ann Microsoft 365 là gì? Đây là bộ giải pháp làm việc trên nền tảng đám mây của Microsoft, kết hợp email doanh nghiệp, Office, lưu trữ trực tuyến, cộng tác và bảo mật trong cùng một hệ sinh thái.
Thay vì sử dụng Word, Excel, email hay các công cụ lưu trữ một cách riêng lẻ, doanh nghiệp có thể kết nối các công cụ này trên cùng một nền tảng để làm việc, chia sẻ dữ liệu và quản lý người dùng hiệu quả hơn.
Vậy Microsoft 365 có những gì, Microsoft 365 mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp và có nên sử dụng Microsoft 365 bản quyền không? Cùng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
Tóm Tắt Bài Viết
1. Microsoft 365 là gì?
Microsoft 365 là hệ sinh thái các ứng dụng và dịch vụ năng suất, cộng tác dựa trên nền tảng đám mây của Microsoft, được phát triển cho cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức.
Với doanh nghiệp, Microsoft 365 không chỉ đơn thuần là bộ ứng dụng Word, Excel hay PowerPoint. Nền tảng này kết nối nhiều nhu cầu làm việc thường ngày như:
- Outlook và Exchange Online: email doanh nghiệp theo tên miền riêng.
- Word, Excel, PowerPoint: soạn thảo văn bản, xử lý bảng tính và tạo bài thuyết trình.
- OneDrive: lưu trữ và đồng bộ dữ liệu trên nền tảng đám mây.
- Microsoft Teams: trao đổi, họp trực tuyến và cộng tác.
- SharePoint: chia sẻ tài liệu và xây dựng không gian làm việc nhóm.
- Các công cụ hỗ trợ khác tùy theo gói Microsoft 365 được sử dụng.
Điểm quan trọng của Microsoft 365 nằm ở khả năng kết nối các công cụ thành một hệ sinh thái làm việc thống nhất, thay vì để email, tài liệu, dữ liệu và công cụ cộng tác hoạt động tách biệt.
2. Microsoft 365 có những tính năng gì?
Microsoft 365 cung cấp nhiều công cụ phục vụ công việc hằng ngày của doanh nghiệp. Trong đó, những tính năng được sử dụng phổ biến gồm email doanh nghiệp, bộ Office, lưu trữ đám mây, cộng tác và quản trị.
* Email doanh nghiệp theo tên miền riêng
Một trong những lý do phổ biến khiến doanh nghiệp lựa chọn Microsoft 365 là nhu cầu xây dựng hệ thống email chuyên nghiệp theo tên miền riêng.
Thay vì sử dụng địa chỉ email miễn phí như:
tencongty@gmail.com
Doanh nghiệp có thể sử dụng địa chỉ dạng:
nhanvien@tencongty.vn
Email doanh nghiệp trên Microsoft 365 được xây dựng trên nền tảng Exchange Online và tích hợp với Outlook, lịch, danh bạ cùng các công cụ làm việc khác.
Điều này giúp email không còn là một dịch vụ độc lập mà trở thành một phần trong hệ thống làm việc chung của doanh nghiệp.
* Word, Excel, PowerPoint và Outlook
Microsoft 365 cung cấp những ứng dụng văn phòng quen thuộc như:
- Word
- Excel
- PowerPoint
- Outlook
Tùy theo gói đăng ký, người dùng có thể sử dụng các ứng dụng trên web, thiết bị di động hoặc máy tính.
Đặc biệt, khi kết hợp với OneDrive và các công cụ cộng tác, người dùng có thể lưu trữ, chia sẻ và chỉnh sửa tài liệu thuận tiện hơn thay vì phải gửi nhiều phiên bản file qua email hoặc các ứng dụng chat.
* OneDrive – lưu trữ và đồng bộ dữ liệu
OneDrive là dịch vụ lưu trữ đám mây được tích hợp trong Microsoft 365.
Thay vì chỉ lưu tài liệu trên một máy tính cụ thể, doanh nghiệp có thể đưa dữ liệu lên cloud để thuận tiện hơn trong việc truy cập và chia sẻ.
OneDrive hỗ trợ các nhu cầu như:
- Lưu trữ tài liệu trực tuyến.
- Đồng bộ dữ liệu giữa nhiều thiết bị.
- Chia sẻ file với đồng nghiệp.
- Truy cập tài liệu khi làm việc từ xa.
- Hạn chế tình trạng mỗi nhân viên lưu một phiên bản tài liệu khác nhau.
* Microsoft Teams – trao đổi và cộng tác
Microsoft Teams tập trung các hoạt động trao đổi và làm việc nhóm trên một nền tảng.
Doanh nghiệp có thể sử dụng Teams để:
- Chat nội bộ.
- Tạo nhóm làm việc.
- Họp trực tuyến.
- Gọi video.
- Chia sẻ màn hình.
- Trao đổi và cộng tác trên tài liệu.
Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban hoặc nhân sự làm việc từ xa, Teams giúp giảm sự phụ thuộc vào quá nhiều công cụ giao tiếp riêng lẻ.
SharePoint hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức tài liệu, chia sẻ nội dung và xây dựng không gian làm việc theo phòng ban, dự án hoặc nhóm.
Thay vì mỗi nhân viên lưu dữ liệu ở một nơi khác nhau, doanh nghiệp có thể xây dựng hệ thống tài liệu tập trung và phân quyền truy cập theo nhu cầu.
Điều này đặc biệt hữu ích với doanh nghiệp có nhiều nhân sự cùng làm việc trên một hệ thống dữ liệu.
* Bảo mật và quản trị
Bên cạnh các công cụ làm việc, Microsoft 365 còn cung cấp các tính năng phục vụ quản lý tài khoản, quyền truy cập, bảo mật và quản trị thiết bị tùy theo gói sử dụng.
Đây là yếu tố quan trọng khi doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào dữ liệu số và có nhiều nhân viên truy cập hệ thống từ các thiết bị khác nhau.
3. Lợi ích của Microsoft 365 đối với doanh nghiệp
Microsoft 365 không chỉ cung cấp nhiều ứng dụng mà quan trọng hơn là giúp doanh nghiệp kết nối các nhu cầu làm việc trên cùng một hệ sinh thái.
* Tập trung nhiều công cụ trên một nền tảng
Một doanh nghiệp thường đồng thời cần email, Office, lưu trữ, họp trực tuyến và công cụ cộng tác.
Nếu sử dụng quá nhiều nền tảng riêng biệt, doanh nghiệp có thể phải quản lý nhiều tài khoản, dữ liệu và hệ thống khác nhau.
Microsoft 365 giúp kết nối nhiều nhu cầu này trên cùng một hệ sinh thái.
* Làm việc linh hoạt trên nhiều thiết bị
Dữ liệu được lưu trữ trên nền tảng đám mây giúp nhân viên có thể tiếp tục công việc khi chuyển đổi giữa máy tính, điện thoại hoặc trình duyệt.
Điều này đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhân sự làm việc từ xa, thường xuyên di chuyển hoặc cần truy cập tài liệu ngoài văn phòng.
* Cộng tác trên tài liệu thuận tiện hơn
Thay vì gửi đi gửi lại nhiều phiên bản của cùng một file, nhân viên có thể làm việc trên tài liệu được chia sẻ trong hệ sinh thái Microsoft 365.
Ví dụ:
Nhân viên A chỉnh sửa Excel → Nhân viên B xem dữ liệu → Quản lý nhận xét → Nhân viên A cập nhật.
Quá trình làm việc trở nên liền mạch hơn và giảm nguy cơ sử dụng nhầm phiên bản tài liệu.
* Quản lý người dùng tập trung
Doanh nghiệp có thể quản lý tài khoản, quyền truy cập và các dịch vụ Microsoft 365 từ hệ thống quản trị.
Khi nhân viên gia nhập hoặc rời doanh nghiệp, việc cấp mới, thay đổi hoặc thu hồi quyền truy cập cũng có thể được quản lý tập trung hơn.
* Hỗ trợ doanh nghiệp mở rộng
Microsoft 365 Business được thiết kế cho nhóm doanh nghiệp vừa và nhỏ, trong khi Microsoft cũng cung cấp các lựa chọn dành cho tổ chức có quy mô lớn hơn.
Doanh nghiệp có thể lựa chọn số lượng tài khoản và gói dịch vụ dựa trên nhu cầu thực tế thay vì phải đầu tư toàn bộ hệ thống ngay từ đầu.
4. Dùng Microsoft 365 và không dùng Microsoft 365 khác nhau thế nào?
Đây mới là điểm doanh nghiệp nên quan tâm khi cân nhắc có nên sử dụng Microsoft 365 hay không.
Microsoft 365 không đơn thuần giúp doanh nghiệp “có thêm Word hay Excel”. Giá trị lớn hơn nằm ở việc kết nối email, tài liệu, dữ liệu, cộng tác và quản trị trên cùng một hệ sinh thái.
| Tiêu chí | Không dùng Microsoft 365 | Sử dụng Microsoft 365 |
| Email doanh nghiệp | Có thể phải sử dụng dịch vụ email riêng | Email doanh nghiệp kết nối với hệ sinh thái Microsoft |
| Office | Có thể sử dụng phần mềm độc lập | Office kết nối với cloud và các công cụ cộng tác |
| Lưu trữ dữ liệu | Dữ liệu có thể phân tán ở nhiều nơi | OneDrive và các dịch vụ cloud hỗ trợ lưu trữ, đồng bộ |
| Chia sẻ tài liệu | Thường phải gửi file qua email, chat hoặc dịch vụ khác | Có thể chia sẻ và cộng tác trực tiếp trên hệ sinh thái |
| Làm việc nhóm | Có thể phải kết hợp nhiều công cụ | Teams và các công cụ Microsoft hỗ trợ cộng tác |
| Quản lý tài khoản | Có thể phải quản lý nhiều dịch vụ | Quản lý người dùng và quyền truy cập tập trung hơn |
| Làm việc nhiều thiết bị | Phụ thuộc vào từng công cụ | Dữ liệu và ứng dụng được kết nối trên nhiều thiết bị |
| Bảo mật & quản trị | Phụ thuộc vào từng dịch vụ | Có các tính năng quản trị và bảo mật tùy gói |
5. Microsoft 365 tại BKNS
BKNS cung cấp Microsoft 365 chính hãng dành cho doanh nghiệp với các lựa chọn đáp ứng nhiều nhu cầu sử dụng khác nhau, từ email, lưu trữ và Office trực tuyến đến các gói có Office trên máy tính và khả năng bảo mật, quản trị nâng cao.
Một số dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp có thể quan tâm khi triển khai Microsoft 365 tại BKNS gồm:
- Tư vấn lựa chọn gói Microsoft 365 theo nhu cầu.
- Hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng.
- Hỗ trợ cấu hình DNS.
- Hỗ trợ chuyển dữ liệu email từ hệ thống cũ.
- Hỗ trợ hóa đơn VAT.
Việc lựa chọn gói Microsoft 365 phù hợp nên bắt đầu từ nhu cầu thực tế của doanh nghiệp: bao nhiêu tài khoản, cần email như thế nào, có sử dụng Office trên máy tính hay không và yêu cầu bảo mật ở mức nào.
Nếu chưa xác định được gói phù hợp, doanh nghiệp có thể liên hệ BKNS để được tư vấn trước khi đăng ký.
Đăng ký ngay tại: https://www.bkns.vn/email/microsoft-365.html
6. Kết luận
Microsoft 365 không đơn thuần là bộ ứng dụng Word, Excel hay PowerPoint. Đây là một hệ sinh thái làm việc giúp doanh nghiệp kết nối email, Office, lưu trữ đám mây, cộng tác và quản trị trên cùng một nền tảng.
Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc, doanh nghiệp có thể xây dựng một quy trình làm việc liền mạch:
Email → Tài liệu → Lưu trữ → Cộng tác → Quản trị
Đó cũng là giá trị lớn nhất khi doanh nghiệp lựa chọn Microsoft 365 bản quyền.
Nếu doanh nghiệp đang tìm kiếm giải pháp email doanh nghiệp kết hợp Office, lưu trữ và công cụ cộng tác, Microsoft 365 là một lựa chọn đáng cân nhắc để xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, đồng bộ và dễ quản lý hơn.
