Lỗi Email Server Thường Gặp Và Cách Khắc Phục Chi Tiết

Email server là hệ thống chịu trách nhiệm gửi, nhận, lưu trữ và phân phối email cho doanh nghiệp. Khi email server gặp lỗi, hoạt động trao đổi thông tin có thể bị gián đoạn ngay lập tức. Nhân viên không gửi được báo giá, khách hàng không nhận được phản hồi, email rơi vào spam hoặc hệ thống bị chặn do IP xấu.

Thực tế, lỗi email server không chỉ đến từ máy chủ. Nguyên nhân có thể nằm ở cấu hình DNS, SMTP, IMAP, POP3, SSL/TLS, IP blacklist, dung lượng mailbox, phần mềm email client hoặc chính sách bảo mật của Gmail, Outlook, Yahoo và các hệ thống nhận mail khác.

Bài viết này của BKNS sẽ giúp bạn nhận diện các lỗi email server thường gặp, hiểu nguyên nhân và biết cách kiểm tra, khắc phục theo từng tình huống cụ thể.

Lỗi email server là gì?

Lỗi email server là tình trạng hệ thống email không thể gửi, nhận, xác thực, lưu trữ hoặc phân phối email đúng cách. Lỗi có thể xảy ra ở nhiều lớp khác nhau như máy chủ, tên miền, DNS, IP, phần mềm gửi mail, tài khoản người dùng hoặc chính sách chống spam của bên nhận.

Một số biểu hiện thường gặp gồm:

• Không gửi được email ra ngoài
• Không nhận được email từ khách hàng hoặc đối tác
• Email gửi đi bị trả lại
• Email vào spam hoặc junk mail
• Outlook liên tục báo sai mật khẩu
• Webmail không đăng nhập được
• SMTP báo lỗi kết nối
• IP email server bị blacklist
• Email bị lỗi xác thực SPF, DKIM hoặc DMARC
• Mail server chậm, treo hàng đợi hoặc gửi nhận chập chờn

Muốn xử lý đúng, bạn cần xác định lỗi đang nằm ở đâu: phía người dùng, phía server, phía DNS hay phía hệ thống nhận email..

Những lỗi thường gặp của email server

Tuy nhiên, như bất kỳ hệ thống nào khác, email server cũng có thể gặp phải các lỗi khác nhau. Các lỗi thường gặp bao gồm:

Lỗi cấu hình

Nếu email server không được cấu hình đúng cách, như không có địa chỉ IP đúng, không có các tập tin cấu hình cần thiết, hoặc các cài đặt bảo mật không đúng. Thì nó có thể gây ra các lỗi liên quan đến quá trình gửi và nhận email.

Lỗi phần mềm

Nếu phần mềm email server không được cập nhật thường xuyên hoặc không được sửa chữa khi cần thiết. Nó có thể dẫn đến các lỗi liên quan đến khả năng truy cập, lưu trữ, và gửi/nhận email.

Tấn công từ hacker

Những kẻ tấn công có thể tìm cách xâm nhập vào email server của bạn bằng cách sử dụng các kỹ thuật tấn công như DDos, Brute-force. Hay các lỗ hổng bảo mật trên phần mềm email server. Nếu email server của bạn bị tấn công, nó có thể dẫn đến các lỗi về khả năng truy cập, bảo mật, và gửi/nhận email.

Vấn đề về hạ tầng mạng

Khi hạ tầng mạng có vấn đề, ví dụ như mạng bị gián đoạn, tốc độ kết nối chậm, hoặc các vấn đề về băng thông. Nó có thể dẫn đến các lỗi về khả năng truy cập, lưu trữ, và gửi/nhận email.

Lỗi về địa chỉ IP

Nếu địa chỉ IP của email server của bạn bị đưa vào danh sách đen hoặc bị chặn bởi các nhà cung cấp email khác. Nó có thể hạn chế khả năng gửi nhận/ thư hay thậm chí là đánh spam mail của bạn.

Nguyên nhân gây lỗi email server thường gặp

1. Sai cấu hình DNS cho email

DNS là lớp nền giúp hệ thống bên ngoài biết email của domain cần gửi về máy chủ nào và email gửi đi có đáng tin cậy hay không. Nếu cấu hình DNS sai, email server có thể không nhận được mail, gửi mail bị lỗi hoặc bị đưa vào spam.

Các bản ghi cần kiểm tra gồm:

• MX record: xác định máy chủ nhận email cho domain
• SPF record: khai báo máy chủ nào được phép gửi email thay mặt domain
• DKIM record: tạo chữ ký xác thực cho email gửi đi
• DMARC record: quy định cách xử lý email không đạt SPF hoặc DKIM
• PTR/rDNS: ánh xạ ngược IP về hostname, rất quan trọng với uy tín gửi mail

Ví dụ, nếu domain dùng email server riêng nhưng MX vẫn trỏ về dịch vụ cũ, email gửi đến domain có thể đi sai nơi. Nếu SPF thiếu IP server gửi mail, Gmail hoặc Outlook có thể xem email là không đáng tin cậy.

2. Sai thông số SMTP, IMAP hoặc POP3

SMTP dùng để gửi email. IMAP và POP3 dùng để nhận hoặc đồng bộ email về phần mềm như Outlook, Thunderbird, Apple Mail.

Một số lỗi cấu hình phổ biến:

• Nhập sai SMTP server
• Nhập sai IMAP/POP3 server
• Dùng sai port
• Chọn sai phương thức mã hóa SSL/TLS
• Không bật xác thực SMTP
• Nhập sai username hoặc mật khẩu
• Cấu hình nhầm giữa email đầy đủ và username rút gọn

Các port thường gặp:

Giao thức	Port phổ biến	Mục đích
SMTP	25	Gửi mail giữa các server, nhiều nhà mạng có thể chặn
SMTP SSL	465	Gửi mail qua SSL
SMTP TLS	587	Gửi mail có xác thực, thường dùng cho email client
IMAP	143	Nhận và đồng bộ mail không mã hóa
IMAP SSL	993	Nhận và đồng bộ mail qua SSL
POP3	110	Tải mail về máy không mã hóa
POP3 SSL	995	Tải mail về máy qua SSL

Nếu người dùng nhập đúng mật khẩu nhưng sai port hoặc sai SSL/TLS, phần mềm vẫn có thể báo lỗi đăng nhập.

3. Tài khoản email bị sai mật khẩu hoặc bị khóa

Đây là lỗi rất phổ biến với người dùng cuối. Outlook hoặc webmail báo sai mật khẩu không phải lúc nào cũng do mật khẩu sai. Tài khoản có thể bị khóa do nhập sai nhiều lần, bị hệ thống bảo mật chặn, bị giới hạn đăng nhập hoặc chưa bật quyền truy cập SMTP/IMAP.

Cách kiểm tra nhanh:

• Đăng nhập trực tiếp vào webmail
• Đổi mật khẩu mới
• Kiểm tra tài khoản có bị khóa không
• Kiểm tra dung lượng mailbox
• Kiểm tra giới hạn gửi email trong ngày
• Xem IP người dùng có bị firewall chặn không

Nếu đăng nhập webmail được nhưng Outlook vẫn báo lỗi, vấn đề thường nằm ở cấu hình Outlook, port, SSL/TLS hoặc profile Outlook bị lỗi.

4. Mailbox đầy dung lượng

Khi hộp thư đầy, người dùng có thể không nhận được email mới. Người gửi thường nhận được email trả lại với nội dung liên quan đến quota, mailbox full hoặc insufficient storage.

Cách xử lý:

• Xóa email cũ không cần thiết
• Dọn thư mục Sent, Trash, Spam
• Tải email về máy nếu dùng POP3
• Tăng dung lượng mailbox
• Thiết lập chính sách lưu trữ email định kỳ
• Kiểm tra tài khoản nào đang chiếm dung lượng bất thường

Với doanh nghiệp có nhiều phòng ban, nên theo dõi dung lượng định kỳ để tránh tình trạng email quan trọng bị trả lại.

5. IP email server bị blacklist

IP blacklist là một trong những nguyên nhân khiến email gửi đi bị chặn, bị trả lại hoặc vào spam. IP có thể bị đưa vào blacklist nếu server từng gửi spam, tài khoản email bị lộ mật khẩu, website bị nhiễm mã độc gửi mail tự động hoặc cấu hình bảo mật quá yếu.

Dấu hiệu thường gặp:

• Email gửi đến Gmail, Outlook, Yahoo bị trả lại
• Email vào spam hàng loạt
• Bounce mail có nội dung liên quan đến blocked, rejected, blacklist, RBL
• Nhiều email lạ xuất hiện trong mail queue
• Server gửi số lượng mail bất thường

Cách xử lý:

• Kiểm tra IP trên các công cụ blacklist
• Đọc log để xác định tài khoản gửi bất thường
• Đổi mật khẩu tài khoản nghi ngờ bị lộ
• Quét mã độc website và server
• Tắt script gửi mail không rõ nguồn gốc
• Cấu hình giới hạn gửi theo giờ hoặc theo ngày
• Gửi yêu cầu delist sau khi đã xử lý nguyên nhân gốc

Không nên yêu cầu gỡ blacklist khi chưa xử lý tài khoản spam hoặc mã độc. Nếu nguyên nhân vẫn còn, IP có thể bị blacklist lại rất nhanh.

6. Thiếu SPF, DKIM và DMARC

SPF, DKIM và DMARC là ba lớp xác thực quan trọng giúp hệ thống nhận mail biết email có thực sự được gửi từ domain hợp lệ hay không.

Vai trò từng bản ghi:

Bản ghi	Tác dụng chính	Nếu thiếu hoặc sai có thể gây ra
SPF	Xác định server/IP được phép gửi mail cho domain	Email bị nghi giả mạo, dễ vào spam
DKIM	Ký số email gửi đi để xác minh nội dung không bị sửa	Email kém tin cậy, dễ fail xác thực
DMARC	Quy định cách xử lý email fail SPF/DKIM	Domain dễ bị giả mạo, khó kiểm soát deliverability
PTR/rDNS	Xác minh ngược IP gửi mail về hostname	Server nhận có thể đánh giá IP kém uy tín

Với email doanh nghiệp, thiếu các bản ghi này là lỗi rất đáng xử lý sớm. Không chỉ ảnh hưởng đến khả năng gửi mail vào inbox, nó còn làm domain dễ bị giả mạo để gửi phishing hoặc spam.

7. Lỗi SSL/TLS hoặc chứng chỉ bảo mật

Email client thường yêu cầu kết nối an toàn qua SSL/TLS. Nếu chứng chỉ SSL hết hạn, sai hostname hoặc cấu hình không đúng, người dùng có thể gặp lỗi khi gửi nhận email.

Dấu hiệu thường gặp:

• Outlook cảnh báo certificate error
• Không kết nối được IMAP/SMTP qua SSL
• Webmail báo không an toàn
• Thiết bị di động không đồng bộ email
• Lỗi handshake SSL/TLS

Cách xử lý:

• Kiểm tra ngày hết hạn SSL
• Đảm bảo hostname email khớp với chứng chỉ
• Cài lại chứng chỉ SSL hợp lệ
• Kiểm tra cấu hình mail server sau khi gia hạn SSL
• Không dùng hostname tạm hoặc IP để cấu hình email client nếu SSL không khớp

8. Firewall hoặc nhà mạng chặn port email

Một số nhà mạng hoặc hệ thống bảo mật có thể chặn port 25 để hạn chế spam. Firewall trên server cũng có thể chặn nhầm port SMTP, IMAP hoặc POP3.

Cần kiểm tra các port:

• 25 cho SMTP server-to-server
• 465 cho SMTP SSL
• 587 cho SMTP submission
• 993 cho IMAP SSL
• 995 cho POP3 SSL

Nếu port bị chặn, email client không thể kết nối hoặc server không thể giao tiếp với server khác.

Cách xử lý:

• Kiểm tra rule firewall
• Mở port cần thiết
• Ưu tiên dùng port 587 cho người dùng gửi mail qua SMTP có xác thực
• Kiểm tra nhà cung cấp VPS/server có chặn port 25 không
• Dùng email relay nếu cần gửi mail ổn định hơn

9. Server quá tải hoặc mail queue bị treo

Khi CPU, RAM, disk hoặc I/O bị quá tải, email server có thể xử lý chậm, gửi mail chậm hoặc treo hàng đợi. Trường hợp này thường gặp khi server có nhiều tài khoản, bị spam nội bộ hoặc không giới hạn số lượng email gửi ra.

Dấu hiệu:

• Email gửi đi rất chậm
• Mail queue tăng nhanh
• Webmail tải chậm
• Log báo timeout
• Disk gần đầy
• CPU hoặc RAM luôn cao

Cách xử lý:

• Kiểm tra tài nguyên CPU, RAM, disk
• Kiểm tra mail queue
• Tìm tài khoản gửi nhiều bất thường
• Xóa hoặc xử lý queue spam
• Giới hạn số lượng mail gửi mỗi giờ
• Nâng cấp tài nguyên nếu hệ thống thường xuyên quá tải

10. Tài khoản bị lộ mật khẩu hoặc bị khai thác để gửi spam

Nếu một tài khoản email bị lộ mật khẩu, hacker có thể đăng nhập SMTP để gửi spam hàng loạt. Đây là nguyên nhân phổ biến khiến IP bị blacklist và toàn bộ hệ thống email doanh nghiệp bị ảnh hưởng.

Dấu hiệu nhận biết:

• Có nhiều email lạ trong mục Sent
• Mail queue tăng bất thường
• IP bị blacklist
• Log có nhiều phiên đăng nhập từ quốc gia lạ
• Người dùng báo không gửi mail nhưng hệ thống vẫn phát sinh lưu lượng gửi

Cách xử lý:

• Đổi mật khẩu tài khoản bị nghi ngờ
• Bật mật khẩu mạnh
• Giới hạn đăng nhập sai nhiều lần
• Bật xác thực hai lớp nếu hệ thống hỗ trợ
• Kiểm tra thiết bị người dùng có nhiễm mã độc không
• Chặn IP đăng nhập bất thường
• Thiết lập cảnh báo khi tài khoản gửi vượt ngưỡng

Cách khắc phục lỗi của email server

Để khắc phục các lỗi của email server, bạn có thể thực hiện một số biện pháp như sau:

Kiểm tra và thiết lập lại các thông số cấu hình

Kiểm tra và đảm bảo rằng các thông số cấu hình đang hoạt động đúng và thiết lập lại nếu cần thiết.

Tối ưu hóa máy chủ

Điều chỉnh các tài nguyên máy chủ của bạn để đảm bảo rằng nó có đủ dung lượng và tốc độ để xử lý các yêu cầu email.

Kiểm tra lại cấu trúc mạng

Nếu bạn gặp các vấn đề về mạng, hãy kiểm tra lại cấu trúc mạng của bạn và giải quyết các vấn đề về mạng.

Cập nhật phần mềm bảo mật

Cập nhật các phần mềm bảo mật của bạn đầy đủ và thường xuyên để đảm bảo rằng máy chủ của bạn được bảo vệ khỏi các cuộc tấn công và lỗi bảo mật.

Sử dụng giải pháp bảo mật email

Sử dụng các giải pháp bảo mật email như phần mềm chống virus, spam và pishing sẽ giúp ngăn chặn các email độc hại và giả mạo.

Tuy nhiên, để khắc phục triệt để, bạn nên tham khảo tài liệu hướng dẫn của phần mềm email server, liên hệ với nhà cung cấp dịch vụ mạng để kiểm tra vấn đề về hạ tầng, hoặc thuê các chuyên gia bảo mật để kiểm tra và tăng cường bảo mật cho email server của bạn.

Đơn vị cung cấp dịch vụ email server từ a đến z – BKNS

Như đã nói, để sử dụng dịch vụ email server hiệu quả, bạn cần đến một đơn vị cung cấp uy tín. BKNS là điểm đến hàng đầu đồng hành cùng doanh nghiệp bạn với dịch vụ email server.

Với hơn 12 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực giải pháp mạng, BKNS tự tin đem đến cho bạn dịch vụ tốt nhưng giá thành hợp lí. Khi sử dụng dịch vụ của BKNS, bạn hoàn toàn nhận được những lợi ích sau:

Kết luận

Email server là một phần quan trọng của các doanh nghiệp và tổ chức. Tuy nhiên, nó có thể gặp phải nhiều lỗi khác nhau, từ các lỗi cấu hình đơn giản đến các vấn đề bảo mật phức tạp. Vì vậy, việc kiểm tra và bảo trì email server định kỳ là rất cần thiết. Bằng cách sử dụng các giải pháp bảo mật email và đảm bảo các thông số cấu hình đang hoạt động đúng, bạn sẽ giúp giảm thiểu các lỗi email server.  Bài viết trên BKNS đã cung cấp cho bạn về một số lỗi thường gặp ở email server, nguyên nhân cũng như cách khắc phục. Nếu có bất cứ thắc mắc gì, hãy để lại comment để được giải đáp. Nếu bạn có nhu cầu sử dụng dịch vụ, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại 1900.63.68.09 hoặc “kinhdoanh@bkns.vn” để được tư vấn. Thường xuyên truy cập website bkns để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích về dịch vụ công nghệ thông tin và giải pháp mạng nhé!