Email doanh nghiệp và những điều bạn cần biết

Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, email là phương tiện liên lạc thiết yếu của các doanh nghiệp , cơ sở kinh doanh. Vậy email doanh nghiệp là gì và cách tốt nhất để quản lý nó trong khi sử dụng là gì? Hãy cùng BKNS đi tìm hiểu ngay trong bài viết tiếp theo nhé .

Tìm hiểu nhanh về Email doanh nghiệp

Trong môi trường trực tuyến, thật dễ hiểu rằng email doanh nghiệp là tài sản riêng của một công ty nào đó. Đối với email miễn phí, phần mở rộng email thường ở dạng tên miền của nhà cung cấp. Đối với email doanh nghiệp, những email này thường có dạng tenemail.tendomain.com/vn hoặc namemail@tendomain.com/vn

VD: info@bkns.vn.

Quản lý Email doanh nghiệp

Xem thêm:  Email Là Gì? Tổng Hợp Kiến Thức Từ A-Z Về Email

Lợi ích khi sử dụng Email doanh nghiệp

Trước khi tìm hiểu cách quản lý email doanh nghiệp, chúng ta hãy xem xét những lợi ích của việc sử dụng chúng, cụ thể:

Chuyên nghiệp, uy tín hơn với email tên miền

Xây dựng một doanh nghiệp chuyên nghiệp đòi hỏi sự quan tâm và chú ý đến từng chi tiết nhỏ nhất. Đối với email, email doanh nghiệp cũng có tenban@domain.com đơn giản cấu trúc, khi nhận được email từ đối tác và khách hàng, bạn có thể thấy được sự chuyên nghiệp và nhận diện ngay thương hiệu của công ty.

Xây dựng niềm tin với khách hàng

Hệ thống email công ty phải luôn được bảo vệ khỏi các mối đe dọa từ bên ngoài bằng các giao thức bảo mật nâng cao và bộ lọc thư rác . Email miền doanh nghiệp giúp bạn và khách hàng của bạn yên tâm rằng các tệp quan trọng của bạn sẽ không bị nhiễm vi -rút hoặc phần mềm độc hại.

Tích hợp đầy đủ các tính năng

Email doanh nghiệp cũng được trang bị với tất cả các tính năng tuyệt vời cho văn phòng, chẳng hạn như:

• Các ứng dụng văn phòng ( như Word, PowerPoint, Excel, …).
• Bảo vệ chống lại thư rác và phần mềm độc hại.
• Lập kế hoạch đối nội và đối ngoại.
• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng qua e-mail và điện thoại.

Tích hợp đầy đủ các tính năng như office 365, phần mềm diệt virus

Xem thêm: Hướng dẫn cấu hình gói Email Relay của BKNS cho hệ thống Email Zimbra

Dung lượng lưu trữ lớn, dễ dàng mở rộng

Không gian lưu trữ không giới hạn, có thể dễ dàng tích hợp và mở rộng. Hơn nữa, nếu nhu cầu sử dụng email vượt quá số lượng gói dịch vụ cho phép, bạn hoàn toàn có thể mua thêm dung lượng với chi phí phải chăng .

Cập nhật thông tin mọi lúc, mọi nơi

Nhân viên công ty có thể cập nhật email mọi lúc mọi nơi, họ chỉ cần một thiết bị đăng nhập email có kết nối internet . Nó giúp mọi người tiết kiệm thời gian và cập nhật thông tin một cách nhanh chóng và chính xác.

Tránh khỏi tình trạng spam

Hệ thống email chuyên nghiệp giúp tránh thư rác bằng cách chỉ gửi những email quan trọng nhất từ ​​khách hàng và các đối tác cần thiết.

Xem thêm: Hướng dẫn đồng bộ email SMTP về mail server Kerio

Phương pháp giúp bạn quản lý Email doanh nghiệp hiệu quả

Nếu bạn không biết cách phân loại và quản lý email của mình, bạn thường gặp phải tình trạng quá tải email và quá nhiều thư rác. Ở phần tiếp theo của bài viết, BKNS chia sẻ đến bạn những phương pháp quản lý email doanh nghiệp hiệu quả nhất.

Phương pháp giúp bạn quản lý Email doanh nghiệp hiệu quả

Xóa các email không cần thiết

Bạn có thể xác định liệu email có quan trọng hay không bằng cách xem chủ đề email và tên người gửi. Giao diện người sẽ trở nên gọn gàng hơn nếu bạn xóa thư rác trước khi bắt đầu công việc.

Tạo email Template / Canned responses

Nếu thường xuyên gửi các email có cùng nội dung, hãy thử tính năng “Canned responses”. Với phản hồi soạn trước, bạn có thể tạo các mẫu email với nội dung cụ thể và sử dụng lại nhiều lần.

Sử dụng hai hoặc nhiều e-mail

Hộp thư đến của bạn trở nên lộn xộn nếu bạn chỉ sử dụng một e-mail cho mọi mục đích, ví dụ: phục vụ công việc, đăng ký trên mạng xã hội, nhận tin nhắn từ mạng mua bán hoặc trò chuyện cùng bạn bè.

BKSN khuyên bạn nên sử dụng ít nhất 2 email, một địa chỉ email chỉ dành cho công việc, số còn lại sử dụng cho mục đích cá nhân.

Thêm Tab, đặt tên và tạo thư mục

Thêm tab, đặt tên hoặc tạo thư mục email theo loại giúp việc tìm kiếm email dễ dàng hơn. Nếu muốn kiểm tra, bạn chỉ cần gõ tên nhãn dán, tab hoặc nhấp vào thư mục đã cài đặt trước đó.

Hủy đăng ký các kênh spam

Bạn nên hủy đăng ký (Unsubscribe) các kênh chuyên gửi thư vận động, quảng cáo hoặc có thể chặn việc sử dụng các địa chỉ email mà bạn cho là không cần thiết.

Lời kết

BKNS hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn quản lý email doanh nghiệp một cách dễ dàng và hiệu quả. Để được tư vấn miễn phí và giảm giá cho khách hàng mới và lâu năm, bạn nên mua email từ những địa chỉ uy tín như BKNS.

Cảm ơn bạn đã đón đọc bài viết. Có thể bạn cũng quan tâm đến:

Hướng dẫn đồng bộ email SMTP về mail server Kerio

Hướng dẫn quản lý email zimbra

[Cloud Email] Hướng dẫn tạo Email Cloud