Cách đặt tên Gmail cá nhân chuyên nghiệp, dễ nhớ, ít trùng

Thịnh Văn Hạnh 26/12/2025 3823 Lượt xem Chia sẻ bài viết

Trong bối cảnh chuyển đổi số diễn ra mạnh mẽ, email gần như đã trở thành kênh liên lạc bắt buộc đối với cả cá nhân lẫn doanh nghiệp. Một địa chỉ email được đặt tên bài bản không chỉ giúp bạn tạo thiện cảm ngay từ lần đầu tiếp xúc, mà còn góp phần thể hiện sự uy tín, chuyên nghiệp và hỗ trợ trao đổi công việc rõ ràng, hiệu quả hơn.

Nội dung dưới đây sẽ làm rõ vì sao việc đặt tên email chuyên nghiệp lại quan trọng, đồng thời gợi ý các nguyên tắc đơn giản để bạn tạo được một địa chỉ email phù hợp với mục tiêu và lĩnh vực đang theo đuổi. Dưới đây là 3 cách đặt tên địa chỉ email cá nhân chuyên nghiệp mà BKNS gợi ý cho bạn. Tham khảo ngay nhé!

Tóm Tắt Bài Viết

Các thành phần tạo nên một email chuyên nghiệp
6 quy tắc đặt tên Gmail cá nhân chuyên nghiệp
Khi trùng tên Gmail:
Tạo địa chỉ đặc biệt để hiển thị trên trang web của bạn
Sử dụng một hình thức tiêu chuẩn của email: Tránh nickname và số
Luôn luôn sử dụng tên miền riêng của bạn khi lập địa chỉ email
Lợi ích của việc sử dụng tên miền riêng

Các thành phần tạo nên một email chuyên nghiệp

Trước hết, hãy nắm rõ cấu trúc cơ bản của một địa chỉ email. Dù bạn dùng cho mục đích cá nhân hay doanh nghiệp, một email tiêu chuẩn luôn gồm 3 phần chính:

Tên (phần trước @): Đây là phần bạn có thể tự đặt theo nhu cầu, có thể là tên cá nhân, tên bộ phận hoặc thương hiệu.
Ký hiệu “@”: Dấu “@” là quy ước bắt buộc và luôn giữ cố định trong mọi địa chỉ email.
Tên miền (phần sau @): Thường là tên miền của nhà cung cấp dịch vụ như gmail.com, outlook.com… Ngoài ra, bạn có thể dùng tên miền riêng cho cá nhân hoặc doanh nghiệp để tăng tính chuyên nghiệp và giúp địa chỉ email mang dấu ấn riêng hơn.

Các thành phần tạo nên một email chuyên nghiệp

6 quy tắc đặt tên Gmail cá nhân chuyên nghiệp

Quy tắc 1: Ưu tiên họ tên thật, viết thường, không dấu

Ví dụ: nguyenvana…@gmail.com

Quy tắc 2: Chỉ dùng ký tự đơn giản

Gmail cho phép dấu chấm, nhưng vẫn nên tối giản để tránh nhầm lẫn khi đọc miệng.

Quy tắc 3: Tránh số vô nghĩa

Nếu bắt buộc có số, dùng số có ý nghĩa “nhẹ” (ví dụ 01, 02 cho phiên bản), tránh kiểu 1996, 12345.

Quy tắc 4: Không dùng nickname gây “mất điểm”

badboy, girlxinh, cute, abcxyz, proplayer… là nhóm gây mất thiện cảm nhất trong bối cảnh công việc.

Quy tắc 5: Đừng nhồi quá nhiều từ

Tên càng dài càng dễ sai khi người khác gõ lại.

Quy tắc 6: Chọn 1 quy chuẩn rồi giữ nhất quán

Khi bạn dùng CV, LinkedIn, chữ ký mail, hồ sơ khách hàng… hãy đồng bộ một format để tăng nhận diện.

Quy tắc đặt tên Gmail cá nhân chuyên nghiệp

Khi trùng tên Gmail:

Nếu bạn có thương hiệu cá nhân: thêm brand short: diep.ngo.bk (ví dụ)

Thêm chữ cái đầu tên đệm: diepna
Thêm ngành/nghề: diep.ngo.design, …marketing
Thêm vai trò: …pm, …sales, …hr (chỉ khi đúng)
Thêm từ khóa “work / cv / contact”
Đảo thứ tự họ tên: diepngo
Viết tắt có kiểm soát: ngoandiep → ngoadiep (đừng quá khó đọc)
Thêm địa danh ngắn (nếu phù hợp thương hiệu cá nhân): …hanoi, …hcm
Thêm số tối giản (01/02) nếu buộc phải dùng

Tạo địa chỉ đặc biệt để hiển thị trên trang web của bạn

Nếu bạn làm cá nhân, nhu cầu chính là trao đổi công việc và gửi hồ sơ, Gmail vẫn ổn. Bạn nên chuyển sang email theo tên miền riêng khi rơi vào 1 trong các tình huống sau:

Bạn giao tiếp thường xuyên với khách hàng, đối tác và cần tăng độ tin cậy
Bạn có team và cần quản trị, phân quyền, thu hồi tài khoản khi nhân sự nghỉ
Bạn muốn đồng bộ thương hiệu trên website, hóa đơn, chữ ký email, kênh bán hàng
Bạn cần email theo phòng ban như sales, support, hr

Sử dụng một hình thức tiêu chuẩn của email: Tránh nickname và số

Một thành phần quan trọng trong cách lập địa chỉ email nữa là tên người dùng. Chẳng hạn như là: tên bạn là Thùy Vân thì email của bạn nên đặt là thuyvan@gmail.com
Tên người dùng đơn giản sẽ tạo cảm giác chuyên nghiệp hơn là badboy1994 hay girlxinh1996. Tuy nhiên, trên thực tế đặt như nào để tạo khác biệt cho tên của bạn khi có rất nhiều người trùng tên với bạn. Thì rất đơn giản, bạn cần có sự kết hợp của tên và chữ cái đầu cũng tạo ra 1 sự đặc biệt hoàn toàn:

Chẳng hạn như là:

Ví dụ: tên bạn là Ngô Anh Điệp
Họ và tên (đầu tiên và cuối cùng) – Diepngo@YourDomain.com
Chỉ tên – Diep@YourDomain.com
Tên và chữ cái viết tắt đầu của tên – Diepna@YourDomain.com
Một tên chung: Support@YourDomain.com hoặc Info@YourDomain.com

Địa chỉ email cũng như là 1 phần công việc. Khi bạn tạo ra 1 email chuyên nghiệp, bạn có thể lựa chọn tên đầy đủ tên và họ xuất hiện bên cạnh trong bài viết như là hình dưới đây:

Luôn luôn sử dụng tên miền riêng của bạn khi lập địa chỉ email

Với mục đích để lại ấn tượng tốt với địa chỉ email, việc đầu tiên bạn cần làm là mua tên miền riêng cho doanh nghiệp của bạn.

Chẳng hạn như là sử dụng: ban@tenmiencuaban thay vì sử dụng tenban@gmail.com

Lợi ích của việc sử dụng tên miền riêng

Luôn chủ động kiểm soát nội dung email gửi đi và nhận về của nhân viên đáp ứng nhu cầu bảo mật thông tin nội bộ cho doanh nghiệp
Người dùng chỉ cần sử dụng tính năng tích hợp webmail để có khả năng truy cập email bất cứ nơi nào, chỉ cần có trình duyệt web trên máy tính xách tay. Thậm chí trên điện thoại di động của bạn
Những tính năng hữu ích được tích hợp như là chuyển tiếp email, tự động trả lời, chặn địa chỉ email là, chống spam… cho email công ty để giúp bạn cảm thấy thoải mái khi sử dụng.
Điều chỉnh thay đổi, thêm, xoá, thay đổi password các email doanh nghiệp khi có sự thay đổi nhân sự trong doanh nghiệp
Tính linh hoạt và dễ dàng khi sử dụng Outlook Express, Outlook hay thậm chỉ chỉ với trình duyệt web

Bài viết trên, BKNS đã cung cấp cho bạn 3 cách đặt tên email chuyên nghiệp. Hy vọng qua bài viết trên bạn có thể lựa chọn được tên email phù hợp cho doanh nghiệp của mình. Nếu bạn còn thắc mắc gì xin hãy liên hệ với chúng tôi để được giải đáp nhanh nhất.

Và đừng quên, nếu bạn có nhu cầu thuê Email Hosting hãy ghé thăm BKNS qua Website, Fanpage BKNS – Nhà đăng ký tên miền, Hosting, Cloud VPS uy tín hoặc Hotline 1800.646.884 (Miễn phí cước gọi) để nhận sự hỗ trợ tận tình nhất.

cước gọi) để nhận sự hỗ trợ tận tình nhất.