Email Server là gì? Kiến thức liên quan về Email Server cần biết

Email Server là hệ thống quản lý email chuyên nghiệp giúp doanh nghiệp gửi, nhận và lưu trữ email an toàn, ổn định; là công cụ đắc lực giúp thiết lập chiến dịch Email Marketing cho doanh nghiệp. Vậy Email Server là gì? Tìm hiểu cách hoạt động, lợi ích và cách chọn Email Server phù hợp cho doanh nghiệp qua bài viết dưới đây cùng BKNS nhé!

Email Server là gì?

Email Server (máy chủ email) là hệ thống máy tính hoặc máy chủ chuyên dụng để quản lý email, bao gồm việc gửi, nhận và lưu trữ email. Nó hoạt động dựa trên các giao thức truyền tải email riêng giúp đảm bảo việc trao đổi email diễn ra an toàn, nhanh chóng và hiệu quả. Email Server thường được cấu hình theo tên miền của doanh nghiệp.

Phương thức hoạt động của Email Server 

Phương thức hoạt động của Email Server dựa trên sự hoạt động đồng thời của Outgoing Mail Server và Incoming Mail Server, đảm bảo việc gửi và nhận email diễn ra trơn tru, hiệu quả. 

Outgoing Mail Server

Outgoing Mail Server (Máy chủ gửi thư) chịu trách nhiệm gửi email từ người gửi đến Email Server của người nhận. Outgoing Mail Server sử dụng giao thức SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) để truyền tải email. Đây là giao thức quan trọng đảm bảo email đến đúng địa chỉ và không bị lỗi trong quá trình gửi. 

Quy trình hoạt động của Outgoing Mail Server:

• Gửi Email: Người gửi viết nội dung email và gửi nó tới Outgoing Mail Server thông qua giao thức SMTP.
• Kiểm tra địa chỉ email nhận: Outgoing Mail Server kiểm tra địa chỉ email của người nhận để xác định Email Server của người nhận.
• Chuyển tiếp Email: Outgoing Mail Server chuyển tiếp email tới máy chủ thư điện tử của người nhận thông qua mạng.

Incoming Mail Server

Incoming Mail Server (Máy chủ nhận thư) chịu trách nhiệm nhận email từ các server khác và lưu trữ để người dùng truy cập. Nó sử dụng hai giao thức chính là giao thức IMAP (Internet Message Access Protocol) và POP3 (Post Office Protocol) để thực hiện công việc của mình. 

• IMAP lưu trữ email trên server, giúp người dùng truy cập email từ nhiều thiết bị khác nhau mà không cần tải email về máy.
• POP3 tải toàn bộ email về thiết bị người dùng và xóa bản gốc khỏi server, giúp tiết kiệm không gian lưu trữ trên Email Server.

Xem thêm: Giao thức POP3, SMTP, IMAP là gì? Chi tiết số Port của chúng trên Email Server

Phân loại Email Server 

Email Server được chia ra thành Email Server Microsoft, Google – các dịch vụ Email Server hàng đầu của bên thứ 3 tích hợp nhiều tính năng; và Email Server độc lập – hệ thống Email Server riêng được setup và tự quản lý bởi các tổ chức hoặc doanh nghiệp.

Mail Server Microsoft, Google

Mail Server Microsoft hay còn được gọi là Microsoft Exchange Server, là hệ thống email server mạnh mẽ, phổ biến trong các doanh nghiệp lớn được phát triển bởi Microsoft. Microsoft Exchange Server không đơn thuần là để quản lý email mà nó còn được tích hợp với nhiều tính năng khác của Microsoft như Microsoft 365, Outlook và các công cụ làm việc nhóm.

Microsoft Exchange Server cung cấp tính năng bảo mật cao, chống spam và mã hóa dữ liệu cho tổ chức. Đồng thời nó cũng hỗ trợ cài đặt trên máy chủ nội bộ hoặc sử dụng cloud với Microsoft 365. Tuy có mức chi phí cao nhưng đây vẫn là phương án phù hợp với doanh nghiệp, tập đoàn lớn cần kiểm soát dữ liệu nội bộ chặt chẽ.

Mail Server của Google hay còn được gọi là Google Workspace (Gmail Business). Đây là dịch vụ email server đám mây của Google, tích hợp với Google Drive, Docs, Meet, Calendar, dễ sử dụng và triển khai nhanh chóng, giúp làm việc nhóm hiệu quả.

Google Workspace được bảo mật mạnh mẽ với xác thực hai yếu tố, chống spam và lừa đảo. Đặc biệt nó không yêu cầu cài đặt phần cứng, người dùng có thể quản lý dễ dàng thông qua giao diện web. Gmail Business cũng cho phép người dùng truy cập email từ nhiều thiết bị và ứng dụng khác nhau.

Mail Server độc lập

Mail Server độc lập là hệ thống email được thiết lập và quản lý hoàn toàn bởi doanh nghiệp hoặc tổ chức, không phụ thuộc vào nhà cung cấp bên thứ ba. Điều này giúp kiểm soát toàn bộ dữ liệu email, tránh rủi ro rò rỉ thông tin. Doanh nghiệp có thể chủ động trong việc thiết lập, bảo mật và quản lý email theo nhu cầu, không lo bị giới hạn bởi chính sách của các nhà cung cấp dịch vụ email bên ngoài.

Tuy nhiên, sử dụng Email Server cũng yêu cầu chi phí đầu tư ban đầu cao, doanh nghiệp cần có hệ thống máy chủ mạnh, đội ngũ IT chuyên nghiệp để vận hành và bảo trì cũng như có giải pháp backup, bảo mật mạnh mẽ để chống spam, tấn công mạng.

Xem thêm: Email doanh nghiệp là gì? Lợi ích của Email doanh nghiệp

Các thuật ngữ liên quan Email Server

• SMTP-IN Queue chỉ hàng đợi lưu trữ email đến trước khi được xử lý bởi máy chủ email tới email đích. Tùy theo tình trạng của Email Server và lưu lượng đang được xử lý, email trong hàng đợi có thể đi nhanh hoặc chậm. Sử dụng SMTP-IN Queue giúp quản lý và điều phối email hiệu quả, đảm bảo email được gửi đúng quy trình và không bị mất, Email Server sẽ tránh tình trạng quá tải trong quá trình xử lý lượng thư đến.
• SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) là giao thức chuẩn để gửi email giữa các máy chủ, đóng vai trò trung gian trong việc chuyển tiếp email từ người gửi đến người nhận.
• TLS là giao thức bảo mật mã hóa email trong quá trình truyền tải (Transport Layer Security) hoạt động cùng bảo mật SSL cung cấp phương thức vận chuyển mã hoá cho đăng nhập được chứng thực của SASL.
• SASL Mail Server (Simple Authentication and Security Layer) là cơ chế xác thực và bảo mật giúp kiểm soát truy cập vào máy chủ email, ngăn chặn truy cập trái phép và tăng cường bảo mật.
• Webmail là ứng dụng email chạy trên trình duyệt web, cho phép người dùng truy cập hộp thư mà không cần cài đặt phần mềm email.
• Local Queue là hàng đợi xử lý email nội bộ trong mail server, giúp email được phân phối hợp lý trước khi gửi đến người nhận.
• Local Mailboxes là hộp thư nội bộ trong hệ thống email server, nơi lưu trữ email của người dùng thuộc cùng một tổ chức hoặc hệ thống.
• Email Authentication là các phương thức xác thực email như SPF, DKIM và DMARC giúp ngăn chặn giả mạo email, bảo vệ người dùng khỏi lừa đảo trực tuyến.
• Mail Exchanger Record (MX) là một bản ghi DNS quan trọng giúp xác định máy chủ email nào chịu trách nhiệm nhận email cho một tên miền cụ thể, đảm bảo email đến đúng địa chỉ.

Lợi ích của việc sử dụng Email Server 

Việc sử dụng Email Server đem lại nhiều lợi ích hơn bạn tưởng tượng, đặc biệt giải quyết tốt các vấn đề liên quan tới bảo mật hay thông tin dữ liệu – những vấn đề nhạy cảm cần phải chú ý:

• Bảo mật: Email Server giúp tăng cường bảo mật, bảo vệ dữ liệu nội bộ, chống rò rỉ thông tin và ngăn chặn các cuộc tấn công mạng như phishing, spam hay malware.
• Gửi/Nhận Email: Đảm bảo tốc độ gửi/nhận email ổn định, giảm thiểu tình trạng email bị thất lạc hoặc bị đưa vào spam nhờ hệ thống chuyên dụng.
• Tùy chỉnh: Khả năng tùy chỉnh linh hoạt, giúp doanh nghiệp kiểm soát chính sách bảo mật, phân quyền truy cập và thiết lập bộ lọc email theo nhu cầu.
• Nâng cấp, mở rộng: Hỗ trợ khả năng mở rộng, giúp doanh nghiệp dễ dàng nâng cấp dung lượng lưu trữ và mở rộng số lượng người dùng khi cần thiết.
• Chuyên nghiệp: Xây dựng hình ảnh chuyên nghiệp cho doanh nghiệp, tăng độ tin cậy khi giao dịch với đối tác và khách hàng.

Xem thêm: Cyber Attack là gì? Các xu hướng phổ biến của tấn công mạng

Lựa chọn và đăng ký Email Server ở đâu?

Các doanh nghiệp/tổ chức có nhu cầu đăng ký Email Server có thể tham khảo nhiều lựa chọn như BKNS đã phân loại, chọn nhà cung cấp bên thứ 3 hoặc xây dựng hệ thống Email Server độc lập tự quản lý cho doanh nghiệp. BKNS gợi ý cho bạn một số dịch vụ và uy tín như:

• Mail Server Microsoft (Microsoft 365) chuyên nghiệp của hãng uy tín trên toàn cầu Microsoft. Như đã giới thiệu, sử dụng dịch vụ Mail Server của Microsoft không chỉ dùng riêng dịch vụ Email mà còn được tích hợp với các tiện ích khác của hãng như Outlook, Teams,…
• Mail Server Google (Google Workspace) cũng là một lựa chọn chất lượng cao của Google và cũng được tích hợp nhiều tính năng như Google Docs, Google Drive, Gmail,… 
• Dịch vụ Email Server độc lập như Zoho Mail, Amazon WorkMail, Zimbra… có bảo mật tốt và tùy chỉnh phù hợp cho người dùng. 
• Thiết lập hệ thống Email Server riêng được phát triển và quản lý bởi doanh nghiệp, đảm bảo bảo mật cao, không phụ thuộc vào bên thứ ba nhưng cần đội ngũ có chuyên môn và kỹ thuật tốt để kiểm soát và xử lý đầy đủ các vấn đề cần thiết. 

Ngoài ra, bạn cũng cần xem xét nhu cầu và các yêu cầu đưa ra cho hệ thống như dung lượng lưu trữ, tùy chỉnh các tính năng cần thiết, mức độ bảo mật, chi phí, hỗ trợ (nếu sử dụng đơn vị thứ 3).

BKNS – Đơn vị cung cấp dịch vụ Email Server uy tín tại Việt Nam

BKNS là nhà cung cấp dịch vụ Email Server chuyên nghiệp, mang đến giải pháp email ổn định, bảo mật và hiệu quả cho doanh nghiệp. Với kinh nghiệm hơn 10 năm trong lĩnh vực giải pháp mạng cho doanh nghiệp cùng hệ thống Cloud Email Server hiện đại, BKNS giúp doanh nghiệp quản lý email dễ dàng, hạn chế spam, bảo vệ dữ liệu và nâng cao hiệu suất làm việc.

Hiện tại khách hàng đăng ký Email Server tại BKNS có tới 8 lựa chọn, tăng dần để phù hợp với nhu cầu người dùng. Giá gói dao động từ 123.000 – 4.900.000đ/tháng. Mức giá này vừa có thể phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, vừa phù hợp với các doanh nghiệp hay tổ chức có yêu cầu lớn hơn về cấu hình hay bảo mật. 

Gói Email Server của BKNS có nhiều tính năng nổi bật như:

• Hệ thống bảo mật cao cấp: Trang bị giao thức SSL kết hợp nhiều lớp kiểm soát truy cập giúp email server có tính bảo mật cao x10 lần.
• Chống Virus, Spam email hiệu quả: Sử dụng những công nghệ bảo mật riêng biệt dành cho Email: sử dụng các giao thức bảo mật SSL/TLS, S/MIME, DKIM, DMARC khiến email trở nên tin cậy và tăng tính ổn định. Kết hợp với các phần mềm quét virus uy tín
• Tính năng quản lý chuyên dụng: Giao diện thân thiện dễ dàng quản lý. Đầy đủ tính năng giúp người quản trị dễ dàng quản lý hoạt động gửi và nhận thư của nhân viên hoặc cá nhân với khách hàng. Quản lý tất cả email: nội bộ doanh nghiệp – khách hàng
• Tránh bị giả mạo: Tích hợp SPF, DKIM, DMARC giúp xác thực người gửi cũng như xác minh tên miền của chủ sở hữu.
• Không gian lưu trữ riêng biệt: Tạo tên miền và lưu trữ tại địa chỉ server riêng biệt. IP riêng tạo sự uy tín và chuyên nghiệp

Hệ thống tại BKNS đã được chứng nhận đạt tiêu chuẩn an toàn hệ thống thông tin cấp độ 3 theo Nghị định số 85/2016/NĐ-CP của Chính phủ về đảm bảo an toàn hệ thống thông tin theo cấp độ và Thông tư số 12/2022/TT-BTTTT của Bộ Thông tin và Truyền thông. Do đó người dùng có thể yên tâm sử dụng dịch vụ tại BKNS. 

Dịch vụ của BKNS hỗ trợ nhiều tính năng, có giao diện quản lý thân thiện và hỗ trợ 24/7 kịp thời để xử lý và giải đáp cho khách hàng. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp email server chất lượng với chi phí hợp lý, hãy tham khảo ngay tại Cloud Email Server của BKNS.

Tổng kết

Hy vọng bài viết trên BKNS đã giúp bạn có thêm nhiều thông tin về Email Server. Việc sử dụng Email Server giúp doanh nghiệp quản lý email hiệu quả, bảo mật và chuyên nghiệp hơn. Tùy theo nhu cầu, doanh nghiệp có thể lựa chọn phù hợp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp email server chất lượng, hãy cân nhắc BKNS để đảm bảo rằng hệ thống của bạn luôn được duy trì và bảo mật tốt nhất.

Đừng quên theo dõi Website của BKNS để cập nhật các kiến thức hữu ích về VPS nhé! Để được tư vấn về VPS hoặc các dịch vụ mạng liên quan hãy liên hệ đến Website bkns.vn hoặc Fanpage BKNS.VN – Nhà đăng ký tên miền, Hosting, Cloud VPS hoặc hotline 1800 646 884 nhé!