Thịnh Văn Hạnh Bạn vừa soạn xong một email quan trọng, nhưng lại chần chừ ở bước cuối cùng: Nên đặt địa chỉ email của sếp và các phòng ban liên quan vào ô CC hay BCC? Nếu bạn đang bối rối, đừng lo lắng, bạn không hề đơn độc.
Việc không hiểu rõ CC và BCC email là gì không chỉ khiến bạn trông thiếu chuyên nghiệp trong mắt đồng nghiệp, mà đôi khi còn dẫn đến những “thảm họa” rò rỉ dữ liệu khách hàng hoặc gây phiền toái vì làm rác hộp thư của người khác. Cùng BKNS đi sâu vào khái niệm, cách phân biệt và nắm trọn bộ quy tắc gửi email (email etiquette) chuẩn nơi công sở qua bài viết dưới đây.
Tóm Tắt Bài Viết
CC trong email là gì?
CC là viết tắt của cụm từ Carbon Copy (nghĩa là tạo ra các bản sao giấy than). Trong thời đại số, carbon copy là gì? Đó là tính năng giúp bạn gửi thêm một bản sao của email cho những người khác ngoài người nhận chính (trường To).
Đặc điểm cốt lõi của CC là tính minh bạch. Khi sử dụng CC, bạn đang gửi email công khai. Tất cả những người có mặt trong trường To và trường CC đều nhìn thấy địa chỉ email của nhau và biết rõ những ai đang cùng tham gia vào luồng thông tin này.
BCC email là gì?
BCC là viết tắt của Blind Carbon Copy (bản sao than ẩn danh). Chức năng này cũng là cách gửi email cho nhiều người cùng lúc, nhưng điểm khác biệt lớn nhất nằm ở chữ “Blind” (Ẩn).
Khi bạn thêm ai đó vào trường BCC, những người nhận khác (bao gồm cả To và CC) sẽ hoàn toàn không biết đến sự tồn tại của người nằm trong danh sách BCC. Nói cách khác, blind carbon copy là gì? Đó là công cụ tuyệt vời để bảo mật thông tin email và tôn trọng quyền riêng tư của danh sách người nhận.
Phân biệt To, CC và BCC trong email
Để hiểu rõ hơn sự khác biệt giữa To CC BCC trong email, bạn có thể tham khảo bảng tổng hợp nhanh dưới đây để biết chính xác khi nào nên sử dụng tính năng nào:
| Tiêu chí | TO (Người nhận chính) | CC (Đồng gửi công khai) | BCC (Đồng gửi ẩn danh) |
|---|---|---|---|
| Vai trò của người nhận | Là người trực tiếp xử lý công việc và bắt buộc phải phản hồi. | Chỉ cần theo dõi tiến độ công việc, không bắt buộc phải phản hồi. | Chỉ cần nắm thông tin một cách thầm lặng, không bắt buộc phản hồi. |
| Tính minh bạch (Ai thấy ai?) | Tất cả mọi người đều thấy. | Tất cả mọi người đều thấy. | Không ai thấy ai (chỉ duy nhất người gửi biết ai nằm trong danh sách BCC). |
| Ứng dụng thực tế | Gửi yêu cầu công việc, trao đổi trực tiếp với khách hàng/đối tác. | Gửi kèm cho Quản lý (để báo cáo), gửi cho các phòng ban liên quan để phối hợp. | Gửi email marketing, thông báo bản tin nội bộ cho hàng trăm người cùng lúc. |
Quy tắc gửi email (Email Etiquette)
Biết định nghĩa là chưa đủ, dưới đây là những quy tắc gửi email sống còn tại chốn công sở mà bạn cần nằm lòng để tránh rước họa vào thân.
Thảm họa mang tên “Reply All” (Trả lời tất cả)
Rất nhiều người dùng sai CC khi gửi thông báo chung cho toàn công ty. Lỗi lớn nhất xảy ra khi một người trong danh sách CC vô tình bấm Reply All (Trả lời tất cả). Ngay lập tức, câu trả lời đó sẽ dội bom vào hộp thư của hàng chục người khác, tạo ra một chuỗi email rác khổng lồ. Giải pháp: Nếu bạn chỉ muốn thông báo một chiều, hãy bỏ tất cả vào BCC.
Nghệ thuật “CC Sếp”
CC sếp vào email là cách bảo vệ bản thân (ghi nhận bạn đã làm việc) và giữ cho cấp trên được cập nhật tiến độ (Keep in the loop). Tuy nhiên, đừng lạm dụng CC sếp trong mọi email lặt vặt nội bộ, điều này sẽ khiến sếp bị “ngập lụt” hộp thư và đánh giá bạn thiếu khả năng tự quyết định.
Giới hạn kỹ thuật của BCC mà bạn nên biết
Nhiều người dùng BCC để gửi email marketing cho hàng ngàn người. Tuy nhiên, các nhà cung cấp như Gmail giới hạn gửi khoảng 500 email/ngày. Nếu bạn tống quá nhiều địa chỉ vào ô BCC, tài khoản của bạn rất dễ bị khóa hoặc đánh dấu là Spam. Đối với số lượng lớn, bạn nên sử dụng dịch vụ Email Doanh nghiệp chuyên dụng.
Hướng dẫn cách dùng CC và BCC trên Gmail nhanh chóng
Thay vì các bước phức tạp, thao tác bật CC/BCC trên các nền tảng email như Gmail hay Outlook đều vô cùng đơn giản chỉ với 3 thao tác:
- Bước 1: Đăng nhập Gmail và nhấn chọn nút Soạn thư mới.
- Bước 2: Nhìn vào góc phải của dòng “Đến” (To), bạn sẽ thấy chữ Cc và Bcc. Click vào tùy chọn bạn muốn (hoặc dùng phím tắt Ctrl + Shift + C cho CC và Ctrl + Shift + B cho BCC).
- Bước 3: Nhập địa chỉ email người nhận vào các ô tương ứng, điền tiêu đề, nội dung và nhấn Gửi. Mẹo nhỏ: Bạn hoàn toàn có thể sử dụng đồng thời cả 3 trường To, CC và BCC trong cùng một email.
luôn được đặt góc phải trên cùng trong hộp thoại soạn thư của hầu hết các nền tảng email.
Hy vọng qua bài phân tích chuyên sâu này của BKNS, bạn không chỉ trả lời được câu hỏi CC và BCC email là gì, mà còn bỏ túi cho mình nghệ thuật giao tiếp chuẩn công sở. Hãy áp dụng ngay vào email tiếp theo của bạn nhé!
Theo dõi trên
