Chữ ký Email là gì? Hướng dẫn tạo chữ ký Email chuyên nghiệp & Ấn tượng

Bạn đã bao giờ nhận được một email kết thúc bằng dòng chữ đơn điệu “Sent from my iPhone” chưa? Hoặc tệ hơn là một email kết thúc bằng một khoảng trắng mênh mông không để lại bất kỳ thông tin liên hệ nào?

Trong môi trường kinh doanh hiện đại, việc gửi một email như vậy cũng giống như việc bạn đi gặp đối tác nhưng lại quên mang theo danh thiếp. Ngược lại, một email có chữ ký được thiết kế chỉnh chu, đầy đủ thông tin và hình ảnh không chỉ giúp bạn ghi điểm về sự chuyên nghiệp mà còn là một công cụ marketing thầm lặng nhưng cực kỳ hiệu quả.

Chữ ký email (Email Signature) là phần thông tin được tự động chèn vào cuối mỗi thư điện tử. Nó đóng vai trò như một tấm danh thiếp kỹ thuật số, cung cấp cho người nhận các thông tin thiết yếu về người gửi như: Họ tên, chức vụ, số điện thoại, website và các liên kết mạng xã hội.

Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ cấu trúc chuẩn của một chữ ký email “vạn người mê” và hướng dẫn bạn tự tay tạo ra nó chỉ trong vòng 5 phút.

Chữ ký email là gì?

Xem thêm: Email Là Gì? Tổng Hợp Kiến Thức Từ A-Z Về Email

Tại sao bạn bắt buộc cần có Chữ ký Email?

Nhiều người lầm tưởng chữ ký email chỉ là để “cho đẹp”. Thực tế, nó mang lại những giá trị vượt xa mong đợi:

Xây dựng thương hiệu cá nhân & doanh nghiệp: Chữ ký email là điểm chạm cuối cùng nhưng lại để lại ấn tượng lâu nhất. Sự đồng bộ về màu sắc, logo và font chữ giúp nhận diện thương hiệu của bạn trở nên chuyên nghiệp và nhất quán hơn trong mắt đối tác.

Danh thiếp kỹ thuật số tiện lợi: Thay vì để khách hàng phải lục lọi lại các tin nhắn cũ hay tìm kiếm trên Google để có số điện thoại của bạn, họ chỉ cần kéo xuống cuối email. Mọi thông tin liên hệ đều được trình bày sẵn sàng và minh bạch.

Công cụ Marketing thụ động (Passive Marketing): Bạn có biết mỗi email gửi đi là một cơ hội quảng bá? Bằng cách chèn thêm một banner nhỏ về sản phẩm mới hoặc link bài viết blog mới nhất, bạn đang tăng lưu lượng truy cập (traffic) cho website một cách hoàn toàn miễn phí.

Tăng độ tin cậy (Trust): Giữa kỷ nguyên của email lừa đảo (phishing), một chữ ký có ảnh chân dung rõ ràng và thông tin công ty xác thực giúp người nhận cảm thấy an tâm hơn, giảm tỷ lệ email của bạn bị đánh dấu là spam.

Chữ ký Email chuẩn gồm những gì?

Để đạt được hiệu quả tối ưu, một chữ ký email không nên được trình bày tùy tiện. Một cấu trúc chuẩn thường bao gồm các thành phần sau:

Chữ ký email là công cụ tiếp thị, quảng bá thương hiệu mạnh mẽ

1. Thông tin định danh (Bắt buộc)

Đây là phần cốt lõi để người nhận biết bạn là ai. Nó bao gồm:

• Họ và tên đầy đủ.

• Chức danh (Job Title): Ví dụ: Trưởng phòng Kinh doanh, Senior Designer…

• Tên công ty/Tổ chức: Giúp xác định tư cách pháp nhân của bạn.

2. Thông tin liên hệ (Bắt buộc)

Đừng bắt người nhận phải đoán cách liên lạc với bạn. Hãy cung cấp:

• Số điện thoại: Ưu tiên số hotline hoặc số di động làm việc.

• Website: Địa chỉ trang web chính thức của công ty hoặc trang cá nhân.

• Địa chỉ văn phòng: Đặc biệt quan trọng đối với các doanh nghiệp có cửa hàng hoặc văn phòng giao dịch trực tiếp.

3. Yếu tố hình ảnh (Visual)

Con người thường có xu hướng ghi nhớ hình ảnh tốt hơn chữ viết.

• Logo công ty: Tăng tính nhận diện thương hiệu.

• Ảnh chân dung (Headshot): Sử dụng ảnh chụp chuyên nghiệp, tươi tắn giúp nhân hóa cuộc hội thoại qua email, tạo cảm giác gần gũi và tin cậy.

4. Social Proof & Kết nối

Hãy đưa người nhận đến gần hơn với hệ sinh thái của bạn thông qua các icon mạng xã hội:

• LinkedIn: Cho các mối quan hệ B2B và chuyên gia.

• Facebook/Zalo/Instagram: Tùy thuộc vào đặc thù ngành nghề.

• Portfolio: Dành riêng cho giới sáng tạo.

5. Call-to-Action (CTA) & Disclaimer

• CTA: Một nút bấm “Đặt lịch hẹn ngay”, “Tải Ebook miễn phí” hoặc banner quảng cáo sự kiện sẽ biến chữ ký thành một công cụ chuyển đổi thực thụ.

• Disclaimer: Câu tuyên bố miễn trừ trách nhiệm, thường thấy ở các tập đoàn lớn hoặc lĩnh vực luật pháp, tài chính để đảm bảo tính bảo mật và pháp lý của nội dung email.

Tổng hợp các mẫu chữ ký Email đẹp theo ngành nghề

Tùy vào lĩnh vực hoạt động, phong cách chữ ký nên có sự điều chỉnh phù hợp:

Mẫu cho Giám đốc/CEO

• Phong cách: Tối giản (Minimalism), sang trọng.

• Đặc điểm: Sử dụng tông màu trung tính (đen, trắng, xanh đậm). Tập trung vào chức vụ và logo công ty để khẳng định uy tín và quyền lực.

Mẫu cho Sales/Marketing

• Phong cách: Nổi bật, năng động.

• Đặc điểm: Thường có kèm theo Banner khuyến mãi hoặc nút CTA lớn. Màu sắc theo bộ nhận diện thương hiệu để thu hút sự chú ý ngay lập tức.

Mẫu cho Freelancer/Designer

• Phong cách: Sáng tạo, mang đậm dấu ấn cá nhân.

• Đặc điểm: Cách sắp xếp bố cục (layout) phá cách, có thể sử dụng các font chữ hiện đại và liên kết trực tiếp đến trang Portfolio hoặc Behance.

Mẫu cho Sinh viên/Ứng viên xin việc

• Phong cách: Lịch sự, gọn gàng.

• Đặc điểm: Tập trung tối đa vào thông tin liên lạc và link LinkedIn. Tránh các yếu tố rườm rà để nhà tuyển dụng dễ dàng nắm bắt thông tin.

Lưu ý: Khi chọn mẫu, hãy đảm bảo hình ảnh minh họa có độ phân giải vừa phải để không làm nặng dung lượng email nhưng vẫn đảm bảo độ sắc nét trên màn hình Retina.

Hướng dẫn cách tạo và cài đặt Chữ ký Email

1. Cách cài đặt chữ ký trên Gmail

Cách tạo chữ ký email trên Gmail

1. Đăng nhập vào Gmail, nhấn vào biểu tượng Cài đặt (hình bánh răng) ở góc trên bên phải -> chọn Xem tất cả cài đặt.

2. Tại tab Chung (General), cuộn xuống mục Chữ ký (Signature).

3. Nhấn Tạo mới, đặt tên cho chữ ký và nhập nội dung/hình ảnh vào khung soạn thảo.

4. Ở mục “Chế độ mặc định của chữ ký”, chọn tên chữ ký bạn vừa tạo cho cả “Email mới” và “Trả lời/Chuyển tiếp”.

5. Cuộn xuống dưới cùng và nhấn Lưu thay đổi.

2. Cách cài đặt chữ ký trên Outlook

1. Mở Outlook, vào menu File -> Options -> Mail.

2. Tìm mục Signatures… và nhấn vào đó.

3. Chọn New, thiết kế chữ ký của bạn và nhấn OK.

3. Top 3 Công cụ tạo chữ ký email miễn phí tốt nhất 2026

Nếu bạn không giỏi thiết kế, hãy sử dụng các công cụ kéo thả sau:

Công cụ	Ưu điểm	Nhược điểm
HubSpot Signature Generator	Hoàn toàn miễn phí, nhiều mẫu chuyên nghiệp, dễ sử dụng.	Tùy biến sâu về layout còn hạn chế.
WiseStamp	Có nhiều tính năng động (chèn bài đăng mới nhất từ MXH).	Bản miễn phí có kèm logo của WiseStamp.
Canva	Tự do sáng tạo, kho hình ảnh đồ sộ.	Phải xuất ra dạng ảnh (không click được vào từng link) nếu không biết cách chèn mã HTML.

5 Sai lầm “chết người” cần tránh khi thiết kế Chữ ký

Đừng để chữ ký email phản tác dụng chỉ vì những lỗi sơ đẳng sau:

1. Thông tin quá tải: Đừng biến chữ ký thành một cuốn tiểu thư. Chỉ nên để tối đa 5-7 dòng thông tin quan trọng nhất.

2. Sử dụng toàn bộ là ảnh (Image-only): Đây là lỗi phổ biến nhất. Nhiều bộ lọc spam sẽ chặn hiển thị hình ảnh, và nếu chữ ký của bạn chỉ là 1 tấm ảnh, người nhận sẽ thấy một khung trắng xóa. Chưa kể, họ không thể bôi đen để copy số điện thoại của bạn.

3. Không tương thích di động (Mobile-friendly): Hơn 50% email được đọc trên điện thoại. Nếu chữ ký quá rộng (vượt quá 600px) hoặc font chữ quá nhỏ, nó sẽ bị vỡ cục hoặc gây khó chịu cho người xem.

4. Màu sắc lòe loẹt: Sử dụng quá 2 font chữ hoặc màu sắc không ăn nhập với logo sẽ làm mất đi tính chuyên nghiệp. Hãy tuân thủ nguyên tắc phối màu thương hiệu.

5. Link hỏng: Luôn kiểm tra kỹ các đường dẫn mạng xã hội. Một liên kết dẫn đến trang “404 Not Found” sẽ làm giảm uy tín của bạn đáng kể.

Một số lời khuyên cho chữ ký Email

VII. Câu hỏi thường gặp (FAQ)

1. Kích thước chuẩn của chữ ký email là bao nhiêu?

Độ rộng lý tưởng là từ 300px đến 600px. Chiều cao không nên quá 200px để tránh chiếm dụng quá nhiều không gian của nội dung thư.

2. Làm sao để thêm logo vào Gmail mà không bị lỗi ảnh?

Thay vì copy-paste trực tiếp, bạn nên upload ảnh lên một kho lưu trữ trực tuyến (như Google Drive ở chế độ công khai) rồi chèn qua link URL, hoặc sử dụng tính năng upload ảnh trực tiếp trong cài đặt chữ ký của Gmail để đảm bảo tính ổn định.

3. Tôi có nên để địa chỉ nhà riêng vào chữ ký không?

Không nên. Để đảm bảo quyền riêng tư và an toàn cá nhân, bạn chỉ nên để địa chỉ văn phòng làm việc hoặc địa chỉ hòm thư công ty.

VIII. Kết luận

Chữ ký email không đơn thuần là một phần kết thúc của bức thư, nó là đại diện cho hình ảnh cá nhân và sự chuyên nghiệp của bạn trong thế giới số. Một chữ ký được đầu tư đúng mực sẽ giúp bạn mở ra những cơ hội kết nối mới và xây dựng niềm tin vững chắc với khách hàng.

Đừng để email của bạn trông thiếu chuyên nghiệp thêm một ngày nào nữa. Hãy chọn ngay cho mình một mẫu chữ ký ưng ý và cài đặt nó ngay hôm nay để tạo ấn tượng mạnh mẽ với mọi đối tác!

Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết. Có thể bạn cũng quan tâm đến:

Email doanh nghiệp và những điều bạn cần biết

Google Form là gì? Cách thêm Google Form vào Website WordPress

Tạo tên miền riêng với hotmail có khó không?

Theo dõi BKNS thường xuyên hơn tại các nền tảng mạng xã hội:
+ Fanpage: https://www.facebook.com/bkns.vn
+ Youtube: https://www.youtube.com/c/BknsVn1
+ Pinterest: https://www.pinterest.com/bknsvn/
+ LinkedIn: https://www.linkedin.com/company/bkns-vn/

[mautic type=”form” id=”6″]