Hướng dẫn Export/Import Email trên Outlook chi tiết

Trong thời đại email vẫn là “xương sống” của giao tiếp công việc, việc Export/Import Email trên Outlook không chỉ là thao tác kỹ thuật đơn thuần, mà là kỹ năng sống còn để bảo vệ dữ liệu, di chuyển hệ thống và tối ưu hiệu suất làm việc. Chỉ một sai sót nhỏ khi sao lưu hay chuyển email cũng có thể khiến bạn mất hàng năm lịch sử trao đổi, hợp đồng quan trọng hoặc thông tin khách hàng không thể khôi phục. Đó là lý do vì sao hiểu đúng – làm đúng ngay từ đầu là điều bắt buộc, không phải lựa chọn.

Bài viết “Hướng dẫn Export/Import Email trên Outlook chi tiết” được xây dựng dành cho cả người mới lẫn người đã sử dụng Outlook lâu năm nhưng chưa từng “đụng sâu” vào dữ liệu. Bạn sẽ không chỉ biết cách làm, mà còn hiểu vì sao phải làm như vậy, mỗi tùy chọn có ý nghĩa gì, khi nào nên export file PST, khi nào import là giải pháp tối ưu, và làm sao để tránh những lỗi phổ biến khiến email bị thiếu, lỗi font hoặc hỏng file.

Tổng quan về Import/Export Email

Việc xuất (Export) và nhập (Import) email giúp bạn:

• Sao lưu (Backup): Đề phòng mất tài liệu quan trọng hoặc bị khóa tài khoản.
• Chuyển đổi: Di chuyển dữ liệu khi thay đổi công ty hoặc nhà cung cấp dịch vụ.
• Giải phóng bộ nhớ: Lưu trữ email cũ vào ổ cứng để làm trống hộp thư trực tuyến.

Các định dạng file phổ biến:

• .PST: Định dạng riêng của Microsoft Outlook, chứa cả email, lịch và danh bạ.
• MBOX: Định dạng tiêu chuẩn mở (dùng cho Gmail, Thunderbird), lưu trữ email dưới dạng văn bản nối tiếp.
• CSV: Thường dùng để xuất danh sách liên hệ (Contact) thay vì nội dung email.

Danh sách kiểm tra (Checklist) an toàn

Trước khi nhấn nút “Export”, hãy đảm bảo:

• Dung lượng ổ cứng: Đảm bảo ổ cứng còn trống nhiều hơn dung lượng hộp thư (ví dụ: mail 20GB thì ổ cứng nên trống 40GB).
• Kết nối Internet: Phải ổn định, đặc biệt là khi dùng Google Takeout.
• Nguồn điện: Nếu dùng laptop, hãy cắm sạc. Quá trình xuất file lớn mà sập nguồn sẽ gây lỗi file (corrupt file).
• Tắt tạm thời Antivirus: Một số trình diệt virus quét file .pst lớn gây chậm hoặc lỗi tiến trình.

Hướng dẫn Export/Import Email trên Outlook đơn giản chi tiết

Các bước EXPORT chi tiết

Bước 1:Open Outlook -> Chọn File -> Open & Export -> Import/Export.

Bước 2: Chọn định dạng file Export to a file sau đó bấm Next

Bước 3: Chon Outlook Date File (.pst) sau đó bấm Next

Bước 4: Chọn dữ liệu để Export (xuất) email trong Outlook rồi bấm Next

Bước 5: Chọn thư mục cần lưu file => chọn Replace duplicates with items exported => Finish

Bước 6: Điền thông tin Passwd để tăng tính bảo mật cho file backup hoặc các bạn có thể bỏ qua nhập Passwd và nhấn OK luôn nhé.

Hướng dẫn IMPORT chi tiết

Bước 1: Open Outlook -> Chọn File -> Open & Export -> Import/Export.

Bước 2: Chọn định dạng file Import như hình ròi bấm Next

Bước 3: Chon Outlook Date File (.pst) sau đó bấm Next

Bước 4: Chọn thư mục cần lưu file => chọn Replace duplicates with items exported => Finish

Bước 5: Các bạn có thể xem các tùy chọn và thay đổi mong muốn nhé.

Và tiếp theo các bạn chỉ cần đợi quá trình Import hoàn tất và kiểm tra lại. Chúc các bạn thành công!

Câu hỏi thường gặp về Import Export Email

Dưới đây là một số câu hỏi phổ biến về Import Export Email:

Tôi có bị mất email cũ trên máy chủ khi thực hiện Export không?

=> Không. Quá trình Export (Xuất) thực chất là tạo ra một bản sao dữ liệu. Các email gốc vẫn nằm nguyên vẹn trên hộp thư trực tuyến (Server). Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng tính năng “Archive” (Lưu trữ) trong Outlook với thiết lập xóa mail sau khi lưu, thì mail trên server mới bị mất.

Tại sao file .pst của tôi xuất ra lại nhẹ hơn dung lượng thực tế trên tài khoản?

=> Có 3 lý do phổ biến:

• Chưa tải hết mail về máy: Outlook có chế độ “Cached Exchange Mode”, chỉ tải mail trong vòng 3, 6 hoặc 12 tháng gần nhất. Bạn cần chỉnh thanh trượt thành All trong phần Account Settings trước khi xuất.
• Không bao gồm thư mục con: Khi xuất, bạn có thể đã quên tích vào ô “Include subfolders”.
• File nén: Định dạng .pst có khả năng nén dữ liệu tốt hơn cấu trúc lưu trữ trên server.

Làm sao để biết file Export bị lỗi (Corrupt)?

=> Nếu bạn gặp các dấu hiệu sau, file có khả năng đã bị lỗi trong quá trình xuất:

• Phần mềm bị treo ở mức 99% khi đang xuất.
• Khi nhập (Import) lại, hệ thống báo lỗi: “The file is not an Outlook data file”.
• Dung lượng file hiển thị là 0KB.
• Cách xử lý: Sử dụng công cụ ScanPST.exe (có sẵn trong thư mục cài đặt Office) để sửa lỗi file .pst.

Tại sao sau khi Import, các email của tôi lại bị thay đổi ngày giờ?

=> Thông thường, ngày gửi/nhận gốc vẫn được giữ nguyên trong nội dung thư. Tuy nhiên, một số hệ thống sẽ hiển thị “Ngày sửa đổi” (Modified Date) là ngày bạn thực hiện lệnh Import. Đừng lo lắng, khi bạn mở chi tiết email, mốc thời gian gốc vẫn nằm trong phần Header của thư.

Việc làm chủ thao tác Export/Import Email trên Outlook không chỉ giúp bạn bảo vệ những tài sản số quý giá mà còn giúp quy trình làm việc trở nên chuyên nghiệp, linh hoạt hơn. Hy vọng với lộ trình chi tiết và danh sách kiểm tra an toàn mà bài viết đã cung cấp, bạn có thể tự tin thực hiện việc chuyển đổi dữ liệu một cách chính xác nhất. Đừng đợi đến khi hệ thống gặp sự cố mới bắt đầu sao lưu; hãy biến việc kiểm tra và backup dữ liệu thành một thói quen định kỳ ngay hôm nay. Chúc các bạn thực hiện thành công!