Email doanh nghiệp là gì? 7 loại email cho doanh nghiệp phổ biến
Trong thời đại số hóa, email không chỉ là công cụ liên lạc mà còn là yếu tố quan trọng thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ email doanh nghiệp là gì và vì sao các công ty, tổ chức hiện nay đều ưu tiên sử dụng loại email này thay cho email cá nhân thông thường. Cùng tìm hiểu ngay trong bài viết này.
Tóm Tắt Bài Viết
Email doanh nghiệp là gì?
Email doanh nghiệp là dịch vụ cung cấp email sử dụng tên miền riêng thường là tên công ty hoặc tổ chức giúp doanh nghiệp thể hiện bản sắc và hình ảnh chuyên nghiệp. Có thể hiểu, thay vì sử dụng các địa chỉ email thông thường như @gmail.com hay @yahoo.com, email doanh nghiệp được thiết lập với tên miền tùy chỉnh.
Không chỉ nâng cao tính chuyên nghiệp, email cho doanh nghiệp còn được xem là tài sản thông tin quan trọng của doanh nghiệp, thể hiện quyền quản lý và kiểm soát dữ liệu một cách chủ động. Đồng thời, trong quá trình trao đổi và làm việc với khách hàng, đối tác, việc sử dụng email theo tên miền riêng giúp doanh nghiệp tạo dựng sự tin cậy, uy tín và hình ảnh thương hiệu vững chắc hơn.
So sánh email cá nhân và email doanh nghiệp
Để phân biệt được email cá nhân và email doanh nghiệp thì trước hết người dùng cần hiểu rõ khái niệm và điểm khác nhau của 2 loại email này:
Email cá nhân là gì?
Email cá nhân là loại email do mỗi cá nhân tự đăng ký và sử dụng cho mục đích riêng. Các email này thường được cung cấp miễn phí bởi những nhà cung cấp phổ biến như Google, Yahoo… và sử dụng tên miền chung của nhà cung cấp dịch vụ.
Tuy nhiên, email cá nhân thường bị giới hạn số lượng email gửi đi mỗi ngày, mức độ bảo mật kém và dễ xảy ra rủi ro mất cắp thông tin. Trong môi trường doanh nghiệp, việc sử dụng email cá nhân gây khó khăn cho công tác quản lý và kiểm soát dữ liệu.
Đặc biệt, doanh nghiệp có nguy cơ thất thoát thông tin khi nhân viên sử dụng email cá nhân nghỉ việc hoặc không còn quản lý email đó.
Email doanh nghiệp là gì?
Đối với email doanh nghiệp sử dụng tên miền riêng, mỗi nhân viên sẽ được doanh nghiệp cấp một địa chỉ email riêng phục vụ cho công việc. Khi nhân viên nghỉ việc, công ty có thể dễ dàng thu hồi tài khoản email này, đồng thời toàn bộ dữ liệu vẫn được lưu trữ và quản lý trong môi trường an toàn của doanh nghiệp.
Dưới đây là bảng so sánh email cá nhân và email doanh nghiệp cụ thể:
| Tiêu chí so sánh | Email doanh nghiệp (Business Email) | Email cá nhân |
| Chi phí | Có tính phí theo số lượng người dùng hoặc dung lượng | Miễn phí |
| Mục đích sử dụng | Tài khoản email chính thức của doanh nghiệp, cấp cho nhân viên sử dụng trong công việc | Tài khoản email phục vụ nhu cầu cá nhân |
| Hình thức địa chỉ email | Sử dụng tên miền riêng của doanh nghiệp (ví dụ: @tencongty.com) | Sử dụng tên miền của nhà cung cấp email (ví dụ: @gmail.com) |
| Quản lý & lưu trữ dữ liệu | Doanh nghiệp toàn quyền tạo, thu hồi email nhân viên khi nghỉ việc; dữ liệu được lưu trữ và kiểm soát an toàn | Dữ liệu công việc nằm trong email cá nhân; doanh nghiệp không thể kiểm soát hoặc thu hồi khi nhân viên nghỉ việc |
| Khả năng bảo mật | Mức độ bảo mật cao, có các tính năng chống spam, virus, bảo vệ dữ liệu | Bảo mật cơ bản, tiềm ẩn rủi ro rò rỉ thông tin |
Lợi ích của Email doanh nghiệp
Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín
Việc sử dụng email cho công ty sẽ tăng độ uy tín, tạo ấn tượng tốt đối với đối tác, khách hàng. Thông qua email, đối tác sẽ nhận thấy được sự chuyên nghiệp trong quá trình tìm hiểu và trao đổi; nhận diện nhanh chóng thương hiệu của doanh nghiệp. Điều này cũng giúp thúc đẩy việc đọc email tốt hơn so với email thông thường.
Quản lý và bảo mật thông tin
Email doanh nghiệp cho phép quản trị viên kiểm soát, phân quyền và giám sát hoạt động email của nhân viên, đảm bảo an toàn thông tin nội bộ. Các dịch vụ email doanh nghiệp thường đi kèm với các tính năng bảo mật cao, chống spam và virus hiệu quả. Điều này sẽ hạn chế tình trạng hack, đánh cắp dữ liệu của doanh nghiệp từ các hacker.
Tránh khỏi tình trạng spam
Điểm khác biệt của email doanh nghiệp chính là hệ thống hỗ trợ tránh các email spam từ quảng cáo, giúp doanh nghiệp chỉ còn các email quan trọng từ khách hàng, đối tác cần thiết. Email doanh nghiệp còn hỗ trợ chống virus và giảm lượng mail chứa mã độc nguy hại. Khi gửi nội dung bằng mail doanh nghiệp cho đối tác, email sẽ vào hòm thư chính. Đối tác sẽ dễ dàng xem được nội dung email và tăng sự hợp tác của hai bên.
Tăng cường nhận diện thương hiệu
Việc doanh nghiệp có sử dụng email riêng sẽ làm tăng sự uy tín trong mắt khách hàng. Chắc chắn một điều rằng bạn sẽ muốn hợp tác với doanh nghiệp có địa chỉ email riêng chứ không phải những email cá nhân hay miễn phí. Không chỉ vậy, mỗi email gửi đi đều mang tên miền của doanh nghiệp, giúp quảng bá thương hiệu một cách tự nhiên và liên tục. Điều này góp phần tăng cường nhận diện và sự hiện diện của thương hiệu trên thị trường.
Chi phí phù hợp, tiết kiệm
Với mức chi phí từ khoảng 5 triệu, công ty đã có được hệ thống email doanh nghiệp cho tất cả nhân viên cùng nhiều tiện ích tuyệt vời được tích hợp như lịch, lưu trữ đám mây, hội nghị trực tuyến, giúp nâng cao hiệu suất làm việc và sự phối hợp giữa các thành viên.
Cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi
Chỉ cần kết nối với Internet, thông tin email sẽ được cập nhật mọi lúc, mọi nơi. Nội dung email có thể xem trên bất kì thiết bị có Internet nào như laptop, điện thoại, máy tính bảng,… Điều đó giúp mọi người tiết kiệm thời gian và cập nhật thông tin nhanh chóng, chính xác.
Các loại email doanh nghiệp phổ biến
Email doanh nghiệp tại BKNS
BKNS là nhà cung cấp dịch vụ email doanh nghiệp uy tín tại Việt Nam, mang đến các giải pháp email chất lượng cao, an toàn và hiệu quả cho doanh nghiệp. Dưới đây là một số dịch vụ nổi bật:
- Email Hosting: Dịch vụ Email Hosting của BKNS cho phép doanh nghiệp sử dụng tên miền riêng cho email, tăng tính chuyên nghiệp và nhận diện thương hiệu. Với chi phí chỉ từ 27.000 VNĐ/tháng, doanh nghiệp có thể sở hữu hệ thống email ổn định, bảo mật và hỗ trợ kỹ thuật 24/7.
- Cloud Email Server: Cloud Email Server của BKNS cung cấp giải pháp email với hiệu suất cao, bảo mật và dễ quản lý. Dịch vụ này đảm bảo uptime lên đến 99%, không giới hạn số lượng người dùng và chi phí chỉ từ 239.000 VNĐ/tháng.
- Email Relay: Email Relay là dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng hệ thống email nội bộ, giúp tối ưu quản lý và lưu trữ thông tin điện tử. Dịch vụ này phù hợp cho các doanh nghiệp muốn tự quản lý hệ thống email tại văn phòng với số lượng người dùng không hạn chế.
Xem thêm: Email Relay Là Gì? Tất Cả Thông Tin Về Email Relay Cho Doanh Nghiệp
Khi sử dụng email doanh nghiệp tại BKNS, bạn sẽ được nhận rất nhiều lợi ích như:
- Chi phí hợp lý: BKNS cung cấp các gói dịch vụ với chi phí cạnh tranh, phù hợp với ngân sách của nhiều doanh nghiệp.
- Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: Đội ngũ kỹ thuật viên chuyên nghiệp của BKNS luôn sẵn sàng hỗ trợ khách hàng mọi lúc, đảm bảo hệ thống email hoạt động ổn định.
- Bảo mật cao: Dịch vụ email của BKNS được trang bị các tính năng bảo mật tiên tiến, chống spam và virus hiệu quả, bảo vệ thông tin doanh nghiệp.
- Dễ dàng quản lý: Giao diện quản trị thân thiện, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và phân quyền cho người dùng.
Dịch vụ email cho doanh nghiệp của Google
Email doanh nghiệp của Google, còn được biết đến với tên gọi Gmail doanh nghiệp (Google Workspace), là một trong những dịch vụ email dành cho doanh nghiệp phổ biến và được tin dùng nhất hiện nay. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng (ví dụ: @tencongty.com) trên nền tảng Gmail quen thuộc, dễ sử dụng.
Gmail doanh nghiệp không chỉ cung cấp hệ thống email ổn định mà còn tích hợp đầy đủ các công cụ làm việc như Google Drive, Google Calendar, Google Meet, Google Docs, Sheets… giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu suất làm việc và khả năng cộng tác giữa các bộ phận.
Bên cạnh đó, email doanh nghiệp của Google được đánh giá cao về độ bảo mật, với các công nghệ chống spam, virus, lừa đảo (phishing) tiên tiến, cùng khả năng quản trị tập trung giúp doanh nghiệp dễ dàng tạo, quản lý và thu hồi tài khoản email nhân viên khi cần thiết.
Nhờ tính ổn định, giao diện thân thiện và khả năng mở rộng linh hoạt, Gmail doanh nghiệp là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp vừa và nhỏ, startup cũng như các tổ chức có quy mô lớn đang tìm kiếm một giải pháp email chuyên nghiệp và hiệu quả.
Tuy vậy so với các giải pháp khác, Google Workspace có giá đắt hơn (từ 6 USD/người/tháng) và doanh nghiệp bị phụ thuộc vào hệ sinh thái Google: Nếu doanh nghiệp sử dụng Microsoft Office, có thể gặp khó khăn khi chuyển đổi.
Mdaemon
Dịch vụ cung cấp Email Business của MDaemon đã quá nổi tiếng để các doanh nghiệp tin tưởng sử dụng. Công ty có thể thiết lập và xây dựng email với những tính năng cơ bản, phù hợp nhu cầu sử dụng, đặc biệt không cần trả phí hàng tháng như Google hoặc Microsoft (trả phí một lần, có thể tự quản lý server).
Ngoài ra, khách hàng cũng cần sử dụng thêm một địa chỉ IP riêng và máy chủ. Sử dụng MDaemon bạn sẽ được hỗ trợ giao thức đa dạng như POP3, IMAP, SMTP, ActiveSync,… giúp truy cập email linh hoạt.
Tuy nhiên nhược điểm của MDaemon là người dùng cần có kiến thức kỹ thuật, phải có IT quản lý và bảo trì hệ thống. MDaemon không tích hợp các công cụ làm việc nhóm như Google Workspace hay Microsoft 365 và cũng không có dung lượng lưu trữ lớn miễn phí, chúng phải phụ thuộc vào server của doanh nghiệp.
Microsoft Exchange
Microsoft Exchange là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến và lâu đời, được nhiều tổ chức và doanh nghiệp lớn trên thế giới tin dùng. Dịch vụ này cho phép doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng (ví dụ: @tencongty.com), đồng thời cung cấp hệ thống quản lý email chuyên nghiệp, ổn định và bảo mật cao.
Microsoft Exchange nổi bật với khả năng quản lý và đồng bộ dữ liệu mạnh mẽ, cho phép người dùng truy cập email, lịch làm việc, danh bạ và nhiệm vụ trên nhiều thiết bị khác nhau. Đặc biệt, Exchange tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng trong hệ sinh thái Microsoft như Outlook, Microsoft Teams, OneDrive và bộ công cụ Microsoft 365, giúp nâng cao hiệu quả làm việc và cộng tác nội bộ.
Bên cạnh đó, Microsoft Exchange được đánh giá cao về bảo mật và kiểm soát dữ liệu, với các tính năng như chống spam, chống mã độc, mã hóa email và phân quyền quản trị chi tiết. Nhờ khả năng tùy chỉnh linh hoạt và phù hợp với môi trường doanh nghiệp chuyên nghiệp, Microsoft Exchange thường là lựa chọn ưu tiên của các doanh nghiệp vừa, lớn và tổ chức có yêu cầu cao về quản lý, bảo mật thông tin.
Tuy nhiên chi phí sử dụng dịch vụ khá cao từ 4 USD/người/tháng (gói cơ bản) đến 12 USD/người/tháng (gói cao cấp). Giao diện phức tạp hơn Gmail, người mới có thể mất thời gian làm quen với Outlook và Exchange Admin Center.
Zimbra
Zimbra là hệ thống email được chạy trên hệ điều hành Linux. Hệ thống này có thể cung cấp nhiều loại dịch vụ đa dạng với nhiều mức giá khác nhau, phù hợp với nhu cầu của mỗi công ty. Ngoài ra, Zimbra có thể khôi phục, di chuyển hoặc sao lưu các email cần thiết bằng hình thức trực tuyến nhanh chóng.
Nhược điểm của Zimbra là do là giải pháp tự host, doanh nghiệp cần IT để vận hành và bảo trì. Giao diện quản trị phức tạp hơn, kông thân thiện như Google Workspace hay Microsoft Exchange. Các ứng dụng tích hợp với bên thứ ba không mạnh như Google hay Microsoft.
Xem thêm: Zimbra Email là gì? Hướng Dẫn Thêm Chữ Ký Riêng Trên Zimbra
Bizfly Business Email
Bizfly Business Email là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến tại Việt Nam, được thiết kế phù hợp với nhu cầu sử dụng của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ cho phép doanh nghiệp sử dụng email theo tên miền riêng (ví dụ: @tencongty.com), góp phần xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đồng bộ thương hiệu trong hoạt động giao tiếp.
Bizfly Business Email cung cấp các tính năng cơ bản cần thiết cho doanh nghiệp như gửi – nhận email ổn định, dung lượng lưu trữ phù hợp, hệ thống chống spam và virus, cùng khả năng quản lý tài khoản tập trung. Doanh nghiệp có thể dễ dàng tạo, chỉnh sửa hoặc thu hồi email của nhân viên khi có sự thay đổi về nhân sự, đảm bảo dữ liệu luôn được kiểm soát an toàn.
Với chi phí hợp lý, giao diện dễ sử dụng và hỗ trợ kỹ thuật bằng tiếng Việt, Bizfly Business Email là lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp trong nước, startup và các tổ chức đang tìm kiếm giải pháp email doanh nghiệp tiết kiệm nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp và bảo mật.
Zoho mail
Zoho Mail là một trong những dịch vụ email doanh nghiệp phổ biến được nhiều doanh nghiệp trên thế giới lựa chọn, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Dịch vụ cho phép sử dụng email theo tên miền riêng (ví dụ: @tencongty.com), giúp doanh nghiệp xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp và đồng nhất trong giao tiếp.
Zoho Mail nổi bật với giao diện đơn giản, dễ sử dụng, không quảng cáo và tập trung cao vào trải nghiệm làm việc. Hệ thống cung cấp đầy đủ các tính năng cần thiết như quản lý email tập trung, chống spam – virus, bảo mật dữ liệu và phân quyền quản trị cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, Zoho Mail có khả năng tích hợp linh hoạt với hệ sinh thái Zoho (Zoho CRM, Zoho Projects, Zoho Docs…), hỗ trợ doanh nghiệp tối ưu quy trình làm việc và cộng tác nội bộ. Nhờ chi phí hợp lý, khả năng mở rộng linh hoạt và độ ổn định cao, Zoho Mail là lựa chọn phù hợp cho startup, doanh nghiệp nhỏ và các tổ chức cần một giải pháp email doanh nghiệp hiệu quả với ngân sách tối ưu.
Kết luận
Bài viết trên BKNS đã giúp bạn hiểu email doanh nghiệp là gì cũng như những lợi ích của email doanh nghiệp. Việc sở hữu một hệ thống email doanh nghiệp chuyên nghiệp không chỉ nâng cao uy tín mà còn giúp doanh nghiệp quản lý thông tin hiệu quả hơn. Đầu tư vào hệ thống email doanh nghiệp là bước đi quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh và phát triển thương hiệu.
Hãy liên hệ với BKNS ngay hôm nay để được tư vấn và trải nghiệm dịch vụ email doanh nghiệp chất lượng cao, an toàn và tiết kiệm chi phí. Truy cập website www.bkns.vn, Facebook BKNS hoặc gọi hotline 1900 63 68 09 để biết thêm chi tiết.
Theo dõi trên
Hướng dẫn chuyển tên miền về BKNS
