5 Cách tạo email cho doanh nghiệp miễn phí trong 5 phút

Bạn muốn khách hàng nhìn thấy sự chuyên nghiệp ngay từ địa chỉ email liên hệ (ví dụ: lienhe@tencongty.com) thay vì một địa chỉ @gmail.com thiếu tin cậy? Dù bạn là Startup muốn tiết kiệm chi phí hay doanh nghiệp cần sự ổn định tuyệt đối, việc sở hữu email theo tên miền là bước bắt buộc để xây dựng thương hiệu.

Tuy nhiên, giữa “ma trận” các nhà cung cấp email doanh nghiệp như Google, Microsoft hay Zoho, đâu là giải pháp phù hợp nhất với ngân sách của bạn? Bài viết này sẽ hướng dẫn chi tiết cách tạo và đăng ký email doanh nghiệp từ A-Z, so sánh chi phí thực tế và chỉ dẫn kỹ thuật để hệ thống email hoạt động ổn định, tránh rơi vào hòm thư Spam.

Ưu điểm và hạn chế của email doanh nghiệp miễn phí

Email doanh nghiệp miễn phí là lựa chọn phổ biến ở giai đoạn khởi đầu. Tuy nhiên, để sử dụng hiệu quả và tránh rủi ro, bạn cần nhìn rõ cả mặt được và mặt chưa được của giải pháp này.

Ưu điểm của email doanh nghiệp miễn phí

• Tiết kiệm chi phí ban đầu: Email doanh nghiệp miễn phí không phát sinh chi phí thuê dịch vụ, phù hợp với startup, doanh nghiệp mới thành lập hoặc cá nhân kinh doanh nhỏ muốn tối ưu ngân sách giai đoạn đầu.
• Hình ảnh chuyên nghiệp hơn email cá nhân: Việc sử dụng email theo tên miền riêng giúp doanh nghiệp tạo cảm giác uy tín, nghiêm túc hơn khi làm việc với khách hàng, đối tác so với Gmail hay Yahoo cá nhân.
• Triển khai nhanh, dễ sử dụng: Phần lớn email miễn phí được tạo trực tiếp trên hosting, thao tác đơn giản, không yêu cầu kiến thức kỹ thuật phức tạp và có thể sử dụng ngay sau vài phút thiết lập.
• Đáp ứng nhu cầu cơ bản: Với các doanh nghiệp có tần suất gửi nhận email thấp, không yêu cầu lưu trữ lâu dài hoặc gửi email hàng loạt, email miễn phí vẫn đủ dùng trong thời gian đầu.

Hạn chế của email doanh nghiệp miễn phí

• Dung lượng hạn chế: Email doanh nghiệp miễn phí thường có dung lượng thấp, dễ đầy hộp thư, dẫn đến nguy cơ không nhận được email quan trọng nếu không kiểm soát thường xuyên.
• Độ ổn định không cao: Hệ thống email phụ thuộc vào hosting nên khi hosting gặp sự cố, email có thể bị gián đoạn hoặc mất dữ liệu nếu không có cơ chế sao lưu.
• Nguy cơ rơi vào spam: Nếu không cấu hình đầy đủ các bản ghi như MX, SPF, DKIM, email gửi đi rất dễ bị đánh dấu spam, ảnh hưởng trực tiếp đến việc giao tiếp với khách hàng.
• Bảo mật ở mức cơ bản: Email miễn phí thường thiếu các lớp bảo mật nâng cao và sao lưu tự động, gây rủi ro khi xảy ra sự cố hoặc bị tấn công.
• Thiếu hỗ trợ kỹ thuật: Khi phát sinh lỗi, người dùng thường phải tự xử lý do không có đội ngũ hỗ trợ chuyên trách, làm gián đoạn công việc và tốn nhiều thời gian khắc phục.

Cần chuẩn bị gì trước khi lập email doanh nghiệp

Trước khi đi tạo lập email doanh nghiệp bạn cần chuẩn bị đủ 4 mục này để không bị kẹt ở bước xác minh tên miền và cấu hình nhận gửi.

Bạn đã có tên miền chưa

Email doanh nghiệp luôn gắn với tên miền riêng, dạng tenban@tenmien.com. Nếu chưa có, hãy mua tên miền trùng thương hiệu, dễ đọc, dễ nhớ, và bạn chủ động toàn quyền quản lý.

Ai đang quản lý DNS của tên miền

Bạn cần có quyền đăng nhập trang quản trị DNS để chỉnh bản ghi. Khi tạo email theo tên miền, tối thiểu bạn sẽ phải thêm bản ghi MX để nhận thư, và thường cần thêm bản ghi TXT để xác thực người gửi như SPF, DKIM, DMARC. Không có quyền DNS thì gần như không làm tiếp được.

Bạn cần bao nhiêu mailbox và alias

Liệt kê trước để tạo một lần cho gọn. Gợi ý tối thiểu theo phòng ban: sales@, info@, support@, hr@, và admin@.
Nếu muốn nhiều địa chỉ nhưng chỉ quản lý một hộp thư, dùng alias để gom thư về một mailbox chính, tránh tạo quá nhiều tài khoản rời.

Bạn sẽ dùng webmail hay dùng Outlook, Gmail app

Nếu chỉ cần đăng nhập trình duyệt thì dùng webmail là đủ. Nếu dùng Outlook hoặc ứng dụng Mail, ưu tiên IMAP để đồng bộ hai chiều trên nhiều thiết bị. Bạn nên tìm hiểu Hướng dẫn cấu hình email trên Outlook và cách Add email theo tên miền vào Gmail dể quá trình thao tác diễn ra trơn chu

5 Cách đăng ký email doanh nghiệp với tên miền riêng

BKNS sẽ giới thiệu cho bạn 5 cách tạo email doanh nghiệp với tên miền riêng, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, doanh nghiệp startup chưa có quá nhiều chi phí nhưng vẫn cần sự chỉn chu, chuyên nghiệp.

1. Google Workspace

Gmail là nền tảng email rất phổ biến mà cá nhân và doanh nghiệp trên toàn cầu rất ưa chuộng sử dụng. Ngoài tài khoản cá nhân miễn phí, Google còn cung cấp phiên bản dành cho doanh nghiệp thông qua gói Google Workspace với nhiều tính năng nâng cao.

Tuy nhiên, từ tháng 05/2022, Google đã ngừng cung cấp miễn phí G Suite và đổi tên sang Google Workspace. Điều này có nghĩa là người dùng cần chuyển sang dịch vụ email theo tên miền có trả phí của Google Workspace. Dù vậy, bạn vẫn có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí dưới dạng dùng thử và trải nghiệm theo hai cách sau:

Dùng thử Google Workspace miễn phí trong 14 ngày đầu

Trải nghiệm dịch vụ Google Workspace bằng cách đăng ký dùng thử trong vòng 14 ngày theo các bước sau:

B1. Truy cập trang đăng ký Google Workspace và nhấn Get Started để tạo tài khoản.

B2. Nhập các thông tin cơ bản theo hướng dẫn, sau đó chọn Next.

B3. Điền thông tin tài khoản quản trị, bao gồm tên và email hiện tại. Nếu đã có email theo tên miền, hãy nhập vào ô Current email address. Nếu chưa có, bạn có thể dùng email cá nhân và tiếp tục.

B4. Xác nhận rằng doanh nghiệp của bạn có tên miền hay chưa. Nếu đã có, chọn Yes, I Have One I Can Use và nhập tên miền vào ô yêu cầu.

B5. Đặt tên người dùng và mật khẩu cho tài khoản Google Workspace của bạn (mặc định là username@yourdomain.com).

B6. Nhấn Agree And Create Account để hoàn tất.

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn có thể tạo email tên miền miễn phí và sử dụng free trong 14 ngày trước khi quyết định nâng cấp lên gói trả phí.

Đăng ký Google Workspace for Education

Google Workspace for Education là gói dịch vụ miễn phí dành riêng cho các tổ chức giáo dục đáp ứng đủ điều kiện của Google, bao gồm các cấp từ Tiểu học đến Đại học. Nếu trường học hoặc tổ chức giáo dục của bạn thuộc đối tượng này, bạn có thể đăng ký để tạo email doanh nghiệp miễn phí.

B1. Chuẩn bị thông tin cần thiết:

• Tên trường học
• Số lượng học sinh, giáo viên
• Tên miền và địa chỉ trường học
• Thông tin người đăng ký (tên, email, số điện thoại)

B2. Đảm bảo tổ chức của bạn đủ điều kiện theo yêu cầu của Google tại: Google Support

B3. Truy cập trang đăng ký: Google Workspace for Education

B4. Điền thông tin vào mẫu đăng ký và xác minh tên miền.

B5. Nộp đơn xét duyệt với Google.

Sau khi được duyệt, bạn sẽ có thể sử dụng Google Workspace for Education Fundamentals – một phiên bản miễn phí đi kèm các công cụ hỗ trợ giảng dạy và làm việc trực tuyến như Google Meet, Google Classroom, Google Drive, Gmail, Google Docs, Sheets, Slides, Forms…

2. Microsoft Outlook (Microsoft 365 Trial)

Outlook là dịch vụ email doanh nghiệp miễn phí do Microsoft cung cấp. Bạn có thể tạo tài khoản theo định dạng doanhnghiep@outlook.com để sử dụng. Cũng giống với Google Workspace, Microsoft cũng cho phép tạo email doanh nghiệp miễn phí với tên miền riêng thông qua gói dùng thử 1 tháng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết:

Bước 1: Đăng ký tài khoản Microsoft 365 ( dùng thử miễn phí 30 ngày)

Truy cập trang web Microsoft 365 và đăng ký gói Microsoft 365 Business Premium. Nhấn vào nút Try free for one month để bắt đầu dùng thử miễn phí.

Bước 2: Nhập thông tin cá nhân

Điền các thông tin cần thiết như email, tên, số điện thoại doanh nghiệp, tên công ty, quy mô công ty và quốc gia. Sau khi hoàn tất, nhấn Next để tiếp tục.

Bước 3: Đăng nhập vào Outlook

Truy cập https://outlook.live.com/owa/ và đăng nhập bằng tài khoản vừa tạo. Sau đó, nhấn vào biểu tượng App trên thanh menu bên trái và chọn Admin.

Bước 4: Thiết lập tên miền riêng

Tại giao diện Microsoft 365 Admin Center, chọn Set up email with a custom domain. Trình hướng dẫn sẽ giúp bạn cấu hình tên miền. Nhập tên miền của bạn và nhấn Continue để tiếp tục.

Bước 5: Cài đặt DNS

Microsoft sẽ kiểm tra tên miền của bạn và yêu cầu xác minh quyền sở hữu bằng cách thêm thông tin vào cài đặt DNS. Bạn cần:

Truy cập trang quản lý tên miền (tùy thuộc vào nhà cung cấp).

Thêm các bản ghi DNS theo hướng dẫn của Microsoft (MX, CNAME, TXT).

Xác minh cài đặt DNS (có thể mất từ 24-48 giờ).

Bước 6. Hoàn tất thiết lập

Xác minh quyền sở hữu tên miền trong Microsoft 365 (mất khoảng 5-10 phút).

Tạo địa chỉ email mới với tên miền riêng.

Kiểm tra lại cài đặt DNS và hoàn tất quá trình thiết lập.

Sau khi hoàn tất, bạn đã có thể tạo email doanh nghiệp miễn phí trên Outlook với tên miền riêng của mình!

Xem thêm: Microsoft Exchange là gì? Tìm hiểu chi tiết về Microsoft Exchange

3. Zoho Mail

Để tạo email tên miền miễn phí tại Zoho Mail, bạn có thể thực hiện theo các bước dưới đây:

Bước 1: Đăng ký tài khoản Zoho Mail

Để bắt đầu, truy cập trang đăng ký của Zoho Mail tại: https://www.zoho.com/vi/mail/zohomail-pricing.html và đăng ký tài khoản.

Bước 2: Cài đặt và xác thực tên miền riêng

Sau khi đăng ký, Zoho Mail sẽ cung cấp hai lựa chọn:

Nếu đã có tên miền, chọn Add now và nhập địa chỉ tên miền của bạn.

Nếu chưa có tên miền, chọn Buy now để mua ngay từ Zoho Mail.

Bước 3: Tạo tài khoản email quản trị

Sau khi xác thực tên miền thành công, bạn cần tạo tài khoản email dành cho quản trị viên. Nhập tên tài khoản mong muốn và chọn “Tạo” để hoàn tất.

Bước 4: Cấu hình MX, SPF, DKIM cho email tên miền riêng

Để email hoạt động ổn định và tránh rơi vào thư rác, bạn cần thiết lập ba bản ghi quan trọng: MX, SPF, DKIM. Zoho Mail sẽ hướng dẫn bạn từng bước để hoàn thành quá trình này.

Trên đây là hướng dẫn tổng quan các bước tạo email tên miền miễn phí trên Zoho Mail. Ngoài ra bạn có thể theo dõi chi tiết các bước hướng dẫn và thao tác cài đặt tại bài viết hướng dẫn cụ thể mà BKNS đã viết nhé!

4. Lark Suite

Lark Suite không chỉ là một nền tảng email đơn thuần mà là một không gian làm việc số toàn diện (tương tự như Google Workspace). Gói miễn phí (Lark Free) cung cấp hòm thư doanh nghiệp với dung lượng chia sẻ lớn và hỗ trợ lên đến 50 người dùng. Tích hợp chặt chẽ hệ sinh thái ứng dụng văn phòng bao gồm nhắn tin nhóm, tài liệu trực tuyến (Docs), và lịch làm việc.

Phù hợp cho: Các đội ngũ làm nội dung, SEO hoặc quản lý dự án cần một công cụ cộng tác trực tuyến mạnh mẽ kết hợp cùng email liên hệ.

Để tạo email doanh nghiệp (có đuôi tên miền riêng) miễn phí với Lark Suite, bạn cần chuẩn bị sẵn một tên miền (domain) đã thuộc sở hữu của mình. Quá trình thiết lập khá trực quan, chủ yếu thao tác trên hệ thống của Lark và trang quản trị DNS của tên miền.

Dưới đây là các bước chi tiết để bạn cài đặt:

Bước 1: Đăng ký tài khoản và tạo Tổ chức trên Lark

1. Truy cập trang chủ Lark Suite và nhấn Get Started for Free.
2. Đăng ký tài khoản quản trị bằng email cá nhân hoặc số điện thoại của bạn.
3. Thiết lập Tổ chức (Organization): Nhập tên doanh nghiệp hoặc dự án của bạn. Lark sẽ tạo ra một không gian làm việc độc lập cho tổ chức này.

Bước 2: Kích hoạt Lark Mail

1. Đăng nhập vào Lark, truy cập Admin Console (Bảng điều khiển quản trị viên – thường có biểu tượng hình bánh răng ở góc dưới cùng bên trái của ứng dụng hoặc trên trình duyệt web).
2. Trong menu bên trái, điều hướng đến mục Product > Lark Mail (hoặc Mail).
3. Nhấn Set up Lark Mail (Thiết lập Lark Mail) để bắt đầu quá trình liên kết tên miền.

Bước 3: Xác minh tên miền (Domain Verification)

Lark cần xác nhận bạn là chủ sở hữu hợp pháp của tên miền.

1. Nhập tên miền bạn muốn sử dụng làm email (ví dụ: tencongty.com).
2. Lark sẽ cung cấp cho bạn một bản ghi DNS (thường là bản ghi TXT).
3. Đăng nhập vào hệ thống quản lý DNS của nhà cung cấp tên miền bạn đang sử dụng (ví dụ như Tenten, NameSilo, Name.com, hoặc Squarespace).
4. Tạo một bản ghi TXT mới và dán giá trị mà Lark cung cấp vào. Lưu lại và quay về Lark để nhấn Verify (Xác minh). Lưu ý: Quá trình cập nhật DNS toàn cầu có thể mất từ vài phút đến vài giờ.

Bước 4: Cấu hình bản ghi MX (Nhận email)

Sau khi xác minh thành công, bạn cần trỏ luồng email về máy chủ của Lark.

1. Trên giao diện Lark Mail, hệ thống sẽ cung cấp cho bạn các bản ghi MX (Mail Exchange).
2. Quay lại trang quản lý DNS của tên miền. Hãy nhớ xóa các bản ghi MX cũ (nếu có) để tránh xung đột.
3. Thêm các bản ghi MX mới theo đúng thông số (Hostname, Value, Priority) mà Lark yêu cầu.
4. Trở lại trang cài đặt Lark và nhấn Verify để hệ thống kiểm tra luồng nhận thư.

Bước 5: Cấu hình SPF, DKIM và DMARC

Để email gửi đi không bị rơi vào hộp thư rác (spam) của đối tác và duy trì sức khỏe tổng thể cho domain đặc biệt quan trọng nếu bạn làm SEO và muốn tối ưu hóa tỷ lệ chuyển đổi bạn nên thiết lập thêm các thông số bảo mật này:

• Thêm các bản ghi SPF (bản ghi TXT) và DKIM (bản ghi CNAME hoặc TXT) do Lark cung cấp vào trang quản lý DNS của tên miền tương tự như các bước trên.

Bước 6: Tạo tài khoản email cho nhân sự

1. Trong Admin Console, đi tới mục Organization > Members and Departments.
2. Khi thêm thành viên mới hoặc chỉnh sửa thông tin thành viên hiện tại, bạn sẽ có tùy chọn gán trực tiếp một địa chỉ email doanh nghiệp cho họ (ví dụ: lienhe@tencongty.com).
3. Thành viên đó có thể sử dụng ứng dụng Lark (trên máy tính hoặc điện thoại) để gửi và nhận email một cách bình thường.

5. Đăng ký email doanh nghiệp chuyên nghiệp từ BKNS

Mặc dù có lợi ích lớn là tiết kiệm về chi phí, nhưng việc sử dụng email miễn phí sẽ chỉ có tác dụng trong 1 khoảng thời gian nhất định. Và vì là gói dịch vụ miễn phí, do đó người dùng không thể trải nghiệm và sử dụng đầy đủ các tính năng được tích hợp như các gói trả phí khác được. Để khắc phục được những hạn chế đó, việc sử dụng dịch vụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp tại BKNS là lựa chọn tối ưu dành cho các doanh nghiệp với 2 gói dịch vụ chính.

Email Hosting – Giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp nhỏ và vừa

Gói Email Hosting tại BKNS là dịch vụ cho phép người dùng thuê một máy chủ Email với hệ thống hoàn chỉnh, tích hợp các tính năng nâng cao. Hệ thống Email Hosting sẽ giúp người dùng có thể kiểm soát tốt email của mình, giảm spam và rò rỉ dữ liệu, đồng thời tăng cường trải nghiệm khi sử dụng email.

Các gói dịch vụ Email Hosting tại BKNS đảm bảo tỷ lệ email vào inbox, hỗ trợ chống spam và virus hiệu quả, là giải pháp email lý tưởng dành cho tất cả các doanh nghiệp.

Chỉ với chi phí từ 42.750đ/tháng, bạn hoàn toàn có thể nhận được những lợi ích to lớn như:

Dung lượng lưu trữ lớn: Bạn có thể lưu trữ hàng nghìn email trên máy chủ trong dài hạn, giúp bạn dễ dàng truy cập và quản lý email có hệ thống, không lo tình trạng mất thông tin.

Bảo mật cao: Tích hợp chứng chỉ SSL miễn phí, chống spam và virus, các tính năng bảo mật hiện đại để nhằm bảo vệ dữ liệu quan trọng của doanh nghiệp.

Dễ dàng sử dụng: Giao diện quản lý thân thiện, có thể tích hợp với nhiều ứng dụng email phổ biến như Outlook, Gmail, người dùng có thể dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu.

Hỗ trợ kỹ thuật 24/7: BKNS cam kết hỗ trợ khách hàng trong mọi tình huống, có đầy đủ tài liệu hướng dẫn để khách hàng đăng ký và giải quyết các vấn đề phát sinh trong thời gian sớm nhất.

Chi phí hợp lý: Giá chỉ từ 42.750đ/tháng, phù hợp với ngân sách doanh nghiệp trong lâu dài và doanh nghiệp cũng hoàn toàn có thể nâng cấp gói nếu cần thiết. BKNS cũng có rất nhiều chương trình khuyến mãi cho khách hàng để lựa chọn.

ĐĂNG KÝ EMAIL HOSTING

Cloud Email Server – Giải pháp mạnh mẽ cho doanh nghiệp lớn

Email Server là hệ thống máy chủ được cấu hình riêng dành cho việc sử dụng email chuyên nghiệp. Đây sẽ là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp lớn, có hệ thống khách hàng và nhân viên nội bộ lớn, cần sử dụng một máy chủ email riêng để quản lý và sử dụng.

Email Server cũng có những lợi ích gần tương tự với Email Hosting, nhưng ở quy mô rộng hơn và nâng cao hơn:

Hiệu suất cao, uptime 99%: Hệ thống máy chủ mạnh mẽ, đảm bảo email hoạt động liên tục.

Không giới hạn số lượng người dùng: Thích hợp cho doanh nghiệp có nhiều nhân viên, giúp quản lý email hiệu quả.

Bảo mật và sao lưu dữ liệu: Chống spam, virus, hỗ trợ mã hóa dữ liệu, đảm bảo an toàn thông tin.

Dễ dàng mở rộng: Linh hoạt nâng cấp dung lượng khi doanh nghiệp phát triển.

Quản trị linh hoạt: Bảng điều khiển trực quan, dễ sử dụng.

Chi phí tối ưu: Giá chỉ từ 239.000 VNĐ/tháng, tiết kiệm hơn so với các giải pháp email doanh nghiệp nước ngoài.

ĐĂNG KÝ EMAIL SERVER

Cấu hình MX, SPF, DKIM, DMARC để email doanh nghiệp ổn định

Sau khi tạo email doanh nghiệp theo tên miền, bạn cần cấu hình DNS tối thiểu để mail công ty nhận thư đúng và gửi ra uy tín.

MX giúp nhận email theo tên miền

MX record quyết định thư gửi tới hộp thư doanh nghiệp của bạn sẽ đi về hệ thống nào. Nếu MX sai hoặc còn MX cũ, bạn sẽ gặp lỗi gửi được nhưng không nhận được.

SPF xác nhận nguồn gửi hợp lệ

SPF record là bản ghi TXT khai báo các máy chủ được phép gửi email thay mặt tên miền. Thiếu SPF hoặc cấu hình sai là lý do phổ biến khiến email doanh nghiệp dễ vào spam.

DKIM ký số để tăng độ tin cậy

DKIM giúp xác minh email không bị sửa nội dung trên đường truyền. Khi DKIM hoạt động, độ tin cậy của email công ty thường tốt hơn.

DMARC đặt chính sách chống giả mạo

DMARC hướng dẫn hệ thống nhận thư cách xử lý email giả mạo. Cách làm an toàn là bắt đầu ở chế độ giám sát, sau đó mới tăng mức chặn khi SPF và DKIM đã ổn định.

Checklist tối thiểu bạn nên đạt

Bạn coi như hoàn tất khi đáp ứng đủ 4 điều sau

• MX trỏ đúng nhà cung cấp email và không còn MX dư thừa
• SPF chỉ có một bản ghi và bao phủ đủ các nguồn gửi
• DKIM bật và xác nhận trạng thái hoạt động trong hệ thống
• DMARC có bản ghi hợp lệ và đang chạy chế độ giám sát trước khi siết chặt.

Mẫu cấu hình cơ bản để gửi/nhận ổn định và cách kiểm tra

Quan trọng: bạn nên dùng đúng giá trị do nhà cung cấp email hiển thị trong trang quản trị của họ. Phần dưới đây là “mẫu phổ biến” để bạn dễ hình dung và đối chiếu.

MX (nhận email)

• Nguyên tắc: MX phải trỏ về đúng nhà cung cấp email bạn chọn và không để MX cũ còn tồn tại.
• Sau khi thêm MX, hãy đợi hệ thống cập nhật rồi mới test gửi/nhận.

SPF (xác nhận nguồn gửi)

• Nguyên tắc: chỉ nên có 1 dòng SPF cho mỗi tên miền. Nếu đã có SPF, hãy chỉnh dòng cũ để thêm nguồn gửi mới, đừng tạo dòng thứ 2.

Mẫu SPF thường gặp:

Google Workspace (chỉ dùng Google để gửi):
v=spf1 include:_spf.google.com ~all

Microsoft 365 (chỉ dùng Microsoft để gửi):
v=spf1 include:spf.protection.outlook.com -all

Zoho Mail (chỉ dùng Zoho để gửi):
v=spf1 include:zoho.com -all

DKIM (tăng độ tin cậy khi gửi)

• DKIM không có “mẫu chung” để copy 100%, vì hệ thống sẽ tạo khóa riêng cho tên miền của bạn.
• Bạn vào trang quản trị email → bật DKIM → hệ thống sẽ đưa 2 thứ: Tên record (thường dạng something._domainkey) và giá trị (một chuỗi dài).
• Thêm đúng TXT record theo hướng dẫn → quay lại trang quản trị để bấm “Verify/Check”.

DMARC (chống giả mạo)

Nếu bạn chưa rành, hãy bắt đầu bằng chế độ theo dõi để xem báo cáo, sau đó mới siết chặt.

Mẫu DMARC an toàn để bắt đầu (theo dõi):

Host/Name: _dmarc
Type: TXT
Value: v=DMARC1; p=none; rua=mailto:dmarc@tenmiencuaban.com

Bạn có thể tạo thêm một hộp thư dmarc@tenmiencuaban.com để nhận báo cáo (hoặc dùng email bạn đang quản lý).

Cách tự kiểm tra sau khi thêm record

• Kiểm tra MX: tìm “MX lookup” và nhập tên miền (ví dụ: tenmien.com) → xem MX đã trỏ đúng chưa.
• Kiểm tra SPF: tìm “TXT lookup” → xem có dòng bắt đầu bằng v=spf1 không.
• Kiểm tra DMARC: TXT lookup cho _dmarc.tenmien.com → xem có trả về đúng dòng DMARC không.
• Kiểm tra DKIM: TXT lookup theo đúng tên record DKIM mà nhà cung cấp đưa (ví dụ: xxx._domainkey.tenmien.com)..

Lưu ý khi tạo email doanh nghiệp miễn phí

• Không nhầm lẫn giữa miễn phí và giải pháp lâu dài: Email doanh nghiệp miễn phí chỉ phù hợp cho giai đoạn khởi đầu hoặc thử nghiệm. Khi email bắt đầu được dùng để giao tiếp với khách hàng, gửi báo giá hay hợp đồng, việc tiếp tục dùng miễn phí sẽ tiềm ẩn nhiều rủi ro về ổn định và uy tín.
• Cấu hình đầy đủ các bản ghi DNS cần thiết: Khi tạo email doanh nghiệp miễn phí, bạn cần kiểm tra và cấu hình đúng MX, SPF và DKIM. Đây là yếu tố quyết định khả năng email vào inbox hay bị đánh dấu spam, nhưng lại thường bị người dùng bỏ qua.
• Theo dõi dung lượng hộp thư thường xuyên: Email miễn phí thường có dung lượng thấp. Nếu hộp thư bị đầy, email mới có thể không được nhận mà không có cảnh báo rõ ràng, dẫn đến việc bỏ lỡ thông tin quan trọng.
• Tránh dùng email miễn phí cho các hoạt động quan trọng: Email doanh nghiệp miễn phí không phù hợp để gửi báo giá, hợp đồng, email pháp lý hoặc chăm sóc khách hàng thường xuyên vì chỉ cần xảy ra lỗi hoặc vào spam là có thể gây mất khách và ảnh hưởng uy tín.
• Chủ động sao lưu dữ liệu email: Phần lớn email miễn phí không có tính năng sao lưu tự động. Doanh nghiệp nên tải email quan trọng về máy hoặc lưu trữ file đính kèm ở nơi khác để tránh mất dữ liệu khi có sự cố.
• Xem xét khả năng hỗ trợ kỹ thuật trước khi sử dụng: Khi email gặp lỗi, các dịch vụ miễn phí thường không có đội ngũ hỗ trợ chuyên trách. Việc tự xử lý có thể khiến công việc bị gián đoạn kéo dài nếu bạn không rành kỹ thuật.
• Chuẩn bị sẵn phương án nâng cấp: Ngay từ khi dùng email miễn phí, bạn nên xác định thời điểm cần chuyển đổi, tìm hiểu trước các gói email doanh nghiệp trả phí phù hợp với quy mô và ngân sách, đảm bảo quá trình chuyển đổi sau này diễn ra liền mạch, không làm mất dữ liệu hay gián đoạn hoạt động.

Hướng dẫn cài đặt email doanh nghiệp lên điện thoại (iPhone/Android)

Sau khi tạo email doanh nghiệp thành công, nhu cầu lớn nhất là check mail mọi lúc mọi nơi. Khác với Gmail thông thường, để cài đặt email tên miền riêng lên điện thoại, bạn cần chọn giao thức IMAP (để đồng bộ thư trên mọi thiết bị) thay vì POP3.

Các thông số chung cần nhớ khi cài đặt:

• Username: Nhập đầy đủ địa chỉ email (ví dụ: nhanvien@tencongty.com)
• Incoming Server (Máy chủ thư đến): Thường là mail.tencongty.com (hoặc theo thông tin nhà cung cấp gửi).
• Outgoing Server (Máy chủ thư đi): Tương tự máy chủ thư đến.
• Cổng (Port): Sử dụng cổng 993 (cho SSL) để bảo mật dữ liệu tốt nhất.

Câu hỏi thường gặp khi tạo email theo tên miền

Tôi dùng bản miễn phí, sau này chuyển sang trả phí có mất dữ liệu không?

Hoàn toàn không. Bạn có thể nâng cấp hoặc chuyển đổi dữ liệu (migrate) từ hệ thống này sang hệ thống khác. Tuy nhiên, việc này cần chút kiến thức kỹ thuật. BKNS luôn hỗ trợ khách hàng chuyển dữ liệu miễn phí khi đăng ký dịch vụ.

Tại sao tạo email xong nhưng gửi thư lại vào Spam?

Rất nhiều chủ doanh nghiệp sau khi đăng ký email doanh nghiệp thành công thường gặp tình trạng: Gửi thư cho đối tác nhưng họ không nhận được, hoặc thư nằm gọn trong mục Spam/Junk.

Nguyên nhân không nằm ở nhà cung cấp, mà nằm ở việc cấu hình xác thực tên miền chưa đầy đủ. Để email của bạn có độ tin cậy cao (Trust rate) đối với các bộ lọc của Google hay Microsoft, bạn bắt buộc phải cấu hình đủ “chìa khóa” bảo mật như trên. Đội ngũ kỹ thuật của BKNS luôn hỗ trợ khách hàng thiết lập sẵn các thông số này khi đăng ký dịch vụ:

Email miễn phí gửi được bao nhiêu thư một ngày?

Các dịch vụ miễn phí thường giới hạn số lượng gửi rất chặt (ví dụ Zoho Free chỉ cho gửi khoảng 50 email/ngày). Nếu bạn cần gửi báo giá cho hàng trăm khách hàng, bản miễn phí sẽ không đáp ứng được.

Nếu bạn vẫn còn băn khoăn về email doanh nghiệp là gì và tại sao cần thiết lập ngay từ đầu, hãy nhớ rằng đây là một bước quan trọng giúp nâng cao uy tín, bảo mật thông tin và tối ưu hiệu suất làm việc đặc biệt khi doanh nghiệp bắt đầu mở rộng quy mô giao tiếp với khách hàng và đối tác. Việc sử dụng email doanh nghiệp là một bước quan trọng giúp nâng cao uy tín, bảo mật thông tin và tối ưu hiệu suất làm việc của doanh nghiệp. Nếu bạn muốn có một giải pháp email chuyên nghiệp, bảo mật cao và dễ dàng quản lý, hãy lựa chọn dịch vụ Email Hosting hoặc Email Server từ BKNS.

Hãy truy cập ngay BKNS.vn để đăng ký và trải nghiệm dịch vụ email doanh nghiệp chuyên nghiệp ngay hôm nay.

ID: 127123 hay 646 884