Cách cài đặt Email trên outlook office 365 đơn giản nhất 2026

Office 365 không còn xa lạ với nhiều người xong không phải ai cũng hiểu chính xác về nó cũng như biết cách cài đặt email trên outlook 365. Bài viết dưới đây, BKNS sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt email trên outlook office 365 siêu đơn giản. Bạn hoàn toàn có thể tự làm.

Trong quá trình làm việc và quản lý thông tin, Email trên Outlook Office 365 là công cụ không thể thiếu đối với cá nhân và doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách cài đặt email trên Outlook đúng chuẩn và nhanh chóng, đặc biệt với những cập nhật mới nhất trong năm 2026.

Bài viết dưới đây của BKNS sẽ hướng dẫn bạn cách cài đặt Email trên Outlook Office 365 đơn giản nhất, chi tiết từng bước, dễ thực hiện kể cả với người mới, giúp bạn sử dụng email ổn định, bảo mật và hiệu quả ngay từ lần đầu thiết lập.

Email Office 365 Là Gì?

Email Office 365 (nay được gọi là Microsoft 365) là dịch vụ email doanh nghiệp do Microsoft cung cấp, cho phép người dùng gửi – nhận email với tên miền riêng (ví dụ: tenban@congty.com) trên nền tảng Outlook.

Dịch vụ này không chỉ đơn thuần là email mà còn tích hợp nhiều công cụ làm việc chuyên nghiệp như lịch (Calendar), danh bạ (Contacts), lưu trữ đám mây OneDrive và các ứng dụng Office quen thuộc (Word, Excel, PowerPoint).

Chuẩn bị trước khi cài đặt email office 365

Để quá trình cài đặt email Office 365 trên Outlook diễn ra nhanh chóng, không phát sinh lỗi, người dùng cần chuẩn bị đầy đủ các thông tin và điều kiện cần thiết dưới đây. Việc chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp Outlook tự động cấu hình chính xác và hạn chế tối đa lỗi đăng nhập, đồng bộ.

Tài khoản Email Office 365 đã được kích hoạt

• Email phải được tạo và gán license trên Microsoft 365
• Đăng nhập thử email trên web (outlook.com) để đảm bảo tài khoản hoạt động

Thông tin đăng nhập chính xác

• Địa chỉ email đầy đủ (ví dụ: tenban@tencongty.com)
• Mật khẩu hiện tại
• Nếu bật bảo mật 2 lớp, cần mật khẩu ứng dụng (App Password)

Máy tính và kết nối Internet ổn định

• Kết nối mạng không bị chặn cổng mail
• Tránh dùng mạng nội bộ có firewall quá nghiêm ngặt

Phiên bản Outlook phù hợp

• Nên sử dụng Microsoft Outlook thuộc bộ Office 365 hoặc Outlook 2021 trở lên
• Cập nhật Outlook lên phiên bản mới nhất để tránh lỗi cấu hình

Kiểm tra ngày giờ hệ thống

• Đảm bảo ngày giờ trên máy tính chính xác
• Tránh lỗi chứng chỉ bảo mật khi kết nối máy chủ email

Tắt tạm phần mềm diệt virus (nếu cần)

• Một số antivirus có thể chặn Outlook kết nối server
• Chỉ tắt tạm trong quá trình cài đặt, bật lại sau khi hoàn tất

Chuẩn bị dung lượng ổ cứng

• Ổ đĩa cài Outlook cần đủ dung lượng trống
• Đặc biệt quan trọng với hộp thư có nhiều email

Hướng dẫn cài đặt email trên outlook office 365

Bước 1: Mở phần mềm Outlook trên máy tính, đăng nhập outlook 365

Mở phần mềm, đăng nhập outlook và kích chọn vào mục File và chọn Add Acount

Bạn nhập tên tài khoản email vào cửa sổ hiện lên và tích vào “Let me setup my account manually” và chọn Connect

Bước 2: Cấu hình tài khoản email outlook 365

Tại đây các bạn chọn giao thức IMAP hoặc POP

Bước 3: Khai báo thông tin Server Email

Tiếp theo sẽ cần khai báo thông tin server email và các port cần thiết để cài đặt. Để xác định thông tin này các bạn có thể tham khảo tại bài viết dưới đây.

 

Sau khi điền xong các thông số, các bạn nhấn Next để tiếp tục

Tại đây, các bạn điền thông tin mật khẩu

Sau khi xác thực mật khẩu thành công thì các bạn thực hiện nhấn done để hoàn thành

Các lỗi thường gặp khi cài Email office 365 trên outlook

Dưới đây là các lỗi thường gặp khi cài Email Office 365 trên Outlook và nguyên nhân phổ biến, giúp bạn dễ dàng nhận biết và khắc phục nhanh chóng.

Nhập sai địa chỉ email hoặc mật khẩu

• Gõ sai email (thiếu @, sai tên miền)
• Nhập sai mật khẩu hoặc bật Caps Lock
• Tài khoản có xác thực 2 lớp nhưng chưa dùng mật khẩu ứng dụng

Outlook không tự động cấu hình được email

• Phiên bản Microsoft Outlook quá cũ
• Máy tính không kết nối internet ổn định
• Tên miền email chưa được xác minh trên Microsoft 365

Báo lỗi “Something went wrong” hoặc “Cannot connect to server”

• Tường lửa hoặc phần mềm diệt virus chặn Outlook
• Cấu hình DNS trên máy tính bị lỗi
• Kết nối mạng nội bộ (LAN/WiFi) không ổn định

Lỗi yêu cầu xác thực liên tục

• Tài khoản bị đăng nhập trên quá nhiều thiết bị
• Token xác thực bị lỗi
• Outlook cache thông tin đăng nhập cũ

Lỗi không gửi hoặc nhận được email

• Hộp thư đã đầy
• Email bị đưa vào thư mục Spam/Junk
• Chưa kích hoạt mailbox trên Microsoft 365

Lỗi chứng chỉ bảo mật (Certificate Error)

• Ngày giờ hệ thống trên máy tính sai
• Phiên bản Outlook không tương thích
• Cài email thủ công sai máy chủ (server)

Outlook bị treo hoặc chạy rất chậm sau khi cài email

• File dữ liệu OST quá lớn
• Add-in xung đột

Máy tính cấu hình yếu

Bài viết trên BKNS đã chia sẻ với bạn về Office 365, Outlook cũng như hướng dẫn bạn cách cài đặt email trên Outlook Office 365. Hy vọng qua bài viết này, bạn có thể tự set up mail dễ dàng. Nếu còn bất cứ thắc mắc gì, hãy để lại comment phía dưới để được giải đáp. BKNS còn cung cấp các dịch vụ giải pháp mạng như: tên miền, máy chủ, VPS, SSL và thiết kế website. Nếu bạn có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại 1900.63.68.09 hoặc “kinhdoanh@bkns.vn” để được tư vấn.  Thường xuyên truy cập website bkns.vn để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích về dịch vụ công nghệ thông tin và giải pháp mạng nhé!