Catch-All Email là gì? Cách cài đặt Catch-All trên Email Hosting 

Làm thế nào để nhận được tất cả mail đến Domain Email của doanh nghiệp? Catch-All Email ra đời để trả lời câu hỏi này. Hãy cùng BKNS tìm hiểu “Catch-All Email là gì?” nhé!

Catch-All Email là gì?

Catch-All Email nhận tất cả các thư có cùng tên miền

Catch-All Email là chức năng nhận tất cả thư được gửi đến miền của bạn khi địa chỉ email của người nhận không chính xác hoặc không tồn tại. Catch-All Email là một tính năng tồn tại trong hầu hết các máy chủ email hoặc dịch vụ lưu trữ email.

Ví dụ sau đây giúp minh họa rõ hơn về khái niệm nhận tất cả các email.

– Tên miền của công ty bạn là bkns.vn  

– Tài khoản email của bạn là nguyenvana@bkns.vn.

– Người gửi nhập sai địa chỉ email thành nguyenvanb@bkns.vn.

Nếu bạn đã cài đặt và đang sử dụng cấu hình nhận tất cả, bạn có thể yên tâm rằng bạn sẽ tiếp tục nhận được nội dung của người gửi thư trên tài khoản email thay thế được định cấu hình theo mặc định.

Nếu Email Hosting là dịch vụ thư điện tử hoạt động trên hệ thống máy chủ có tính bảo mật cao, được một tổ chức sử dụng với tên miền riêng đặc trưng cho thương hiệu đó, thì Catch-Al là một tính năng đặc biệt có sẵn trên hầu hết các giao diện quản trị Email Hosting.

Cấu hình Catch-All có ý nghĩa gì trong Mail Server?

Cấu hình Catch-All trong Email Server thể hiện nhiều ý nghĩa quan trọng

Dịch vụ Mail Server có cấu hình Catch-All được tích hợp sẵn để đảm bảo không có email quan trọng nào bị mất. Và sẽ không có sự gián đoạn nào đối với hoạt động kinh doanh của bạn với các đối tác hoặc hỗ trợ khách hàng.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn gửi một kế hoạch kinh doanh quan trọng qua email và vô tình làm mất nó? Catch-All Email sẽ cho phép bạn quét lại nội dung thư của các email được định cấu hình trước đó.

Các công ty thường cung cấp thông tin liên lạc cho các dịch vụ hỗ trợ khách hàng của họ. Cụ thể, một tên miền đăng ký tài khoản thư điện tử để khách hàng gửi câu hỏi, phản hồi, bình luận về công ty. Công ty tiếp nhận mọi ý kiến ​​đóng góp của khách hàng qua email, kể cả trường hợp khách hàng gõ nhầm tên tài khoản nhưng đã xác nhận đúng tên miền.

Ưu và nhược điểm của Catch-All Email là gì?

Ưu điểm

 

Là một doanh nghiệp sử dụng dịch vụ Email Hosting có sẵn tính năng Catch-All, bạn có thể yên tâm sử dụng với các ưu điểm đặc trưng như sau:

– Không bị mất email: Tính năng Catch-All có thiết kế thông minh nhất của email, bạn có thể nhận được tất cả các hộp thư đến gửi đến địa chỉ không tồn tại.

– Quản lý dễ dàng: Bạn có thể tạo nhiều địa chỉ email cho các bộ phận công việc khác nhau. Tuy nhiên bạn không cần phải đăng nhập nhiều tài khoản khác nhau mà có thể quản lý tất cả các tài khoản có cùng tên miền thương hiệu.

– Chi phí thấp: Hầu hết mọi người chọn dịch vụ mới từ nhà cung cấp, hoặc đơn giản là sử dụng tính năng Catch-All cho một tài khoản nào đó trong các địa chỉ email của doanh nghiệp bạn. Nhờ đó, bạn không cần phải trả phí cho nhà cung cấp dịch vụ giúp giảm chi phí hơn.

Nhược điểm

Sử dụng tính năng Catch-All Email đòi hỏi bạn thường xuyên dọn rác làm trống dung lượng bộ nhớ

Tính năng Catch-All trong Email Server cũng có những nhược điểm cần lưu ý khi sử dụng để tránh những kết quả không mong muốn như:

– Có nhiều thư spam: Thư rác là điều quan trọng nhất cần lưu ý khi sử dụng tính năng Catch-All Email, vì thư rác được lưu trữ cho dù tài khoản của người nhận có tồn tại hay không. Việc tìm kiếm các thư lành mạnh trong hầu hết các hộp thư có lượng thư rác lớn là rất khó và tốn thời gian. Trừ khi bạn có một hệ thống kiểm soát thư rác phù hợp.

– Cần nhiều dung lượng: Do lưu lượng truy cập lớn trên các tài khoản tổng hợp, việc sử dụng trong thời gian ngắn có thể làm đầy hộp thư và xóa các thư cũ, đây không phải là giải pháp tốt nhất. Vì vậy, bạn cần kiểm tra dung lượng thường xuyên để hộp thư email của mình không bị tràn.

Cách cấu hình Catch-All Email

Bên trên là các đặc điểm khá chi tiết và rõ ràng về tính năng Catch-Alltrong Email Hosting, vậy nếu muốn cấu hình vào hệ thống email của bạn thì phải thao tác các bước sau:

Bước 1: Đăng nhập vào giao diện quản trị DirectAdmin, khi ấy giao diện xuất hiện 3 nội dung lớn bao gồm:

– Tài khoản của bạn

– Quản lý thư điện tử

– Các tính năng tiên tiến

Bước 2: Đến menu E-Mail Management, bạn truy cập công cụ Catch-All Email

Lúc này, giao diện hiển thị 3 lựa chọn:

– Fail: là lựa chọn thông báo các địa chỉ email người nhận không chính xác hoặc không tồn tại

– Ignore: là lựa chọn bỏ qua email và không thông báo.

– Address: là lựa chọn cho bạn nhập địa chỉ email sẽ nhận email Catch-All

Cài đặt chỉ với 4 bước đơn giản

Bước 3: Để cấu hình Catch-All, bạn nhấp vào lựa chọn Address và điền địa chỉ email sẽ nhận tất cả các email gửi sai địa chỉ. Bạn có thể điền một tài khoản email bất kỳ nào đó hoặc tài khoản có sẵn trên hosting tại vị trí account…

Bước 4: Chọn Update để lưu lại tất cả các thiết lập.

Chỉ qua một vài bước đơn giản, bạn đã cấu hình Catch-All Email hoàn thành.

Tổng kết

Tóm lại, việc cài đặt và sử dụng tính năng Catch-All Email  không khó, nhưng để sử dụng tính năng này một cách sáng suốt và tối đa hóa lợi ích của nó một cách hiệu quả, hãy thường xuyên kiểm tra hộp thư thì việc sử dụng mới có hiệu quả và phát huy hết những ưu điểm vượt trội của nó.

[loại nhanh = “biểu mẫu” id = “6”]