, SPF và DKIM. Đây là yếu tố quyết định khả năng email vào inbox hay bị đánh dấu spam, nhưng lại thường bị người dùng bỏ qua.
• Theo dõi dung lượng hộp thư thường xuyên: Email miễn phí thường có dung lượng thấp. Nếu hộp thư bị đầy, email mới có thể không được nhận mà không có cảnh báo rõ ràng, dẫn đến việc bỏ lỡ thông tin quan trọng.
• Tránh dùng email miễn phí cho các hoạt động quan trọng: Email doanh nghiệp miễn phí không phù hợp để gửi báo giá, hợp đồng, email pháp lý hoặc chăm sóc khách hàng thường xuyên vì chỉ cần xảy ra lỗi hoặc vào spam là có thể gây mất khách và ảnh hưởng uy tín.
• Chủ động sao lưu dữ liệu email: Phần lớn email miễn phí không có tính năng sao lưu tự động. Doanh nghiệp nên tải email quan trọng về máy hoặc lưu trữ file đính kèm ở nơi khác để tránh mất dữ liệu khi có sự cố.
• Xem xét khả năng hỗ trợ kỹ thuật trước khi sử dụng: Khi email gặp lỗi, các dịch vụ miễn phí thường không có đội ngũ hỗ trợ chuyên trách. Việc tự xử lý có thể khiến công việc bị gián đoạn kéo dài nếu bạn không rành kỹ thuật.

Chuẩn bị sẵn phương án nâng cấp: Ngay từ khi dùng email doanh nghiệp miễn phí, bạn nên xác định thời điểm nâng cấp, tìm hiểu sẵn các gói email trả phí phù hợp và đảm bảo việc chuyển đổi sau này không làm mất email hay gián đoạn hoạt động.

Hướng dẫn cài đặt email doanh nghiệp lên điện thoại (iPhone/Android)

Sau khi tạo email doanh nghiệp thành công, nhu cầu lớn nhất là check mail mọi lúc mọi nơi. Khác với Gmail thông thường, để cài đặt email tên miền riêng lên điện thoại, bạn cần chọn giao thức IMAP (để đồng bộ thư trên mọi thiết bị) thay vì POP3.

Các thông số chung cần nhớ khi cài đặt:

• Username: Nhập đầy đủ địa chỉ email (ví dụ: nhanvien@tencongty.com)
• Incoming Server (Máy chủ thư đến): Thường là https://www.google.com/search?q=mail.tencongty.com (hoặc theo thông tin nhà cung cấp gửi).
• Outgoing Server (Máy chủ thư đi): Tương tự máy chủ thư đến.
• Cổng (Port): Sử dụng cổng 993 (cho SSL) để bảo mật dữ liệu tốt nhất.

Câu hỏi thường gặp khi tạo email theo tên miền

Tôi dùng bản miễn phí, sau này chuyển sang trả phí có mất dữ liệu không?

Hoàn toàn không. Bạn có thể nâng cấp hoặc chuyển đổi dữ liệu (migrate) từ hệ thống này sang hệ thống khác. Tuy nhiên, việc này cần chút kiến thức kỹ thuật. BKNS luôn hỗ trợ khách hàng chuyển dữ liệu miễn phí khi đăng ký dịch vụ.

Tại sao tạo email xong nhưng gửi thư lại vào Spam?

Rất nhiều chủ doanh nghiệp sau khi đăng ký email doanh nghiệp thành công thường gặp tình trạng: Gửi thư cho đối tác nhưng họ không nhận được, hoặc thư nằm gọn trong mục Spam/Junk.

Nguyên nhân không nằm ở nhà cung cấp, mà nằm ở việc cấu hình xác thực tên miền chưa đầy đủ. Để email của bạn có độ tin cậy cao (Trust rate) đối với các bộ lọc của Google hay Microsoft, bạn bắt buộc phải cấu hình đủ “chìa khóa” bảo mật như trên. Đội ngũ kỹ thuật của BKNS luôn hỗ trợ khách hàng thiết lập sẵn các thông số này khi đăng ký dịch vụ:

Email miễn phí gửi được bao nhiêu thư một ngày?

Các dịch vụ miễn phí thường giới hạn số lượng gửi rất chặt (ví dụ Zoho Free chỉ cho gửi khoảng 50 email/ngày). Nếu bạn cần gửi báo giá cho hàng trăm khách hàng, bản miễn phí sẽ không đáp ứng được.

Tạo email doanh nghiệp miễn phí sẽ hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp. Việc sử dụng email doanh nghiệp là một bước quan trọng giúp nâng cao uy tín, bảo mật thông tin và tối ưu hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Nếu bạn muốn có một giải pháp email chuyên nghiệp, bảo mật cao và dễ dàng quản lý, hãy lựa chọn dịch vụ Email Hosting hoặc Email Server từ BKNS.

Hãy truy cập ngay BKNS.vn để đăng ký và trải nghiệm dịch vụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp ngay hôm nay.