Cách tạo Email trả lời tự động trên Hosting Cpanel chi tiết

Nếu bạn đang vận hành email theo tên miền riêng trên Hosting cPanel, thì tính năng Email trả lời tự động (Autoresponder) là một “vũ khí thầm lặng” nhưng cực kỳ quan trọng: nó giúp bạn không bỏ lỡ khách hàng, duy trì tính chuyên nghiệp 24/7, và chuẩn hóa quy trình phản hồi ngay cả khi bạn đang bận họp, đi công tác hoặc nghỉ lễ. Vấn đề là nhiều người chỉ dừng ở mức “bật lên cho có”, gửi một câu trả lời chung chung kiểu “Tôi đã nhận được email” — trong khi Autoresponder trên cPanel thực tế cho phép bạn cấu hình sâu hơn để đúng ngữ cảnh, đúng thời điểm, đúng đối tượng, và tránh các lỗi tai hại như gửi lặp vô hạn, phản hồi nhầm vào newsletter, hoặc làm giảm uy tín domain vì thiết lập thiếu kiểm soát.

Bài viết “Cách tạo Email trả lời tự động trên Hosting cPanel chi tiết” được xây dựng theo hướng “cầm tay chỉ việc” nhưng không hời hợt: bạn sẽ hiểu Autoresponder hoạt động thế nào trong hệ sinh thái email hosting, cần chuẩn bị những gì trước khi cấu hình (tên hộp thư, mục đích sử dụng, nội dung phản hồi), và quan trọng nhất là cách thiết lập để vừa hiệu quả về chăm sóc khách hàng, vừa an toàn về vận hành. Bạn cũng sẽ biết cách viết thông điệp phản hồi tự động sao cho không máy móc, gợi mở bước tiếp theo, đồng thời tránh các sai lầm phổ biến khiến autoresponder trở thành “máy spam” phản tác dụng.

Hướng dẫn tạo Email tự động trên Cpanel

Bước 1: Khởi chạy tài khoản cPanel của bạn

Khởi chạy tài khoản cPanel của bạn bằng cách truy cập vào vào đường link của nhà cung cấp đã cấp cho bạn khi đăng ký sử dụng dịch vụ. Sau đó, nhập thông tin đăng nhập của bạn và nhấp vào ‘Đăng nhập’ để tiếp tục.

Bước 2: Xác định thư trả lời tự động từ phần Email

Trong bảng điều khiển cPanel của bạn, điều hướng đến danh mục ‘EMAIL’ và click vào mục “Forwarders”.

Bước 3: Tùy chỉnh AutoResponders trong Email

Tiếp theo, chọn tên miền mà bạn muốn tạo Email trả lời tự động, sau đó nhấp vào nút “Add Forwarder”.

Trên màn hình tiếp theo, hãy nhập tùy chỉnh chi tiết trên các trường theo mục đích của bạn.

Bước 4: Kiểm tra thiết lập 

Bạn có thể kiểm tra xem nội dung trả lời của email có được thiết lập chính xác hay không. Bằng cách gửi một email kiểm tra đến địa chỉ mà bạn đã sử dụng ở trên. Nếu mọi thứ hoạt động tốt, bạn sẽ thấy email bên dưới:

Hướng dẫn sử dụng Email chi tiết

Bước 1: Sau khi tạo email trên hosting cPanel, vào danh sách tài khoản email. Chọn email bạn sẽ dùng, bấm Thêm. Sau đó bấm Truy cập Webmail để mở trình quản lý

Bước 2: Chọn một dịch vụ webmail để bắt đầu. Trong hướng dẫn này, Keyweb chọn RoundCube và khuyến nghị bạn dùng tùy chọn này. Nhấn Đặt Thành Mặc Định để hệ thống tự chọn RoundCube cho các lần đăng nhập sau.

Dưới đây là giao diện email của RoundCube, rất dễ sử dụng. Giờ bạn có thể gửi và nhận mail bằng tên miền riêng.

Trong hướng dẫn này, chúng tôi đã chỉ ra cho bạn cách tiết kiệm thời gian cho công việc kinh doanh của bạn bằng cách tạo ấn tượng tốt trong việc sử dụng AutoResponders trong Email. Ngay cả khi bạn không thể trả lời tin nhắn của họ. Gửi lại email cho khách hàng của bạn hy vọng rằng truy vấn của họ sẽ được giải quyết khi bạn quay lại và điều này đảm bảo rằng bạn không bị mất bất kỳ doanh số bán hàng nào. Đó là một cách tốt để thu hút khách hàng và cung cấp thêm thông tin về mối quan tâm của họ.