Email doanh nghiệp là gì? 7 loại email cho doanh nghiệp phổ biến

Email doanh nghiệp là hệ thống email sử dụng tên miền riêng của công ty, thay vì dùng các địa chỉ miễn phí như Gmail hay Yahoo. Đây không chỉ là công cụ gửi – nhận thư, mà còn là nền tảng giao tiếp chính thức, gắn liền với uy tín, thương hiệu và khả năng quản lý thông tin của doanh nghiệp.

Trong bối cảnh kinh doanh số, việc hiểu rõ email doanh nghiệp là gì, vì sao email cho doanh nghiệp lại quan trọng, và doanh nghiệp nên bắt đầu từ đâu là câu hỏi mà rất nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ, startup và người quản lý đang quan tâm. Bài viết này sẽ giúp bạn làm rõ toàn bộ những vấn đề đó, từ nền tảng đến ứng dụng thực tế.

Email doanh nghiệp là gì?

Email doanh nghiệp là dịch vụ email được thiết lập trên tên miền riêng của doanh nghiệp, ví dụ như tenban@tencongty.com, thay vì sử dụng các địa chỉ email miễn phí phổ biến như @gmail.com, @yahoo.com hay @outlook.com. Tên miền email thường trùng với tên công ty hoặc thương hiệu, giúp người nhận dễ dàng nhận diện nguồn gửi.

Về bản chất, email doanh nghiệp không chỉ là một địa chỉ email khác biệt về hình thức. Khi sử dụng email cho doanh nghiệp, doanh nghiệp trở thành chủ sở hữu toàn bộ hệ thống email, bao gồm tài khoản của nhân viên, lịch sử trao đổi công việc và dữ liệu liên quan đến khách hàng, đối tác. Đây là điểm khác biệt cốt lõi so với email cá nhân – nơi quyền kiểm soát thuộc về từng cá nhân riêng lẻ.

Một cách dễ hiểu, email cá nhân phục vụ cho nhu cầu riêng của mỗi người, còn email doanh nghiệp phục vụ cho hoạt động chính thức của tổ chức. Khi nhân viên nghỉ việc, doanh nghiệp có thể thu hồi hoặc khóa tài khoản email ngay lập tức mà không làm mất dữ liệu. Điều này giúp đảm bảo tính liên tục trong công việc và hạn chế rủi ro rò rỉ thông tin.

Không dừng lại ở vai trò giao tiếp, email cho doanh nghiệp còn được xem là một tài sản số quan trọng. Hệ thống email này hỗ trợ doanh nghiệp trong nhiều khía cạnh như quản lý nhân sự, phân quyền sử dụng, lưu trữ thông tin và bảo mật dữ liệu. Đồng thời, việc sử dụng email theo tên miền riêng cũng góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp, tạo sự tin cậy lâu dài với khách hàng và đối tác trong mọi hoạt động kinh doanh.

Tóm lại, email doanh nghiệp không chỉ giúp gửi và nhận thư, mà còn là nền tảng hạ tầng quan trọng, gắn liền với uy tín, khả năng quản trị và sự phát triển bền vững của doanh nghiệp trong môi trường số.

Xem thêm: Email Là Gì? Tổng Hợp Kiến Thức Từ A-Z Về Email

Vì sao email doanh nghiệp ngày càng quan trọng?

Trong thực tế, rất nhiều doanh nghiệp nhỏ và startup thường bắt đầu bằng email cá nhân vì tiện lợi và tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, khi số lượng khách hàng tăng lên, nhân sự mở rộng và dữ liệu ngày càng nhiều, cách làm này nhanh chóng bộc lộ nhiều hạn chế. Chính lúc đó, email doanh nghiệp trở nên quan trọng vì nó giúp doanh nghiệp giải quyết đồng thời những vấn đề cốt lõi trong quá trình vận hành.

Email doanh nghiệp ngày càng được ưu tiên vì nó đáp ứng cùng lúc ba nhu cầu quan trọng của doanh nghiệp:

• Uy tín với khách hàng: Email theo tên miền riêng giúp doanh nghiệp tạo cảm giác chuyên nghiệp và đáng tin cậy ngay từ lần liên hệ đầu tiên, đặc biệt khi làm việc với đối tác mới.
• Bảo mật và kiểm soát thông tin: Doanh nghiệp toàn quyền quản lý tài khoản email, dữ liệu trao đổi và có thể thu hồi email khi nhân sự nghỉ việc, giảm rủi ro rò rỉ thông tin.
• Quản lý và vận hành lâu dài: Email cho doanh nghiệp là nền tảng để phân quyền nhân sự, tạo email nhóm và tích hợp với các công cụ làm việc khác như lịch, lưu trữ hay phần mềm quản lý.

Chính vì những lợi ích đó, email doanh nghiệp không còn là một lựa chọn mang tính nâng cấp, mà dần trở thành tiêu chuẩn bắt buộc đối với các doanh nghiệp muốn phát triển bền vững. Việc đầu tư sớm vào email cho doanh nghiệp giúp doanh nghiệp xây dựng uy tín, bảo vệ dữ liệu và tạo nền tảng vững chắc cho quá trình mở rộng trong tương lai.

So sánh email cá nhân và email doanh nghiệp

Để phân biệt được email cá nhân và email doanh nghiệp thì trước hết người dùng cần hiểu rõ khái niệm và điểm khác nhau của 2 loại email này: 

Email cá nhân là gì? 

Email cá nhân là loại email do mỗi cá nhân tự đăng ký và sử dụng cho mục đích riêng. Các email này thường được cung cấp miễn phí bởi những nhà cung cấp phổ biến như Google, Yahoo… và sử dụng tên miền chung của nhà cung cấp dịch vụ.

Tuy nhiên, email cá nhân thường bị giới hạn số lượng email gửi đi mỗi ngày, mức độ bảo mật kém và dễ xảy ra rủi ro mất cắp thông tin. Trong môi trường doanh nghiệp, việc sử dụng email cá nhân gây khó khăn cho công tác quản lý và kiểm soát dữ liệu. 

Đặc biệt, doanh nghiệp có nguy cơ thất thoát thông tin khi nhân viên sử dụng email cá nhân nghỉ việc hoặc không còn quản lý email đó.

Email doanh nghiệp là gì? 

Đối với email doanh nghiệp sử dụng tên miền riêng, mỗi nhân viên sẽ được doanh nghiệp cấp một địa chỉ email riêng phục vụ cho công việc. Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể dễ dàng thu hồi tài khoản email này, đồng thời toàn bộ dữ liệu vẫn được lưu trữ và quản lý trong môi trường an toàn của doanh nghiệp.

Dưới đây là bảng so sánh email cá nhân và email doanh nghiệp cụ thể: 

Tiêu chí so sánh	Email doanh nghiệp (Business Email)	Email cá nhân
Chi phí	Có tính phí theo số lượng người dùng hoặc dung lượng	Miễn phí
Mục đích sử dụng	Tài khoản email chính thức của doanh nghiệp, cấp cho nhân viên sử dụng trong công việc	Tài khoản email phục vụ nhu cầu cá nhân
Hình thức địa chỉ email	Sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp (ví dụ: @tencongty.com)	Sử dụng tên miền của nhà cung cấp email (ví dụ: @gmail.com)
Quản lý & lưu trữ dữ liệu	Doanh nghiệp toàn quyền tạo, thu hồi email nhân viên khi nghỉ việc; dữ liệu được lưu trữ và kiểm soát an toàn	Dữ liệu công việc nằm trong email cá nhân; doanh nghiệp không thể kiểm soát hoặc thu hồi khi nhân viên nghỉ việc
Khả năng bảo mật	Mức độ bảo mật cao, có các tính năng chống spam, virus, bảo vệ dữ liệu	Bảo mật cơ bản, tiềm ẩn rủi ro rò rỉ thông tin

5 lý do cốt lõi doanh nghiệp nên dùng email theo tên miền

Trong quá trình vận hành, nhiều doanh nghiệp chỉ thực sự nhận ra tầm quan trọng của email theo tên miền riêng khi bắt đầu gặp các vấn đề về uy tín, bảo mật hoặc quản lý nhân sự. Thực tế cho thấy, email doanh nghiệp không chỉ khác email cá nhân ở hình thức, mà còn mang lại những giá trị cốt lõi giúp doanh nghiệp vận hành hiệu quả và phát triển bền vững. Dưới đây là 5 lý do quan trọng giải thích vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp lựa chọn sử dụng email theo tên miền ngay từ sớm.

Tăng độ tin cậy và hình ảnh chuyên nghiệp

Một địa chỉ email có đuôi @tencongty.com cho thấy doanh nghiệp hoạt động bài bản, có đầu tư nghiêm túc và có danh tính rõ ràng trên môi trường số. Đây là yếu tố rất quan trọng trong bối cảnh khách hàng ngày càng thận trọng khi tiếp nhận thông tin qua email.

Trên thực tế, nhiều khách hàng có xu hướng tin tưởng và phản hồi nhanh hơn khi nhận email từ hệ thống email doanh nghiệp thay vì email cá nhân. Đặc biệt trong các tình huống như gửi báo giá, hợp đồng hay đề xuất hợp tác, email theo tên miền riêng giúp doanh nghiệp tạo ấn tượng chuyên nghiệp ngay từ đầu, ngay cả khi hai bên chưa từng làm việc trước đó.

Bảo mật và quyền sở hữu dữ liệu

Khi sử dụng email cá nhân cho công việc, dữ liệu trao đổi với khách hàng và đối tác thực chất nằm ngoài quyền kiểm soát của doanh nghiệp. Nếu nhân viên nghỉ việc hoặc làm mất tài khoản, doanh nghiệp có nguy cơ thất thoát thông tin quan trọng.

Ngược lại, email doanh nghiệp cho phép công ty toàn quyền sở hữu và quản lý dữ liệu. Mọi email gửi – nhận đều nằm trong hệ thống của doanh nghiệp, có thể sao lưu, giám sát và bảo vệ theo chính sách nội bộ. Ngoài ra, các hệ thống email cho doanh nghiệp hiện nay còn tích hợp nhiều lớp bảo mật như chống spam, chống lừa đảo và bảo vệ dữ liệu nhạy cảm, giúp giảm đáng kể rủi ro an ninh thông tin.

Quản lý nhân sự hiệu quả hơn

Email doanh nghiệp giúp doanh nghiệp chủ động trong việc quản lý nhân sự, đặc biệt khi có sự thay đổi về nhân lực. Khi một nhân viên nghỉ việc, tài khoản email có thể được khóa hoặc thu hồi ngay lập tức, tránh tình trạng tiếp tục sử dụng email công ty cho mục đích cá nhân.

Không chỉ vậy, toàn bộ lịch sử email liên quan đến công việc có thể được bàn giao cho người phụ trách mới. Điều này giúp quá trình làm việc với khách hàng không bị gián đoạn và đảm bảo tính liên tục trong vận hành, điều mà email cá nhân gần như không thể đáp ứng.

Hạn chế email bị đánh dấu spam

Một trong những lợi thế lớn của email doanh nghiệp là khả năng cấu hình các bản ghi xác thực như SPF, DKIM và DMARC. Đây là các yếu tố giúp máy chủ nhận xác định email được gửi từ nguồn hợp lệ.

Nhờ đó, email doanh nghiệp có tỷ lệ vào Inbox cao hơn so với email cá nhân, đặc biệt khi gửi số lượng lớn hoặc gửi cho đối tác mới. Đối với các doanh nghiệp thường xuyên gửi báo giá, thông báo hay email chăm sóc khách hàng, đây là lợi thế rất quan trọng để đảm bảo thông điệp đến đúng người nhận.

Nền tảng tích hợp cho làm việc lâu dài

Ngày nay, email doanh nghiệp không chỉ dừng lại ở việc gửi và nhận thư. Nó còn đóng vai trò như trung tâm kết nối các hoạt động làm việc trong doanh nghiệp, từ lịch họp, lưu trữ tài liệu đến phối hợp nhóm.

Thông qua email cho doanh nghiệp, công ty có thể dễ dàng tích hợp với các công cụ làm việc khác, chuẩn hóa quy trình giao tiếp và nâng cao hiệu quả vận hành. Chính vì vậy, nhiều doanh nghiệp xem email theo tên miền riêng như hạ tầng giao tiếp cốt lõi, chứ không đơn thuần là một công cụ liên lạc thông thường.

Xem thêm: Phân biệt Email cá nhân và Email doanh nghiệp

Các tiêu chí “vàng” khi lựa chọn Email doanh nghiệp

Đừng chỉ nhìn vào giá cả, hãy đánh giá nhà cung cấp dựa trên 4 yếu tố cốt lõi sau để tránh “tiền mất tật mang”:

1. Tỷ lệ vào Inbox: Đây là tiêu chí quan trọng nhất. Một dịch vụ tốt phải hỗ trợ đầy đủ các bản ghi xác thực như SPF, DKIM, và DMARC để đảm bảo email bạn gửi đi không bị rơi vào hòm thư rác của đối tác.
2. Tính ổn định (Uptime): Hệ thống mail phải hoạt động liên tục. Hãy chọn các nhà cung cấp cam kết Uptime từ 99.9% trở lên. Việc mail bị “sập” dù chỉ 1 tiếng cũng có thể khiến bạn lỡ mất những hợp đồng quan trọng.
3. Dung lượng lưu trữ: Hãy cân nhắc đặc thù ngành nghề. Nếu doanh nghiệp làm về thiết kế, quảng cáo cần gửi nhận file nặng, bạn nên chọn các gói dung lượng lớn hoặc không giới hạn.
4. Hỗ trợ kỹ thuật (Support): Sự cố kỹ thuật là điều khó tránh khỏi. Hãy ưu tiên các đơn vị có đội ngũ hỗ trợ 24/7 tại Việt Nam để xử lý vấn đề ngay lập tức thay vì phải chờ đợi phản hồi từ các hãng nước ngoài qua ticket.

Hướng dẫn các bước đăng ký Email doanh nghiệp đơn giản tại BKNS

BKNS cung cấp nhiều gói Email Pro với hạ tầng máy chủ mạnh mẽ giúp tăng tỷ lệ vào Inbox và tính bảo mật cao. Để đăng ký, bạn hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Lựa chọn gói dịch vụ phù hợp

Truy cập vào trang chủ của BKNS và tìm đến mục Email doanh nghiệp. Tại đây, bạn sẽ thấy các lựa chọn khác nhau dựa trên nhu cầu:

• Email Business (Gói phổ thông): Phù hợp cho cá nhân hoặc khởi nghiệp với số lượng tài khoản ít (thường từ 5 – 20 email).
• Email Server riêng: Dành cho các doanh nghiệp lớn, cần dung lượng lưu trữ khổng lồ và quyền kiểm soát tuyệt đối.
• Tiêu chí chọn: Hãy dựa vào số lượng nhân viên và dung lượng mỗi hộp thư (ví dụ: 1GB, 2GB hoặc không giới hạn) để chọn gói tối ưu chi phí nhất.

Bước 2: Kiểm tra và Đăng ký Tên miền (Domain)

Sau khi nhấn “Đăng ký” gói email, hệ thống sẽ yêu cầu bạn xác định tên miền sử dụng:

• Nếu bạn chưa có tên miền: BKNS sẽ cho bạn tìm kiếm và đăng ký mới. Hãy ưu tiên các đuôi .vn để được bảo hộ thương hiệu tốt nhất tại Việt Nam.
• Nếu bạn đã có tên miền (tại BKNS hoặc nhà cung cấp khác): Chọn tùy chọn “Sử dụng tên miền đã có” và nhập địa chỉ tên miền của bạn vào hệ thống.

Bước 3: Hoàn tất đơn hàng và Thanh toán

Sau khi xác nhận cấu hình, bạn tiến hành:

1. Kiểm tra giỏ hàng: Xem lại thông báo về thời hạn đăng ký (1 năm, 2 năm…) để nhận ưu đãi giảm giá.
2. Điền thông tin khách hàng: Cung cấp thông tin cá nhân hoặc thông tin xuất hóa đơn VAT cho công ty.
3. Thanh toán: BKNS hỗ trợ nhiều hình thức như chuyển khoản ngân hàng, ví điện tử (Momo, VNPay) hoặc thanh toán trực tiếp. Sau khi thanh toán thành công, bạn sẽ nhận được Email thông tin quản trị chứa tài khoản đăng nhập vào Dashboard.

Bước 4: Khởi tạo và Cấu hình kỹ thuật (Quan trọng)

Khi đã có tài khoản quản trị từ BKNS, bạn cần thực hiện “kết nối” tên miền với máy chủ email:

1. Tạo các tài khoản email thành viên

Đăng nhập vào bảng điều khiển (thường là cPanel hoặc DirectAdmin dành cho Email) để tạo các địa chỉ như: ketoan@tencongty.com, sale@tencongty.com. Tại đây bạn có thể đặt mật khẩu và giới hạn dung lượng cho từng người dùng.

2. Trỏ bản ghi DNS (Cấu hình để nhận/gửi thư)

Nếu tên miền của bạn mua tại BKNS, bạn có thể nhờ kỹ thuật viên hỗ trợ hoặc tự thao tác trong phần Quản lý DNS:

• Bản ghi MX: Trỏ về địa chỉ máy chủ email của BKNS (thông tin này có trong email bàn giao dịch vụ).
• Bản ghi SPF & DKIM: BKNS luôn cung cấp sẵn các giá trị này. Việc điền đúng các đoạn mã TXT này giúp email của bạn không bị Gmail hay Outlook chặn lại.
• Thiết lập DMARC: Để đáp ứng tiêu chuẩn an toàn năm 2026, hãy thêm bản ghi DMARC để bảo vệ uy tín tên miền, tránh bị kẻ xấu lợi dụng gửi email giả mạo dưới tên công ty bạn.

Bước 5: Kiểm tra và sử dụng

Cuối cùng, hãy thử gửi một thư từ email mới tạo đến một địa chỉ Gmail cá nhân.

• Nếu thư vào thẳng Hộp thư chính (Inbox): Chúc mừng, bạn đã cấu hình chuẩn!

Nếu thư vào Spam: Hãy kiểm tra lại các bản ghi SPF/DKIM đã được nhận diện chưa (thường mất 15-30 phút để DNS cập nhật).

Các loại email doanh nghiệp phổ biến

Email doanh nghiệp tại BKNS

BKNS là nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín tại Việt Nam, mang đến các giải pháp email chất lượng cao, an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số dịch vụ nổi bật:

• Email Hosting: Dịch vụ Email Hosting của BKNS cho phép doanh nghiệp sử dụng tên miền riêng cho email, tăng tính chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu. Với chi phí chỉ từ 27.000 VNĐ/tháng, doanh nghiệp có thể sở hữu hệ thống email ổn định, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
• Cloud Email Server: Cloud Email Server của BKNS cung cấp giải pháp email với hiệu suất cao, bảo mật và dễ quản lý. Dịch vụ này đảm bảo uptime lên đến 99%, không giới hạn số lượng người dùng và chi phí chỉ từ 239.000 VNĐ/tháng.
• Email Relay: Email Relay là dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống email nội bộ, giúp tối ưu quản lý và lưu trữ thông tin điện tử. Dịch vụ này phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tự quản lý hệ thống email tại văn phòng với số lượng người dùng không hạn chế.

Xem thêm: Email Relay Là Gì? Tất Cả Thông Tin Về Email Relay Cho Doanh Nghiệp

Khi sử dụng email doanh nghiệp tại BKNS, bạn sẽ được nhận rất nhiều lợi ích như:

• Chi phí hợp lý: BKNS cung cấp các gói dịch vụ với chi phí cạnh tranh, phù hợp với ngân sách của nhiều doanh nghiệp.
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp của BKNS luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc, đảm bảo hệ thống email hoạt động ổn định.
• Bảo mật cao: Dịch vụ email của BKNS được trang bị các tính năng bảo mật tiên tiến, chống spam và virus hiệu quả, bảo vệ thông tin doanh nghiệp.
• Dễ dàng quản lý: Giao diện quản trị thân thiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và phân quyền cho người dùng.

Dịch vụ email cho doanh nghiệp của Google

Email doanh nghiệp của Google, còn được biết đến với tên gọi Gmail doanh nghiệp (Google Workspace), là một trong những dịch vụ email dành cho doanh nghiệp phổ biến và được tin dùng nhất hiện nay. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng (ví dụ: @tencongty.com) trên nền tảng Gmail quen thuộc, dễ sử dụng.

Gmail doanh nghiệp không chỉ cung cấp hệ thống email ổn định mà còn tích hợp đầy đủ các công cụ làm việc như Google Drive, Google Calendar, Google Meet, Google Docs, Sheets… giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng cộng tác giữa các bộ phận.

Bên cạnh đó, email doanh nghiệp của Google được đánh giá cao về độ bảo mật, với các công nghệ chống spam, virus, lừa đảo (phishing) tiên tiến, cùng khả năng quản trị tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo, quản lý và thu hồi tài khoản email nhân viên khi cần thiết.

Nhờ tính ổn định, giao diện thân thiện và khả năng mở rộng linh hoạt, Gmail doanh nghiệp là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup cũng như các tổ chức có quy mô lớn đang tìm kiếm một giải pháp email chuyên nghiệp và hiệu quả.

Tuy vậy so với các giải pháp khác, Google Workspace có giá đắt hơn (từ 6 USD/người/tháng) và doanh nghiệp bị phụ thuộc vào hệ sinh thái Google: Nếu doanh nghiệp sử dụng Microsoft Office, có thể gặp khó khăn khi chuyển đổi.

Mdaemon

Dịch vụ cung cấp Email Business của MDaemon đã quá nổi tiếng để các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Công ty có thể thiết lập và xây dựng email với những tính năng cơ bản, phù hợp nhu cầu sử dụng, đặc biệt không cần trả phí hàng tháng như Google hoặc Microsoft (trả phí một lần, có thể tự quản lý server).

Ngoài ra, khách hàng cũng cần sử dụng thêm một địa chỉ IP riêng và máy chủ. Sử dụng MDaemon bạn sẽ được hỗ trợ giao thức đa dạng như POP3, IMAP, SMTP, ActiveSync,… giúp truy cập email linh hoạt.

Tuy nhiên nhược điểm của MDaemon là người dùng cần có kiến thức kỹ thuật, phải có IT quản lý và bảo trì hệ thống. MDaemon không tích hợp các công cụ làm việc nhóm như Google Workspace hay Microsoft 365 và cũng không có dung lượng lưu trữ lớn miễn phí, chúng phải phụ thuộc vào server của doanh nghiệp.

Xem thêm: Mdaemon là gì? Hướng dẫn cài đặt MDaemon chi tiết

Microsoft Exchange

Microsoft Exchange là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến và lâu đời, được nhiều tổ chức và doanh nghiệp lớn trên thế giới tin dùng. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng (ví dụ: @tencongty.com), đồng thời cung cấp hệ thống quản lý email chuyên nghiệp, ổn định và bảo mật cao.

Microsoft Exchange nổi bật với khả năng quản lý và đồng bộ dữ liệu mạnh mẽ, cho phép người dùng truy cập email, lịch làm việc, danh bạ và nhiệm vụ trên nhiều thiết bị khác nhau. Đặc biệt, Exchange tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft như Outlook, Microsoft Teams, OneDrive và bộ công cụ Microsoft 365, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và cộng tác nội bộ.

Bên cạnh đó, Microsoft Exchange được đánh giá cao về bảo mật và kiểm soát dữ liệu, với các tính năng như chống spam, chống mã độc, mã hóa email và phân quyền quản trị chi tiết. Nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt và phù hợp với môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp, Microsoft Exchange thường là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp vừa, lớn và tổ chức có yêu cầu cao về quản lý, bảo mật thông tin.

Tuy nhiên chi phí sử dụng dịch vụ khá cao từ 4 USD/người/tháng (gói cơ bản) đến 12 USD/người/tháng (gói cao cấp). Giao diện phức tạp hơn Gmail, người mới có thể mất thời gian làm quen với Outlook và Exchange Admin Center.

Zimbra

Zimbra là hệ thống email được chạy trên hệ điều hành Linux. Hệ thống này có thể cung cấp nhiều loại dịch vụ đa dạng với nhiều mức giá khác nhau, phù hợp với nhu cầu của mỗi công ty. Ngoài ra, Zimbra có thể khôi phục, di chuyển hoặc sao lưu các email cần thiết bằng hình thức trực tuyến nhanh chóng.

Nhược điểm của Zimbra là do là giải pháp tự host, doanh nghiệp cần IT để vận hành và bảo trì. Giao diện quản trị phức tạp hơn, kông thân thiện như Google Workspace hay Microsoft Exchange. Các ứng dụng tích hợp với bên thứ ba không mạnh như Google hay Microsoft.

Xem thêm: Zimbra Email là gì? Hướng Dẫn Thêm Chữ Ký Riêng Trên Zimbra

Bizfly Business Email

Bizfly Business Email là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam, được thiết kế phù hợp với nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ cho phép doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng (ví dụ: @tencongty.com), góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đồng bộ thương hiệu trong hoạt động giao tiếp.

Bizfly Business Email cung cấp các tính năng cơ bản cần thiết cho doanh nghiệp như gửi – nhận email ổn định, dung lượng lưu trữ phù hợp, hệ thống chống spam và virus, cùng khả năng quản lý tài khoản tập trung. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa hoặc thu hồi email của nhân viên khi có sự thay đổi về nhân sự, đảm bảo dữ liệu luôn được kiểm soát an toàn.

Với chi phí hợp lý, giao diện dễ sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng Việt, Bizfly Business Email là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp trong nước, startup và các tổ chức đang tìm kiếm giải pháp email doanh nghiệp tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp và bảo mật.

Zoho mail

Zoho Mail là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến được nhiều doanh nghiệp trên thế giới lựa chọn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ cho phép sử dụng email theo tên miền riêng (ví dụ: @tencongty.com), giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đồng nhất trong giao tiếp.

Zoho Mail nổi bật với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không quảng cáo và tập trung cao vào trải nghiệm làm việc. Hệ thống cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết như quản lý email tập trung, chống spam – virus, bảo mật dữ liệu và phân quyền quản trị cho doanh nghiệp.

Bên cạnh đó, Zoho Mail có khả năng tích hợp linh hoạt với hệ sinh thái Zoho (Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Docs…), hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc và cộng tác nội bộ. Nhờ chi phí hợp lý, khả năng mở rộng linh hoạt và độ ổn định cao, Zoho Mail là lựa chọn phù hợp cho startup, doanh nghiệp nhỏ và các tổ chức cần một giải pháp email doanh nghiệp hiệu quả với ngân sách tối ưu.

Những sai lầm thường gặp khi triển khai Email doanh nghiệp

Nhiều doanh nghiệp dù đã bỏ tiền mua dịch vụ nhưng vẫn gặp rắc rối vì những lỗi sau:

• Sử dụng mật khẩu quá yếu: Những mật khẩu như 123456 hay Congty@2026 rất dễ bị hack, dẫn đến việc bị chiếm quyền điều khiển mail để đi lừa đảo.
• Bỏ qua các bản ghi bảo mật: Nhiều người chỉ cài bản ghi MX để nhận mail mà quên SPF/DKIM. Hậu quả là mail gửi đi thường xuyên rơi vào thư rác của khách hàng.
• Lãng phí ngân sách: Mua gói dung lượng quá lớn cho những nhân viên ít sử dụng, hoặc chọn giải pháp đắt tiền trong khi nhu cầu chỉ cần gửi nhận mail cơ bản.

Bảng giá các giải pháp Email doanh nghiệp phổ biến 2026

Việc chọn lựa một dịch vụ email không chỉ dựa vào mức giá mà còn phụ thuộc vào hệ sinh thái công cụ hỗ trợ và khả năng quản trị kỹ thuật của doanh nghiệp.

Dưới đây là bảng báo giá và so sánh chi tiết các giải pháp email doanh nghiệp phổ biến nhất năm 2026, bao gồm cả các giải pháp dịch vụ (SaaS) và giải pháp cài đặt hệ thống (Mail Server).

Tiêu chí	Google Workspace	Microsoft Exchange	Zoho Mail	Bizfly Business Email	MDaemon / Zimbra	BKNS Email Doanh Nghiệp
Giá tham khảo	Từ 76.000đ /user/tháng	Từ 95.000đ /user/tháng	Từ 25.000đ /user/tháng	Từ 100.000đ /gói 5 user	Theo license server	Từ 20.000đ /user/tháng
Dung lượng	30GB – 5TB+	50GB – 100GB	5GB – 50GB+	10GB – 500GB (chia sẻ)	Tùy biến theo ổ cứng	1GB – 10GB /user
Hệ sinh thái	Docs, Sheets, Drive, Meet	Word, Excel, Teams, OneDrive	CRM, Books, Projects	Tích hợp Bizfly Cloud	Cơ bản (Lịch, Contact)	Cơ bản
Độ ổn định	Rất cao (99.9%)	Rất cao (99.9%)	Cao	Tốt (Local Cloud)	Phụ thuộc vào Server	Cao (Local Server)
Ưu tiên dùng	DN cần cộng tác nhanh, dùng quen Gmail.	DN dùng sâu bộ Office, bảo mật gắt gao.	SME tối ưu chi phí, cần nhiều công cụ quản lý.	DN Việt cần hỗ trợ nhanh, thanh toán dễ.	DN có đội ngũ IT, muốn tự làm chủ dữ liệu.	SME cần giá rẻ, hỗ trợ kỹ thuật tại VN.

BKNS – Đơn vị cung cấp Email doanh nghiệp uy tín, giá tốt hàng đầu

Giữa hàng loạt các nhà cung cấp trên thị trường, BKNS (Công ty Cổ phần Giải pháp mạng Bạch Kim) đã khẳng định được vị thế là một trong những đơn vị cung cấp giải pháp Email doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam.

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực hạ tầng mạng và lưu trữ, BKNS mang đến sự an tâm tuyệt đối cho khách hàng nhờ sự kết hợp giữa công nghệ hiện đại và chi phí tối ưu.

Tại sao nên chọn dịch vụ Email doanh nghiệp tại BKNS?

Không chỉ đơn thuần là cung cấp một địa chỉ email, BKNS mang đến một hệ thống vận hành trơn tru với những ưu điểm vượt trội:

• Tỷ lệ vào Inbox lên đến 99,9%: Với hệ thống IP sạch, được giám sát chặt chẽ và các công nghệ xác thực như SPF, DKIM, DMARC, BKNS giúp email của bạn luôn đến đúng tay khách hàng, tránh tối đa tình trạng bị rơi vào thư rác.
• Hạ tầng Server mạnh mẽ tại Việt Nam: Việc đặt máy chủ tại các trung tâm dữ liệu đạt chuẩn quốc tế (Tier 3) trong nước giúp tốc độ truy cập cực nhanh, ổn định ngay cả khi đường truyền quốc tế gặp sự cố.
• Bảo mật đa lớp: Hệ thống được trang bị công nghệ chặn virus và lọc thư rác thông minh, bảo vệ doanh nghiệp khỏi các cuộc tấn công mạng và đánh cắp thông tin.
• Giao diện thân thiện, dễ sử dụng: Tương thích tốt với tất cả các ứng dụng duyệt mail phổ biến như Outlook, Thunderbird, cũng như trên các thiết bị di động (iOS, Android).

Chính sách hỗ trợ và chi phí tối ưu

BKNS hiểu rằng mỗi doanh nghiệp đều có bài toán chi phí riêng, do đó chúng tôi thiết kế các gói dịch vụ linh hoạt:

• Giá thành cạnh tranh: Chỉ từ 20.000đ/user/tháng, bạn đã có thể sở hữu một hệ thống chuyên nghiệp. Đây là mức giá cực kỳ dễ tiếp cận đối với các doanh nghiệp SME tại Việt Nam.
• Hỗ trợ kỹ thuật 24/7/365: Đội ngũ kỹ thuật viên giàu kinh nghiệm của BKNS luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng qua Hotline, Ticket hoặc Livechat bất kể lễ tết, đảm bảo hệ thống liên lạc của bạn không bao giờ bị gián đoạn.
• Dùng thử miễn phí: BKNS hỗ trợ khách hàng trải nghiệm dịch vụ trước khi quyết định ký kết hợp đồng dài hạn, giúp bạn hoàn toàn an tâm về chất lượng thực tế.

Các gói dịch vụ đa dạng tại BKNS

Hiện tại, BKNS cung cấp đầy đủ các loại hình email phù hợp với mọi quy mô:

1. Email Hosting: Dành cho cá nhân và doanh nghiệp nhỏ cần tối ưu chi phí.
2. Email Server riêng: Dành cho các đơn vị cần không gian lưu trữ lớn và quyền quản trị cao nhất.
3. Đại lý ủy quyền Google Workspace & Microsoft 365: Giúp doanh nghiệp tiếp cận các giải pháp quốc tế với đầy đủ hóa đơn VAT và sự hỗ trợ trực tiếp từ đội ngũ kỹ thuật trong nước.

Một hệ thống email chuyên nghiệp chính là khoản đầu tư thông minh nhất để bảo vệ và phát triển thương hiệu doanh nghiệp. Với sự đồng hành của BKNS, bạn có thể hoàn toàn tập trung vào việc kinh doanh, còn mọi vấn đề về hạ tầng liên lạc đã có đội ngũ chuyên gia của chúng tôi lo liệu.

Các câu hỏi thường gặp – FAQ

1. Nên mua Email trực tiếp từ hãng hay qua đại lý Việt Nam? Bạn nên mua qua đại lý tại Việt Nam. Giá cả thường bằng hoặc rẻ hơn nhờ chính sách chiết khấu, đồng thời bạn sẽ nhận được hóa đơn VAT hợp lệ và hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng Việt nhanh chóng hơn.
2. Chuyển dữ liệu từ email cũ sang email mới có mất dữ liệu không? Hoàn toàn không. Các kỹ thuật viên có thể sử dụng công cụ Migration để chuyển toàn bộ thư cũ từ Gmail hoặc hệ thống khác sang email doanh nghiệp mới một cách nguyên vẹn.
3. Email doanh nghiệp có dùng được trên Outlook điện thoại không? Có. Email doanh nghiệp hỗ trợ các giao thức IMAP/POP3, giúp bạn đồng bộ và sử dụng mượt mà trên Outlook, Gmail App hay các ứng dụng Mail mặc định trên iPhone/Android.

Kết luận

Bài viết trên BKNS đã giúp bạn hiểu email doanh nghiệp là gì cũng như những lợi ích của email doanh nghiệp. Việc sở hữu một hệ thống email doanh nghiệp chuyên nghiệp không chỉ nâng cao uy tín mà còn giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả hơn. Đầu tư vào hệ thống email doanh nghiệp là bước đi quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu.

Hãy liên hệ với BKNS ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ email doanh nghiệp chất lượng cao, an toàn và tiết kiệm chi phí. Truy cập website www.bkns.vn, Facebook BKNS hoặc gọi hotline 1900 63 68 09 để biết thêm chi tiết.