Microsoft 365 dùng để làm gì? Ứng dụng thực tế trong doanh nghiệp

Microsoft 365 dùng để làm gì? Đây là câu hỏi nhiều doanh nghiệp đặt ra khi bắt đầu tìm hiểu về bộ giải pháp làm việc của Microsoft.

Thực tế, Microsoft 365 không chỉ được sử dụng để soạn thảo văn bản hay tạo bảng tính. Doanh nghiệp có thể sử dụng Microsoft 365 để quản lý email, làm việc với tài liệu, lưu trữ dữ liệu, trao đổi nội bộ, họp trực tuyến, cộng tác và quản lý người dùng trên cùng một hệ sinh thái.

Vậy Microsoft 365 được ứng dụng như thế nào trong công việc thực tế?

1. Microsoft 365 dùng để làm gì?

Microsoft 365 có thể hỗ trợ nhiều hoạt động trong doanh nghiệp, từ những công việc văn phòng hằng ngày đến nhu cầu cộng tác và quản lý dữ liệu.

Các nhu cầu phổ biến gồm:

• Sử dụng email doanh nghiệp theo tên miền riêng.
• Soạn thảo và xử lý tài liệu.
• Lập bảng tính và báo cáo.
• Tạo bài thuyết trình.
• Lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây.
• Chia sẻ tài liệu giữa nhân viên.
• Trao đổi và họp trực tuyến.
• Làm việc nhóm trên cùng một hệ thống.
• Quản lý tài khoản và quyền truy cập.
• Hỗ trợ làm việc trên nhiều thiết bị.

Điểm quan trọng là những nhu cầu này không tồn tại hoàn toàn độc lập. Microsoft 365 kết nối chúng trong cùng một hệ sinh thái.

* Microsoft 365 dùng để quản lý email doanh nghiệp

Một trong những ứng dụng phổ biến của Microsoft 365 là xây dựng hệ thống email doanh nghiệp.

Thay vì sử dụng địa chỉ email miễn phí như:

tencongty@gmail.com

doanh nghiệp có thể sử dụng email theo tên miền:

nhanvien@tencongty.vn

Email doanh nghiệp giúp đồng bộ hình ảnh thương hiệu trong quá trình giao tiếp với khách hàng, đối tác và nhân viên.

Thông qua Outlook và Exchange Online, người dùng có thể quản lý email, lịch và danh bạ trong cùng một môi trường.

Đây là nhu cầu phù hợp với doanh nghiệp muốn xây dựng hệ thống email chuyên nghiệp và quản lý tập trung.

* Microsoft 365 dùng để soạn thảo và xử lý tài liệu

Word, Excel và PowerPoint vẫn là những công cụ quan trọng trong công việc văn phòng.

Doanh nghiệp có thể sử dụng:

• Word để soạn thảo hợp đồng, báo cáo, tài liệu.
• Excel để xử lý dữ liệu, lập bảng tính và báo cáo.
• PowerPoint để xây dựng bài thuyết trình.

Khi kết hợp với hệ thống lưu trữ và cộng tác của Microsoft 365, nhân viên không chỉ tạo tài liệu mà còn có thể lưu trữ, chia sẻ và làm việc với tài liệu trong cùng một hệ sinh thái.

* Microsoft 365 dùng để lưu trữ và chia sẻ dữ liệu

Trong quá trình làm việc, doanh nghiệp thường phát sinh số lượng lớn tài liệu như hợp đồng, báo cáo, bảng tính, hình ảnh và các file nội bộ.

Nếu dữ liệu được lưu trữ rải rác trên nhiều máy tính hoặc gửi qua nhiều kênh khác nhau, việc tìm kiếm và quản lý phiên bản có thể trở nên khó khăn.

OneDrive trong Microsoft 365 hỗ trợ lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây.

Người dùng có thể:

• Lưu trữ tài liệu.
• Đồng bộ dữ liệu.
• Truy cập tài liệu trên nhiều thiết bị.
• Chia sẻ tài liệu.
• Làm việc với dữ liệu khi không ở văn phòng.

Với nhu cầu quản lý tài liệu theo phòng ban hoặc nhóm, doanh nghiệp có thể sử dụng SharePoint để tổ chức nội dung và không gian làm việc.

* Microsoft 365 dùng để làm việc nhóm

Microsoft 365 không chỉ phục vụ công việc cá nhân mà còn hỗ trợ quá trình phối hợp giữa nhiều nhân viên.

Microsoft Teams có thể được sử dụng để:

• Trao đổi nội bộ.
• Tạo nhóm theo phòng ban.
• Tạo nhóm theo dự án.
• Họp trực tuyến.
• Gọi video.
• Chia sẻ màn hình.
• Trao đổi trong quá trình làm việc.

Ví dụ, một dự án có thể được tổ chức thành một nhóm riêng. Thành viên trao đổi công việc trên Teams, chia sẻ tài liệu liên quan và phối hợp xử lý công việc mà không cần tách thành quá nhiều công cụ khác nhau.

* Microsoft 365 dùng để cộng tác trên tài liệu

Một tình huống phổ biến trong doanh nghiệp là nhiều người cùng tham gia xử lý một tài liệu.

Ví dụ:

Nhân viên A chỉnh sửa Excel → Nhân viên B kiểm tra dữ liệu → Quản lý nhận xét → Nhân viên A cập nhật lại.

Nếu mỗi người lưu một file riêng và gửi qua email, doanh nghiệp có thể gặp tình trạng nhiều phiên bản khác nhau.

Khi tài liệu được lưu trữ và chia sẻ trong hệ sinh thái Microsoft 365, quá trình làm việc có thể được tổ chức tập trung hơn.

Đây là một trong những điểm giúp Microsoft 365 phù hợp với môi trường làm việc nhóm.

* Microsoft 365 dùng để làm việc từ xa

Không phải mọi công việc đều diễn ra tại văn phòng.

Nhân viên có thể cần làm việc tại nhà, đi công tác hoặc sử dụng nhiều thiết bị khác nhau.

Với các công cụ như Outlook, OneDrive, Teams và các ứng dụng Office, Microsoft 365 hỗ trợ người dùng tiếp tục truy cập vào email, tài liệu và hoạt động cộng tác tùy theo ứng dụng, thiết bị và gói dịch vụ đang sử dụng.

Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng quy trình làm việc linh hoạt hơn thay vì phụ thuộc hoàn toàn vào một máy tính hoặc một địa điểm cố định.

* Microsoft 365 dùng để quản lý tài khoản và quyền truy cập

Khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên, việc quản lý tài khoản trở thành một nhu cầu quan trọng.

Microsoft 365 hỗ trợ doanh nghiệp quản lý người dùng và các thiết lập liên quan trên hệ thống.

Tùy theo gói dịch vụ, doanh nghiệp có thể có thêm các tính năng quản trị, bảo mật và quản lý thiết bị.

Điều này giúp doanh nghiệp kiểm soát môi trường làm việc tốt hơn khi số lượng nhân viên và dữ liệu ngày càng tăng.

2. Microsoft 365 có thể được ứng dụng trong quy trình làm việc như thế nào?

Một quy trình làm việc điển hình có thể bắt đầu từ email và kết thúc ở việc lưu trữ, cộng tác hoặc quản lý tài liệu.

Ví dụ:

Bước 1: Nhận yêu cầu qua Outlook.

Bước 2: Tạo tài liệu bằng Word hoặc Excel.

Bước 3: Lưu tài liệu trên OneDrive.

Bước 4: Chia sẻ và trao đổi với đồng nghiệp qua Teams.

Bước 5: Quản lý tài liệu của nhóm trên SharePoint.

Bước 6: Quản trị tài khoản và quyền truy cập theo chính sách của doanh nghiệp.

Qua đó có thể thấy Microsoft 365 không chỉ giải quyết từng công việc riêng lẻ mà còn kết nối nhiều bước trong cùng một quy trình.

3. Microsoft 365 phù hợp với doanh nghiệp nào?

Microsoft 365 có thể phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu:

• Sử dụng email theo tên miền riêng.
• Làm việc thường xuyên với tài liệu Office.
• Lưu trữ dữ liệu trên nền tảng đám mây.
• Nhân viên cần phối hợp và chia sẻ tài liệu.
• Có nhân viên làm việc từ xa hoặc trên nhiều thiết bị.
• Muốn quản lý tài khoản tập trung.
• Cần một hệ sinh thái làm việc thống nhất.

Quy mô doanh nghiệp không phải yếu tố duy nhất quyết định việc có nên sử dụng Microsoft 365. Quan trọng hơn là doanh nghiệp đang có nhu cầu gì và mức độ kết nối giữa email, tài liệu, dữ liệu và cộng tác trong công việc.

4. Có nên sử dụng Microsoft 365 cho doanh nghiệp?

Nếu doanh nghiệp chỉ cần một phần mềm đơn lẻ để soạn thảo văn bản hoặc lập bảng tính, nhu cầu có thể đơn giản hơn.

Tuy nhiên, nếu doanh nghiệp cần kết hợp:

Email + Office + Lưu trữ + Cộng tác + Quản trị + Bảo mật

thì Microsoft 365 có thể mang lại giá trị lớn hơn so với việc sử dụng từng công cụ riêng biệt.

Điểm đáng cân nhắc không chỉ là số lượng ứng dụng được cung cấp mà là khả năng kết nối các công cụ trong quá trình làm việc.

5. Microsoft 365 tại BKNS

BKNS cung cấp Microsoft 365 chính hãng dành cho doanh nghiệp với các lựa chọn phù hợp với nhiều nhu cầu sử dụng.

Doanh nghiệp có thể được hỗ trợ:

• Tư vấn lựa chọn gói theo nhu cầu thực tế.
• Hỗ trợ kỹ thuật trong quá trình sử dụng.
• Hỗ trợ cấu hình DNS.
• Hỗ trợ chuyển dữ liệu email từ hệ thống cũ.
• Hỗ trợ hóa đơn VAT.

Khi lựa chọn Microsoft 365, doanh nghiệp nên xác định trước số lượng tài khoản, nhu cầu sử dụng email, nhu cầu Office trên máy tính và yêu cầu về bảo mật, quản trị.

Đăng ký ngay tại: https://www.bkns.vn/email/microsoft-365.html

6. Kết luận

Microsoft 365 dùng để làm gì? Không chỉ để sử dụng Word, Excel hay PowerPoint.

Microsoft 365 có thể được ứng dụng trong nhiều hoạt động của doanh nghiệp:

Email → Tài liệu → Lưu trữ → Cộng tác → Quản trị

Từ việc nhận email, xử lý tài liệu đến chia sẻ dữ liệu và phối hợp giữa các thành viên, các công cụ trong Microsoft 365 có thể kết nối với nhau để tạo thành một môi trường làm việc thống nhất.

Với doanh nghiệp đang muốn xây dựng hệ thống làm việc chuyên nghiệp, đồng bộ và dễ quản lý hơn, Microsoft 365 là một giải pháp đáng cân nhắc.