Khi nói đến Email Hosting cho doanh nghiệp chúng ta đều hiểu nó sẽ mất phí. Các hình thức email miễn phí sẽ chỉ cho cá nhân. Và từ đó Mail Hosting ra đời để phục vụ các doanh nghiệp. Vậy mail hosting là gì và những doanh nghiệp của bạn có cần dùng hay không. Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây nhé.
Mail Hosting là gì?
Mail Hosting là dịch vụ mà các nhà cung cấp sẽ cho bạn thuê một máy chủ Email. Nhìn chung thì Email Hosting cung cấp cho doanh nghiệp của bạn một hệ thống. Tích hợp các tính năng nâng cao tăng cường trải nghiệm sử dụng email. Giúp bạn kiểm soát tốt email của mình , giảm spam, và rò rỉ dữ liệu của bạn.
Phân biệt Domain Hosting, Mail Hosting và Web Hosting
Để hiểu rõ hơn vai trò của Email Hosting trong quá trình hoạt động của một doanh nghiệp. Bạn cần phân biệt vai trò của web hosting, domain hosting và Email Hosting:
Web Hosting – lưu trữ web
Website của bạn có hoạt động trơn chu, có nhanh chóng truy cập được internet hay không? Có bị thường xuyên bị lỗi server hay không một phần là nhờ vào dịch vụ lưu trữ web. Một số web hosting sẽ bao gồm cả Email Hosting . Nhưng bạn phải nói với nhà cung cấp này rằng bạn muốn sử dụng cả 2.
Domain Hosting – lưu trữ tên miền
Ngắn gọn thì là bạn mua tên miền (link website) ở đâu thì nơi đó sẽ cung cấp dịch vụ Domain Hosting cho bạn. Domain Hosting giúp thiết lập và giúp website doanh nghiệp hoạt động.
Mail Hosting – lưu trữ email
Như đã nói, Email Hosting giúp bạn sử dụng email để làm việc và giao tiếp dễ dàng hơn. Với email doanh nghiệp, tên miền email sẽ khớp với website của bạn.
Ví dụ: nếu trang web của bạn là mywebsite.com, thì địa chỉ email của bạn sẽ là yourname@mywebsite.com. Có một địa chỉ email theo tên miền trang web sẽ làm cho doanh nghiệp trông chuyên nghiệp hơn.
Bạn cần lưu ý rằng, mặc dù mọi người thường nhận được dịch vụ lưu trữ email và lưu trữ web từ cùng một nhà cung cấp, nhưng bạn không cần phải làm như vậy. Bạn có thể chỉ có dịch vụ lưu trữ email, không cần trang web, có nghĩa là bạn có thể nhận từng dịch vụ của mình từ nhà cung cấp mà bạn thích.
Lợi ích của dịch vụ Mail Hosting
Tại sao bạn muốn chọn giải pháp lưu trữ cho email của mình khi có rất nhiều nhà cung cấp email miễn phí trên mạng?
Có một số câu trả lời cho câu hỏi đó. Lợi ích đầu tiên và quan trọng nhất của dịch vụ lưu trữ email là các quy ước đặt tên miền email mà bạn có thể sử dụng. Bạn có thể có địa chỉ email theo tên doanh nghiệp của mình. Ví dụ: nếu bạn điều hành một doanh nghiệp giao hoa trực tuyến, một email như bob@bobsflowershop.com sẽ trông chuyên nghiệp hơn nhiều so với bobsflowershop@gmail.com.
Một lợi ích khác của lưu trữ email là bảo mật. Một dịch vụ lưu trữ email có phí luôn an toàn hơn email miễn phí. Các nhà cung cấp lớn như Google, Microsoft và Yahoo có các tùy email miễn phí và đây là “miếng mồi ngon” của tin tặc vì quy mô và người dùng quá lớn. Email Hosting thường có quy mô nhỏ hơn nên dễ kiểm soát và hạn chế tin tặc, hack dữ liệu hơn.
Một lợi ích khác là các nhà cung cấp dịch vụ lưu trữ email cho phép bạn quyền kiểm soát dữ liệu của mình hiệu quả hơn. Bạn có thể liên hệ trực tiếp và giải quyết các sự cố ngay tức thì nếu bạn gặp bất kỳ vấn đề kỹ thuật hoặc bảo mật nào.
Các tùy chọn Mail Hosting
Một dịch vụ email hosting chuyên nghiệp và hiệu quả phải thỏa mãn các yếu tố dưới đây (đây cũng có thể xem là tiêu chí để bạn đánh giá chất lượng của một nhà cung cấp email trước khi hợp tác:
Lưu trữ trực tuyến
Quyền truy cập vào kho lưu trữ email trực tuyến cung cấp cho bạn hồ sợ lịch sử về tất cả các giao dịch kinh doanh của bạn. Một số dịch vụ cung cấp bản sao lưu từ 5 đến 10 năm mà bạn có thể truy cập trực tiếp qua cổng đăng nhập.
Nhiều hộp thư
Nếu doanh nghiệp đang phát triển, bạn sẽ cần khả năng tạo hộp thư một cách nhanh chóng. Hãy đảm bảo rằng máy chủ lưu trữ email của bạn cung cấp cho bạn tất cả các hộp thư bạn cần để hỗ trợ hoạt động của mình.
Mọi người thường sử dụng các hộp thư riêng biệt để phân loại email dựa trên các chức năng kinh doanh. Bạn có thể có một hộp thư quản trị cho các truy vấn trang web và dịch vụ. Một hộp thư thanh toán chuyên nhận các khoản thanh toán. Một hộp thư thông tin để liên lạc chung và một hộp thư chuyên cho việc quảng cáo và các chiến dịch email marketing.
Ưu đãi theo gói
Bạn có thể sử dụng cùng lúc dịch vụ lưu trữ web và dịch vụ lưu trữ email. Với các gói chung bạn có thể tiết kiệm hơn, nhận được mức giá ưu đãi và quản lý hệ thống một cách logic hơn. Tuy nhiên bạn cần tìm nhà cung cấp uy tín để tránh tình trạng dịch vụ thường xuyên bị lỗi hay quá tải ảnh hưởng công việc.
Dung lượng hộp thư
Đây được xem là tiêu chí khá quan trọng. Nhiều người không tính toán trước dẫn đến dung lượng thường không đủ đáp ứng nhu cầu sử dụng hàng ngày. Hãy cân nhắc đến số lượng email hàng ngày, các tệp đính kèm và các tệp lớn. Từ đó tìm hiểu dịch vụ email hosting nào có đủ dung lượng và khả năng xử lý dữ liệu mà bạn cần hàng ngày hay không.
Khả năng mở rộng
Bạn không bao giờ biết được chính xác dung lượng email hoặc bao nhiêu hộp thư bạn sẽ cần về sau này. Các tài khoản email có thể tăng thêm. Các tệp đính kèm email kích thước lớn sẽ lấy hết không gian lưu trữ email của bạn. Điều này sẽ không quan trọng khi nhà cung cấp dịch vụ email hosting có thể đáp ứng tốt nhu cầu ngay cả khi doanh nghiệp của bạn phát triển.
Bên cạnh đó, trước khi đăng ký bất kỳ dịch vụ email nào, hãy luôn nắm rõ mọi điều khoản được thỏa thuận.
Có thể bạn quan tâm:
