[TOP 4] Cách tạo email tên miền riêng MIỄN PHÍ

Hiện nay, email tên miền là một thứ cần thiết cho doanh nghiệp. Trên thị trường có 3 dịch vụ cung cấp dịch vụ email miễn phí. Bài viết dưới đây BKNS sẽ hướng dẫn cách tạo email tên miền riêng miễn phí cho công ty mà không phải ai cũng biết nha! 

Email tên miền riêng là gì? 

Email tên miền riêng là địa chỉ email sử dụng tên miền do bạn sở hữu, có dạng ten@tenmien.com, thay vì các đuôi email dùng chung như @gmail.com, @yahoo.com hay @outlook.com. Đây là hình thức email được cá nhân làm việc chuyên nghiệp, freelancer, shop online và doanh nghiệp sử dụng để xây dựng uy tín, nhận diện thương hiệu và tăng độ tin cậy khi giao tiếp.

Khác với email miễn phí thông thường, email tên miền riêng không phụ thuộc vào tên miền của nhà cung cấp, mà gắn trực tiếp với website/brand của bạn. Khi khách hàng nhận được email từ địa chỉ mang tên miền doanh nghiệp, họ có xu hướng mở mail nhiều hơn, tin tưởng hơn và phản hồi nhanh hơn, đặc biệt trong các tình huống như báo giá, ký kết, chăm sóc khách hàng hoặc xử lý đơn hàng.

Bản chất của email tên miền riêng: Không chỉ là “đổi đuôi email”

Về kỹ thuật, email tên miền riêng không phải một loại email hoàn toàn mới, mà là cách bạn tùy biến địa chỉ email dựa trên tên miền. Phía sau địa chỉ contact@tenmien.com có thể là:

• Một hệ thống email server riêng
• Một dịch vụ email doanh nghiệp
• Hoặc đơn giản là cơ chế chuyển tiếp email (forwarding)

Điểm mấu chốt là: người nhận chỉ thấy tên miền của bạn, còn việc email được xử lý thế nào phụ thuộc vào giải pháp bạn chọn. Đây cũng là lý do nhiều người nhầm lẫn giữa “email tên miền riêng” và “email doanh nghiệp đầy đủ tính năng”.

Email tên miền riêng hoạt động như thế nào?

Email tên miền riêng vận hành dựa trên hệ thống DNS (Domain Name System) của tên miền. Khi có người gửi email đến info@tenmien.com, các bước sau sẽ diễn ra:

• Bản ghi MX (Mail Exchange) xác định máy chủ nào chịu trách nhiệm nhận email cho tên miền
• Máy chủ email kiểm tra các bản ghi xác thực như SPF, DKIM và DMARC
• Nếu email hợp lệ, thư sẽ được chuyển đến hộp thư hoặc chuyển tiếp theo cấu hình

Chính vì vậy, để tạo email tên miền riêng, bạn bắt buộc phải sở hữu tên miền và có quyền quản lý DNS. “Miễn phí” ở đây không có nghĩa là không cần tên miền – đây là hiểu lầm rất phổ biến với người mới.

Email tên miền riêng khác gì email miễn phí?

Sự khác biệt lớn nhất nằm ở mức độ chuyên nghiệp và khả năng kiểm soát. Email miễn phí phù hợp cho liên lạc cá nhân, còn email tên miền riêng được thiết kế cho mục đích làm việc và kinh doanh.

Với email tên miền riêng, bạn có thể:

• Tạo nhiều địa chỉ theo chức năng: sales@, support@, hr@, info@
• Quản lý và thay đổi địa chỉ email mà không phụ thuộc vào cá nhân cụ thể
• Giữ tính nhất quán thương hiệu ngay cả khi thay đổi nhân sự

Ngoài ra, email tên miền riêng giảm rủi ro bị đánh giá thiếu chuyên nghiệp khi gửi mail cho khách hàng mới. Trong nhiều ngành, việc sử dụng Gmail cá nhân để báo giá hoặc ký kết có thể làm giảm đáng kể tỷ lệ phản hồi.

Vì sao nhiều người tìm “tạo email tên miền riêng miễn phí”?

Lý do rất thực tế:

• Muốn thử nghiệm trước khi đầu tư
• Doanh nghiệp nhỏ, ngân sách hạn chế
• Chỉ cần email để nhận liên hệ ban đầu

Tuy nhiên, từ khóa “miễn phí” thường che giấu một sự thật quan trọng: email tên miền riêng có nhiều cấp độ. Có giải pháp chỉ cho phép nhận mail, có giải pháp cho inbox giới hạn, và có giải pháp chỉ miễn phí trong thời gian ngắn. Nếu không hiểu rõ ngay từ đầu, người dùng rất dễ chọn sai, dẫn đến việc phải làm lại từ đầu hoặc gặp lỗi spam, gửi không được mail.

Vì sao cần hiểu rõ khái niệm này trước khi quyết định?

Hiểu đúng email tên miền riêng là gì sẽ giúp bạn:

• Phân biệt rõ email chuyển tiếp và email có hộp thư thật
• Đặt kỳ vọng đúng khi tìm giải pháp “miễn phí”
• Chọn phương án phù hợp với nhu cầu hiện tại và có lộ trình nâng cấp sau này
• Tránh các lỗi phổ biến như không gửi được mail, mail vào spam hoặc bị gián đoạn dịch vụ

Nói cách khác, chọn email tên miền riêng không chỉ là chọn “miễn phí hay trả phí”, mà là chọn đúng hình thức ngay từ đầu. Đây chính là nền tảng quan trọng để bạn triển khai email hiệu quả, ổn định và không phải sửa sai về sau.

Cách tạo email tên miền riêng với gmail

Sau đây là các bước để tạo email theo tên miền miễn phí trên google với gmail

Bước 1: Tạo tài khoản và thông báo tên miền.

Bạn vào đường link https://gsuite.google.com/ và nhấn “Bắt đầu dùng thử miễn phí”.

Bước 2:Ở dòng tên doanh nghiệp, bạn điền tên doanh nghiệp của bạn, click chọn số lượng nhân viên mà doanh nghiệp bạn đang có, sau đó chọn quốc gia. Nhấn “Tiếp theo” để sang trang tiếp theo

Bước 3: Ở bước này điền thông tin cá nhân của bạn bao gồm họ, tên và email, số điện thoại của công ty bạn.

Bước 4: Tại đây, có câu hỏi “Doanh nghiệp của bạn có miền chưa”. Trong trường hợp bạn muốn sử dụng tên miền có sẵn của bạn thì click vào ô “Tôi có một tên miền”. Ngược lại, nếu bạn không có miền hoặc không muốn sử dụng tên miền có sẵn thì bạn chọn “Tôi muốn mua một miền”. Hoặc nhấn “Tôi muốn miền .page miễn phí”. Phần này tùy thuộc vào lựa chọn của bạn. Tiếp theo, bạn click “Tiếp theo” để điền thông tin cá nhân.

Bước 5: Hoàn thành thông tin cá nhân như tên, mật khẩu,… sau đó chọn vào ô “Đồng ý và đăng ký”

Bước 6: Sau khi đã hoàn thành thông tin cá nhân bạn click “Bắt đầu” để bắt đầu các thao tác thêm người khác vào tài khoản google apps.

Bước 7: Trang này hiện lên dòng chữ “Xác minh tên miền của bạn và thiết lập email” và đợi thời gian ngắn thì bạn đã có được tài khoản email tên miền riêng google.

Cách tạo email tên miền riêng trên Outlook

Ngoài google, bạn có thể dùng Microsoft Outlook để tạo email theo tên miền riêng miễn phí.

Sau đây là các bước tạo tài khoản Outlook đơn giản.

Bước 1: Vào website: https://signup.live.com/ click “Get new email address”.

Ở mục thư mới tức là new mail có 2 phương án cho bạn là Hotmail và Outlook, tất nhiên chọn Outlook

 Sau đó bạn nhập tên email muốn hiển thị, rồi điền mật khẩu. Lưu ý, độ dài mật khẩu cần trên 8 ký tự gồm đầy đủ số, chữ ký đặc biệt và chữ cái.

Bước 2: Hoàn thành thông tin ở trang 2 là tên (first name) và họ (last name). Chọn Next để sang bước tiếp theo

Bước 3: Hoàn thiện thông tin cá nhân như: năm sinh và quốc gia. Sau rồi nhấn Next

Bước 4: Đã hoàn thành xong thông tin cơ bản trên thì bạn đã tạo xong tài khoản Outlook. Ở bước này, bạn cần cài đặt hộp thư phụ thuộc vào những tính năng mà Outlook có sẵn như:

• Signature: đây chính là chữ ký được xuất hiện mỗi khi email được gửi đi.
• Theme: Màn hình nền của tài khoản
• Time zone: khung giờ bạn muốn sử dụng

Bước 5: Giao diện hòm thư hiện lên. Lúc này, người dùng đã có thể thực hiện nhận gửi lưu trữ những thông tin cơ bản tiện lợi.

Cách tạo email tên miền riêng miễn phí trên Zoho

Sau đây là các bước để đăng ký email theo tên miền riêng trên Zoho

Bước 1: Truy cập website: https://www.zoho.com/mail/zohomail-pricing.html và click vào khung Sign Up vào bảng free như hình dưới đây:

Cách đăng ký email tên miền riêng trên Zoho

Sau đó điền địa chỉ domain cần dùng email.

Bước 2: Nhập một số thông tin cá nhân cần thiết

• ID đăng nhập: tên
• Password: mật khẩu.

Sau đó nhấn “Sign Up”. 

Bước 3: Trên trang lúc này hiện lên một bảng thông tin xác nhận đăng ký và yêu cầu xác nhận domain bằng cách nhấn link “Proceed to verify domain ownership” như hình dưới đây:

Bước 4: Ở đây bạn cần chỉnh sửa record DNS trong domain theo yêu cầu.

Bước 5: Bước này bạn có thể chọn phương thức upload file lên host, thêm thẻ HTML vào website hoặc điền thêm một record CNAME với giá trị riêng họ cung cấp cho. Nhưng cách dưới đây BKNS sẽ hướng dẫn bạn cách xác thực bằng chỉnh sửa DNS.

Và sửa DNS như hình dưới đây:

Sau đó bạn cần đợi một khoảng thời gian và quay lại trang xác thực Zoho Mail và kết thúc bằng cách chọn Verify.

Tạo Email theo tên miền riêng cho công ty tại BKNS

Bạn có thể đăng ký email theo tên miền miễn phí cho doanh nghiệp của mình nhưng thủ tục rườm rà, các bước tạo khá phức tạp vì còn liên quan đến xác minh tên miền, cấu trúc DNS và những vấn đề khác. Nếu không biết làm thì rất khó để tạo theo ý mình muốn

Ngoài ra, dịch vụ tạo email miễn phí sẽ giới hạn một số lượng nhỏ. Vào một thời điểm nào đó, bạn sẽ phải trả phí để sử dụng nó.

Để giải quyến vấn đề này một cách hợp lý , nhanh chóng thì bạn nên sử dụng dịch vụ lưu trữ email chuyên nghiệp là Email hosting server tại BKNS. Tại sao phải dùng dịch vụ Email hosting:

• Đảm bảo được uy tín của thương hiệu công ty: Khi bạn sử dụng email doanh nghiệp với tên miền uy tín và tên email trùng với tên công ty, thương hiệu công ty thì sẽ gia tăng được độ tin cậy hơn nhiều.
• Email doanh nghiệp có tính bảo mật tốt: Mới những thông tin cá nhân, những thông tin công việc tất nhiên bạn sẽ muốn bảo mật tố
• Tích hợp các giải pháp văn phòng: Với các trường hợp thay đổi nhân sự và bạn muốn đảm bảo thông tin công ty không bị rò rỉ ra ngoài khi thay người mới thì email doanh nghiệp là lựa chọn hàng đầu.
• Nhanh chóng gửi và nhận thư điện tử: Với các email doanh nghiệp thường sẽ được ưu tiên sử dụng với đường truyền tốc độ cao

Bạn có thể thuê dịch vụ email hosting tại BKNS bởi chúng tôi đáp ứng đầy đủ các yếu tố trên. Dịch cụ Email hosting tại BKNS với chi phí rẻ chỉ từ 42.000 VNĐ/tháng, nhưng các tính năng, ứng dụng, dịch vụ hỗ trợ khách hàng 24/7. Bạn có thể tham khảo giá email hosting ở dưới đây.

>> Bạn có thể tìm hiểu ngay dịch vụ email hosting của BKNS tại đây: Email hosting là gì? Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng Email Hosting

Bài viết trên BKNS đã hướng dẫn cách tạo email tên miền riêng trên google, outlook và Zoho. Hy vọng qua bài viết trên bạn có thể tạo cho doanh nghiệp mình email theo tên miền riêng.

Nếu bạn còn thắc mắc vào về bài viết này xin hãy liên hệ với BKNS để được giải đáp nhanh nhất. Đừng quên truy cập website BKNS để biết thêm nhiều thông tin hữu ích khác nữa nhé.

Tìm hiểu thêm:

• [3 TIPS] khôi phục email đã xóa NHANH, ĐƠN GIẢN
• [3 MẸO] giúp bạn cách đặt tên email CHUYÊN NGHIỆP
• [MẸO] 3 cách xoá Email của Gmail nhanh: Bạn có biết?