4 + Cách xóa email trên Gmail vĩnh viễn đơn giản, dễ thực hiện

Mỗi gmail chỉ có giới hạn dung lượng đến 15 GB cho mỗi tài khoản gmail. Vì vậy, nếu người dùng nhận được quá nhiều gmail thì sẽ nhanh bị hết dung lượng sẵn có, buộc người dùng phải xóa email để có chỗ trống cho những email khác gửi vào. Bài viết dưới đây, BKNS sẽ hướng dẫn cách xoá email của Gmail. Hãy cùng theo dõi nhé.

Lợi ích khi xóa email trên Gmail 

Việc xóa email trên Gmail không chỉ đơn thuần là làm sạch hộp thư mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực về cả kỹ thuật lẫn hiệu suất làm việc. Dưới đây là 5 lợi ích chính:

1. Giải phóng dung lượng lưu trữ (Quan trọng nhất)

Google cung cấp 15GB miễn phí dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google Photos.

• Tránh bị khóa chiều nhận: Khi dung lượng đầy, bạn sẽ không thể nhận thêm email mới. Người gửi sẽ nhận được thông báo lỗi “Mailbox full”.
• Tiết kiệm chi phí: Xóa bớt các email có tệp đính kèm lớn (ảnh, video, tài liệu) giúp bạn trì hoãn việc phải bỏ tiền mua thêm các gói dung lượng hàng tháng.

2. Tăng tốc độ tìm kiếm và hiệu suất ứng dụng

Mặc dù Google có thuật toán tìm kiếm rất mạnh nhưng việc phải quét qua hàng trăm nghìn email sẽ tốn thời gian hơn.

• Tìm kiếm chính xác hơn: Loại bỏ các email rác, thông báo cũ giúp kết quả tìm kiếm trả về đúng những gì bạn cần, không bị lẫn với các nội dung lỗi thời.
• Ứng dụng mượt hơn: Trên điện thoại, một hộp thư quá nặng có thể khiến ứng dụng Gmail phản hồi chậm hoặc tốn nhiều tài nguyên máy hơn để đồng bộ hóa.

3. Tăng cường bảo mật thông tin cá nhân

Email cũ thường chứa nhiều thông tin nhạy cảm mà chúng ta vô tình quên mất:

• Giảm rủi ro rò rỉ dữ liệu: Các email xác nhận đăng ký, vé máy bay, hóa đơn cũ hoặc thông tin tài khoản ngân hàng nếu còn lưu trữ sẽ trở thành mục tiêu nếu tài khoản bị xâm nhập.
• Xóa dấu vết số: Xóa các email từ các dịch vụ bạn không còn sử dụng giúp bảo vệ quyền riêng tư tốt hơn.

4. Cải thiện sự tập trung và giảm căng thẳng (Inbox Zero)

Hộp thư đến quá tải (Cluttered Inbox) là một trong những nguyên nhân gây “áp lực kỹ thuật số”.

• Quản lý công việc tốt hơn: Khi chỉ còn những email quan trọng, bạn sẽ dễ dàng quản lý các đầu việc cần xử lý.
• Tâm lý thoải mái: Một hộp thư gọn gàng giúp bạn cảm thấy kiểm soát được công việc, thay vì cảm giác bị “ngợp” bởi hàng nghìn thông báo chưa đọc.

5. Cải thiện bộ lọc Spam của hệ thống

Hành động xóa (đặc biệt là chọn “Báo cáo spam và xóa”) giúp bộ lọc của Google hiểu rõ hơn gu của bạn.

• Học hỏi thông minh: Hệ thống sẽ nhận diện tốt hơn những loại thư nào bạn không muốn thấy, từ đó tự động chặn chúng hiệu quả hơn trong tương lai.

4 Cách xóa email trên Gmail nhanh chóng, dễ thực hiện

1. Xoá tất cả email từ người gửi cụ thể trên Gmail 

Bước 1: Bước đầu tiên bạn cần đăng nhập gmail, sau đó click vào biểu tượng hình răng cưa ở góc cùng bên phải chọn Setting/Cài đặt

Bước 2: Trên giao diện Setting, bạn chọn vào mục Filter and block addresses, tiếp theo bạn chọn Create a new filter như hình sau:

 

Bước 3: Trong cửa sổ popup filter, bạn nhập tên địa chỉ email người gửi mà bạn muốn xoá trên khung From, sau đó nhập khung b là me, tiếp theo nhấn vào biểu tượng tìm kiếm

Bước 4: Trên màn hình máy tính lúc này sẽ hiện lên danh sách toàn bộ email từ người gửi có địa chỉ email mà bạn đã nhập ở trên. 

Sau đó bạn chỉ cần chọn tất cả các email mà bạn muốn xoá rồi chọn vào biểu tượng Trash là biểu tượng thùng rác ở trên để xóa email.

2. Xoá email nhiều trang 1 lúc

Màn hình máy tính chỉ được phép hiển thị 100 email trên mỗi trang. Trong trường hợp bạn có 600 email khác nhau thì nó sẽ được hiển thị trong 6 trang riêng biệt. Để chọn và xoá 600 email này cùng 1 lúc thì bạn cần click chọn hộp check box Select ở góc trên cùng bên phải. 

Trên màn hình  máy tính lúc này hiện lên thông báo “All 100 conversations on this page are selected. Select all conversation that match this search“

Bạn bấm chọn Select all conversation that match this search để chọn toàn bộ 600 email

Sau đó bạn nhấn chọn biểu tượng thùng rác để xoá tất cả 600 email này. 

3. Xoá email từ hộp thư

Như hình dưới đây, bạn nhấn vào hình tam giác để máy tính hiển thị các lựa chọn:

Nếu bạn muốn chọn toàn bộ thư có trên trang này, bạn nhấn All. Sau đó máy tính hiển thị những kết quả như sau:

Sau khi đã hiện ra kết quả như trên hình, bạn nhấn vào khung Delete có thùng rác hoặc chọn bên cạnh khung Chuyển tới (Move to) nếu bạn nhấn vào lựa chọn Move to, một khung lựa chọn sẽ hiện ra, bạn nhấp chuột vào Rác (Trash), để toàn bộ thư được lựa chọn sẽ được chuyển thành rác. 

Sau khi xoá xong, hộp thư của bạn sẽ trống như hình trên

Như đã thấy trong hộp thư sẽ không còn thư nào, nhưng muốn xoá sạch bạn cần phải tiến hành bước tiếp theo là xoá thư Rác (Trash)

Nhấp chuột vào hình tam giác ở mục More, khung gmail sẽ hiện ra khung mới có thư mục rác hay là (Trash)

Nhấn vào Rác (Trash), khung Gmail sẽ hiện ra những thư đã trở thành Rác như sau:

Xoá thư ở hộp thư rác, bạn cũng làm tương tự như là xoá thư ở hộp thư như hình sau đây:

Nhấn vào Delete Forever để bắt đầu xoá vĩnh viễn, lúc này thư sẽ được xoá sạch. Lưu ý là mỗi lần xoá chỉ tối đa là 50 thư, vì vậy muốn xoá toàn bộ bạn cần làm nhiều lần cho đến khi hết sạch.

Ở đây, nếu bạn muốn giữ lại thư nào thì bỏ dấu V bằng cách nhấp chuột vào đó, dấu V sẽ biến mất. Cuối cùng bạn nhấn Delete forever. Màn hình sẽ hiện như hình dưới đây:

4. Cách xóa email trên Gmail bằng Bộ lọc (Filter)

Gmail có tính năng Bộ lọc giúp bạn tự động xóa email theo điều kiện cụ thể (người gửi, chủ đề, từ khóa, dung lượng…). Đây là cách dọn hộp thư nhanh, không cần xóa thủ công từng email. Thực hiện như sau:

Bước 1: Nhấp biểu tượng bánh răng Cài đặt (Settings) ở góc trên bên phải Gmail → chọn Xem tất cả cài đặt (See all settings).

Bước 2: Vào tab Bộ lọc và địa chỉ bị chặn (Filters and Blocked Addresses) → nhấn Tạo bộ lọc mới (Create a new filter).

Bước 3: Khi cửa sổ tạo bộ lọc hiện ra, nhập điều kiện lọc như From (Người gửi), Subject (Chủ đề), Has the words (Có chứa từ) hoặc Size (Kích thước) để khoanh đúng nhóm email cần xử lý.

Bước 4: Nhấn Tạo bộ lọc (Create filter) → tích chọn Xóa thư (Delete it) trong danh sách hành động.

Bước 5: Nhấn Tạo bộ lọc lần nữa để lưu. Từ đây, Gmail sẽ tự động xóa các email khớp điều kiện bạn đã thiết lập.

Giải đáp thắc mắc khi xóa email trên Gmail 

Việc xóa email trên Gmail tưởng chừng đơn giản nhưng lại có khá nhiều quy tắc ngầm về dung lượng và bảo mật. Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc phổ biến nhất để bạn yên tâm “dọn dẹp” hộp thư:

1. Tại sao tôi xóa rất nhiều email mà dung lượng vẫn báo đầy?

Đây là thắc mắc phổ biến nhất. Có 3 nguyên nhân chính:

• Chưa dọn Thùng rác (Trash): Khi bạn nhấn xóa, email chưa mất đi ngay mà chuyển vào Thùng rác. Chúng vẫn chiếm dung lượng cho đến khi bạn vào mục Thùng rác và chọn “Dọn sạch thùng rác ngay bây giờ”.
• Độ trễ cập nhật: Google cần thời gian để cập nhật lại con số dung lượng. Đôi khi có thể mất từ vài giờ đến 24 giờ để hệ thống hiển thị đúng phần dung lượng đã trống.
• Dung lượng dùng chung: Hãy nhớ 15GB miễn phí là dùng chung cho Gmail, Google Drive và Google Photos. Nếu bạn xóa email nhưng Google Photos của bạn đầy ảnh/video, tổng dung lượng vẫn sẽ báo đỏ.

2. Email đã xóa có khôi phục lại được không?

• Trong vòng 30 ngày: Bạn hoàn toàn có thể khôi phục từ mục Thùng rác. Chỉ cần chọn thư và nhấn “Di chuyển tới Hộp thư đến”.
• Sau 30 ngày: Email sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi tài khoản cá nhân.
  • Trường hợp ngoại lệ: Nếu bạn dùng email công ty (Google Workspace), quản trị viên hệ thống có thêm 25 ngày nữa để hỗ trợ bạn khôi phục dữ liệu từ bảng điều khiển quản trị.
  • Lưu ý: Nếu bạn đã chọn “Xóa vĩnh viễn” thủ công trong Thùng rác, Google không có cách nào giúp bạn lấy lại được.

3. Xóa email có ảnh hưởng đến các tài khoản liên kết (Facebook, Ngân hàng…) không?

• Không ảnh hưởng trực tiếp: Việc xóa nội dung email không làm mất tài khoản mạng xã hội hay ngân hàng của bạn.
• Rủi ro gián tiếp: Nếu bạn xóa các email chứa thông tin đăng nhập, mã xác nhận cũ hoặc biên lai giao dịch, bạn có thể gặp khó khăn khi cần chứng minh chủ sở hữu tài khoản hoặc đối soát tài chính sau này.
  • Lời khuyên: Chỉ nên xóa các email quảng cáo, thông báo hệ thống không quan trọng. Các email giao dịch nên được Lưu trữ (Archive) thay vì Xóa.

4. Xóa email hàng loạt có an toàn không?

Nếu bạn sử dụng bộ lọc (ví dụ: tìm larger:10M để xóa các file nặng), hãy kiểm tra kỹ danh sách trước khi nhấn nút xóa tất cả.

• Một mẹo nhỏ là thay vì xóa, hãy gắn cho chúng một cái nhãn (label) là “Chờ xóa”, sau 1 tuần nếu thấy không cần dùng đến mới thực hiện lệnh xóa vĩnh viễn.

Bài viết trên BKNS đã hướng dẫn cách xóa email của Gmail cho bạn tham khảo. Hy vọng qua bài viết trên, bạn có thể xoá email một cách dễ dàng. Nếu bạn có thắc mắc gì xin hãy để lại bình luận ở dưới để được giải đáp nhanh nhất. Đừng quên truy cập website bkns.vn để biết thêm nhiều thông tin hữu ích khác nữa nhé.

>> Tìm hiểu thêm:

• CC và BCC email là gì? Sự khác nhau giữa CC và BCC email?
• [3 TIPS] khôi phục email đã xóa NHANH, ĐƠN GIẢN