Cách tạo chữ ký trong Outlook đơn giản cho người mới chi tiết từ A – Z
Outlook là một mail server được nhiều người lựa chọn sử dụng. Bởi giao diện tối giản đẹp mắt và dễ sử dụng. Tương tự như Google, Zimbra, người dùng Outlook cũng nên có chữ ký cho riêng mình. Tại sao nên sở hữu chữ ký riêng? Tạo chữ ký trong Outlook như thế nào? Tất cả sẽ có trong bài viết này của BKNS. Mời bạn cùng đón đọc!
Tóm Tắt Bài Viết
Dịch vụ mail Outlook
Outlook Mail là dịch vụ email miễn phí do Microsoft phát hành. Outlook Mail có phiên bản ứng dụng Microsoft Outlook trên desktop giúp người dùng có thể truy cập và quản lý công việc, email của mình dễ dàng hơn mà không cần vào web.
Outlook thường được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng email. Ngoài ra, Outlook cũng hỗ trợ các tính năng khác như lịch, quản lý công việc, quản lý liên lạc, ghi chú…
Chữ ký email là gì?
Chữ ký email (Email Signature) là thông tin được xuất hiện cuối cùng trong phần nội dung email. Thông thường, một chữ ký email cần những nội dung sau:
- Họ và tên, chức vụ/nghề nghiệp của người gửi.
- Tên công ty bạn đang làm việc.
- Các thông tin liên hệ cơ bản, ví dụ như email, website, số điện thoại,…
- Link mạng xã hội: nên thêm vào link một số tài khoản mạng xã hội phổ biến của bạn. Người nhận mail sẽ dễ dàng liên lạc với bạn hơn nếu bạn kèm theo link Facebook, Skype, Zalo,…
- Hình ảnh: có thể có hoặc không nhưng bạn nên có hình ảnh của mình trong chữ ký. Để tạo ấn tượng tốt với đối tác kinh doanh, đính kèm hình ảnh đóng vai trò rất quan trọng.
- Câu slogan hoặc chữ ký cá nhân: không bắt buộc.
Tại sao nên sở hữu chữ ký riêng
Chữ ký mail vô cùng quan trọng. Bất kể người sử dụng là cá nhân hay tổ chức. Bởi chữ ký email riêng có rất nhiều vai trò, cụ thể:
- Chữ ký email có vai trò như một danh thiếp. Nó cho phép bạn tiếp thị, quảng bá thương hiệu cá nhân/công ty đến người nhận thư.
- Ngày nay, số lượng email mà người dùng nhận được hằng ngày lên tới hàng chục, hàng trăm. Việc đặt chữ ký email ở cuối sẽ gây ấn tượng sâu sắc về bạn, thương hiệu của công ty.
- Chữ ký email cung cấp cho người nhận những thông tin quan trọng tiện cho việc liên lạc. Những thông tin liên lạc mà họ thường quan tâm như: số điện thoại, tài khoản mạng xã hội, website,…
- Ngoài ra, bạn còn có thể thêm vào đó những lời kêu gọi đặt hàng, ghé thăm website, … Chữ ký email lúc này đóng vai trò như một mẫu quảng cáo hữu ích và nổi bật. Bất cứ người nhận nào cũng phải nhìn qua ít nhất một lần.
- Tất cả thành viên trong công ty nên cùng sử dụng một tiêu chuẩn chữ ký email. Đây sẽ là bước định vị thương hiệu cực kì mạnh mẽ cho doanh nghiệp của bạn.
Lợi ích của việc tạo chữ ký Outlook
Tạo chữ ký Outlook không chỉ giúp email trông chuyên nghiệp hơn mà còn hỗ trợ bạn truyền tải thông tin cá nhân hoặc doanh nghiệp một cách đầy đủ, thống nhất trong mỗi lần gửi thư. Đây là một chi tiết nhỏ nhưng có tác động lớn đến hình ảnh của người gửi trong giao tiếp qua email.
Trước hết, chữ ký Outlook giúp người nhận nhanh chóng nắm được các thông tin liên hệ cần thiết như họ tên, chức vụ, số điện thoại, email, website hoặc địa chỉ công ty. Nhờ đó, đồng nghiệp, khách hàng và đối tác có thể liên hệ lại dễ dàng mà không cần mất thời gian tìm kiếm thông tin.
Bên cạnh đó, một chữ ký email được thiết kế gọn gàng, đẹp mắt còn góp phần xây dựng thương hiệu cá nhân và tăng độ nhận diện cho doanh nghiệp. Đối với nhân viên kinh doanh, chăm sóc khách hàng hoặc bộ phận tư vấn, chữ ký email còn giúp tạo sự tin cậy và thể hiện sự chuyên nghiệp trong từng nội dung trao đổi.
Ngoài ra, việc tạo chữ ký trong Outlook còn giúp tiết kiệm thời gian khi soạn email. Thay vì phải nhập lại thông tin liên hệ, lời chào hoặc thông tin công ty trong từng email, bạn chỉ cần thiết lập chữ ký một lần và sử dụng tự động cho những lần gửi thư sau.
Có thể thấy, tạo chữ ký Outlook cá nhân là thao tác đơn giản nhưng rất cần thiết, đặc biệt với những ai thường xuyên làm việc, trao đổi công việc hoặc chăm sóc khách hàng qua email.
Hướng dẫn tạo chữ ký trong Outlook
Tương tự như Google, Zimbra hay những nền tảng mail khác, khi sử dụng Outlook bạn cũng cần sở hữu chữ ký cho riêng mình. Sau đây, BKNS sẽ hướng dẫn bạn tạo chữ ký trên Outlook chỉ với 4 bước đơn giản.
Bước 1: Đăng nhập vào Outlook.com. Tiếp đó, bạn click vào Home và chọn New Email (Tạo thư mới).
Sau khi cick vào New Email bạn sẽ thấy 1 bảng như sau:
Bước 2: Chọn Signatures (chữ ký) để xuất hiển tab cấu hình chữ ký.
Bước 3: Ở tab Email Signature (Chữ ký Email), bạn chọn New (Mới) và đặt tên cho chữ ký mới. Sau đó bạn nhấn OK.
Khi chọn chữ ký mới, bạn nhớ đặt tên cho chữ ký để tránh gây nhầm lẫn
Bước 4: Bạn nhập các thông tin cơ bản như phần trên ở mục Edit Signature (Sửa chữ ký). Các thông tin cơ bản mà chữ ký email thường có bao gồm:
- Họ tên đầy đủ
- Chức vụ
- Tên công ty
- Số điện thoại
- Địa chỉ công ty (nếu cần)
- Website và mạng xã hội (nếu có)
Bước 5: Sau khi đã cấu hình chữ ký thành công. Các bạn chọn OK và mở lại new email để thấy kết quả. Ngoài ra, chúng ta có thể tạo nhiều mẫu chữ ký khác nhau sau đó thực hiện lưu lại qua tiêu đề.
4 Lỗi thường gặp khi tạo chữ ký Outlook & Cách khắc phục nhanh
- Lỗi 1: Hình ảnh quá lớn hoặc bị vỡ nét
Khắc phục: Tuyệt đối không dùng chuột kéo giãn ảnh trực tiếp. Cần resize ảnh (ví dụ: thu phóng logo Artnam Gallery) bằng phần mềm chuyên dụng về kích thước chuẩn dưới 400px trước khi chèn vào Outlook.
- Lỗi 2: Mất chữ ký khi Reply/Forward email
Khắc phục: Truy cập mục Choose default signature, kiểm tra và đảm bảo ô Replies/forwards đã được gán chính xác tên chữ ký.
- Lỗi 3: Chữ ký hiển thị thành file đính kèm ở máy người nhận
Khắc phục: Xảy ra do định dạng email đang đặt ở dạng Plain Text. Hãy chuyển đổi định dạng thư sang HTML tại khu vực Format Text.
- Lỗi 4: Vỡ bố cục, mất định dạng CSS khi chèn HTML
Khắc phục: Outlook sử dụng engine hiển thị của Word, không hỗ trợ CSS phức tạp. Bắt buộc dùng Table (bảng) để cấu trúc bố cục và chỉ sử dụng Inline CSS cơ bản.
Kết luận
Chữ ký riêng đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó khẳng định tính chuyên nghiệp và thương hiệu cá nhân của bạn. Do đó bạn nên sở hữu chữ ký cho riêng mình. Trên đây là hướng dẫn tạo chữ ký trên Outlook mà BKNS dành cho bạn. Hy vọng bài viết này hữu ích với bạn.
Bên cạnh đó, BKNS còn cung cấp các dịch vụ giải pháp mạng như: tên miền, máy chủ, VPS, SSL và thiết kế website. Nếu bạn có nhu cầu, xin vui lòng liên hệ qua số điện thoại 1900.63.68.09 hoặc “kinhdoanh@bkns.vn” để được tư vấn. Thường xuyên truy cập website bkns.vn để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích về dịch vụ công nghệ thông tin và giải pháp mạng nhé!
>> Xem thêm một số bài viết sau:
