Thịnh Văn Hạnh Việc dọn dẹp hộp thư giúp email gọn gàng hơn, nhưng chỉ cần một thao tác nhầm, bạn có thể xóa mất email quan trọng như hóa đơn, hợp đồng hoặc thông tin công việc. Khi đó, câu hỏi thường gặp nhất là: khôi phục email đã xóa có được không và cách khôi phục email đã xóa trên máy tính như thế nào?
Thực tế, trong nhiều trường hợp, email đã xóa vẫn có thể khôi phục nếu chưa bị xóa vĩnh viễn hoặc còn bản sao lưu. Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn 3 cách khôi phục email đã xóa nhanh, dễ thực hiện, phù hợp với người dùng Gmail trên máy tính, kể cả khi bạn không rành kỹ thuật.
Tóm Tắt Bài Viết
Email đã xóa có khôi phục được không?
Email đã xóa có thể khôi phục được, tuy nhiên khả năng thành công không giống nhau trong mọi trường hợp. Việc lấy lại email phụ thuộc chủ yếu vào thời gian bạn xóa email và email đó đang được lưu ở đâu trong hệ thống Gmail.
Khi bạn xóa một email trong Gmail, thư không biến mất ngay lập tức. Thay vào đó, Gmail sẽ chuyển email này vào thư mục Thùng rác (Trash). Đây là cơ chế bảo vệ người dùng khỏi các thao tác xóa nhầm, đặc biệt với những email quan trọng.
Theo mặc định, email trong Thùng rác sẽ được lưu trữ tối đa 30 ngày. Trong khoảng thời gian này, bạn hoàn toàn có thể khôi phục email đã xóa chỉ với vài thao tác đơn giản trên máy tính. Email sau khi khôi phục sẽ quay trở lại hộp thư đến hoặc thư mục bạn chọn.
Tuy nhiên, sau 30 ngày, Gmail sẽ tự động xóa vĩnh viễn email khỏi hệ thống. Khi đó, email không còn tồn tại trên máy chủ Gmail và không thể khôi phục bằng các cách thông thường.
Mặc dù vậy, trong một số tình huống đặc biệt, bạn vẫn có thể phục hồi nội dung email đã xóa từ lâu, nếu trước đó email đã tồn tại dưới dạng bản sao. Những trường hợp này bao gồm:
- Email từng được sao lưu về máy tính thông qua phần mềm quản lý email
- Tài khoản Gmail được đồng bộ với ứng dụng quản lý thư và dữ liệu đã tải xuống
- Dữ liệu email từng được xuất ra dưới dạng tệp lưu trữ
Trong các trường hợp trên, bạn thực chất không khôi phục email đã xóa trực tiếp từ Gmail, mà là truy xuất lại bản sao email đã được lưu trước đó. Đây là lý do vì sao việc sao lưu email sớm luôn được khuyến nghị.
Ngược lại, nếu email đã bị xóa vĩnh viễn khỏi Thùng rác và bạn không có bất kỳ bản sao lưu nào, thì khả năng khôi phục gần như bằng không. Lúc này, ngay cả các công cụ hỗ trợ hay phần mềm bên ngoài cũng không thể lấy lại email đã xóa.
Tóm lại, email đã xóa có khôi phục được hay không phụ thuộc rất lớn vào thời điểm bạn phát hiện ra vấn đề. Càng xử lý sớm, khả năng lấy lại email càng cao. Đây cũng là lý do bạn nên kiểm tra Thùng rác ngay khi phát hiện email quan trọng bị xóa nhầm.
Cách khôi phục email đã xóa bằng Google Takeout
Nếu bạn không cài đặt Thunderbird từ trước nhưng vẫn muốn lấy lại email đã xóa trên máy tính, Google Takeout là một giải pháp đáng cân nhắc. Đây là công cụ chính thức của Google, cho phép người dùng xuất toàn bộ dữ liệu email và lưu trữ dưới dạng tệp nén.
Google Takeout không khôi phục email trực tiếp vào Gmail, mà tạo ra một bản sao dữ liệu để bạn tải về máy tính. Vì vậy, cách này phù hợp khi bạn cần xem lại nội dung email đã xóa, không phải để đưa email trở lại hộp thư chính.
Các bước thiết lập Thunderbird để khôi phục email đã xóa
Để sử dụng Thunderbird cho mục đích sao lưu và khôi phục email đã xóa trên máy tính, bạn cần thiết lập ngay từ đầu theo các bước dưới đây. Quá trình này chỉ cần thực hiện một lần.
Bước 1: Mở trình duyệt, truy cập vào Gmail
Bước 2: Click vào biểu tượng bánh xe răng cưa ở góc phải
Bước 3: Chọn Settings/Cài đặt
Bước 4: Chọn Forwarding and POP/IMAP
Bước 5: Chọn chức năng Enable POP for all mail
Bước 6: Chương trình yêu cầu nhập email, mật khẩu mới trong lần đầu tiên khởi chạy Thunderbird => nhấn Continue. Người dùng cũng có thêm tài khoản mới trong mục Accounts => chọn Set up an account => chọn email
Bước 7: Chọn POP3
Bước 8: Done (các thông số khác sẽ được thiết lập tự động)
Bước 9: Đăng nhập lại và cấp quyền cho Thunderbird
Bước 10: Thunderbird tải tất cả email trên Gmail về máy tính
Từ thời điểm này trở đi, nếu bạn xóa email trên Gmail, bản sao email đã được tải về trước đó vẫn có thể được tìm thấy trong Thunderbird. Đây là lý do vì sao cách này được xem là một phương pháp gián tiếp nhưng rất hiệu quả để khôi phục email đã xóa trên máy tính.
Lưu ý quan trọng khi khôi phục email đã xóa bằng Thunderbird
Mặc dù đây là cách an toàn và được nhiều người áp dụng, bạn vẫn cần nắm rõ một số lưu ý quan trọng để tránh hiểu nhầm:
- Thunderbird không thể khôi phục email đã xóa trước thời điểm bạn bật POP
- Đây là phương pháp phục hồi từ bản sao, không phải lấy lại email trực tiếp từ Gmail
- Email chỉ được khôi phục nếu đã từng được đồng bộ về máy tính
- Nên thiết lập Thunderbird càng sớm càng tốt, trước khi xảy ra sự cố mất email
Theo kinh nghiệm của tôi, rất nhiều người chỉ nghĩ đến việc sao lưu email sau khi đã mất dữ liệu quan trọng. Lúc này, mọi cách khôi phục đều trở nên bị động và khả năng lấy lại email gần như không còn. Việc chủ động thiết lập Thunderbird từ sớm sẽ giúp bạn tránh hoàn toàn rủi ro này, đặc biệt khi làm việc với email có giá trị cao.
Cách khôi phục email đã xóa bằng Google Takeout
Nếu bạn chưa từng cài đặt Thunderbird hoặc không có bản sao lưu email trước đó nhưng vẫn muốn lấy lại email đã xóa trên máy tính, thì Google Takeout là một giải pháp rất đáng cân nhắc. Đây là công cụ chính thức do Google cung cấp, cho phép người dùng xuất toàn bộ dữ liệu trong tài khoản Google, bao gồm cả email Gmail, dưới dạng tệp lưu trữ.
Điểm quan trọng cần hiểu rõ là Google Takeout không khôi phục email trực tiếp vào Gmail. Thay vào đó, công cụ này tạo ra một bản sao dữ liệu email để bạn tải về máy tính và tra cứu khi cần. Vì vậy, cách này phù hợp khi bạn cần xem lại nội dung email đã xóa, tìm thông tin cũ hoặc lưu trữ làm tài liệu, chứ không dùng để đưa email quay trở lại hộp thư đến.
Trong nhiều tình huống thực tế, Google Takeout được xem như phương án “cứu dữ liệu” cuối cùng, đặc biệt khi email đã xóa không còn trong Thùng rác nhưng trước đó vẫn tồn tại trên hệ thống Google.
Các bước khôi phục email đã xóa bằng Google Takeout
Để sử dụng Google Takeout nhằm lấy lại email đã xóa, bạn thực hiện lần lượt các bước sau trên máy tính. Quá trình này khá đơn giản nhưng cần chờ Google xử lý dữ liệu.
Bước 1: Truy cập link https://takeout.google.com/
Bước 2: Đăng nhập bằng tài khoản Gmail
Bước 3: Kéo xuống phía dưới và tìm mục Gmail
Bước 4: Chọn Include all of your email để tải tất cả thư của bạn hoặc chọn những thứ cần thiết
Sau khi hoàn tất quá trình tạo tệp, Google sẽ gửi cho bạn một liên kết tải dữ liệu qua email. Bạn chỉ cần tải tệp nén về máy tính, giải nén và tìm lại email đã xóa trong dữ liệu được xuất ra.
Thời gian Google xử lý nhanh hay chậm phụ thuộc vào số lượng email và dung lượng dữ liệu trong tài khoản của bạn. Với những tài khoản sử dụng lâu năm, quá trình này có thể mất từ vài phút đến vài giờ.
Khi nào nên dùng Google Takeout để khôi phục email đã xóa?
Google Takeout phù hợp nhất trong những trường hợp sau:
- Bạn cần xem lại email cũ đã xóa để tra cứu thông tin
- Muốn lưu trữ email làm bằng chứng, tài liệu hoặc hồ sơ công việc
- Không có nhu cầu khôi phục email quay trở lại Gmail
- Email đã xóa không còn trong Thùng rác nhưng vẫn cần nội dung
Tuy nhiên, bạn cần lưu ý rằng Google Takeout không giúp khôi phục email đã xóa vĩnh viễn vào hộp thư Gmail. Công cụ này chỉ hỗ trợ trích xuất và sao lưu dữ liệu dưới dạng tệp để sử dụng bên ngoài Gmail.
Nói cách khác, đây là giải pháp phục vụ tra cứu và lưu trữ, không phải phương án phục hồi hoàn chỉnh. Nếu bạn cần email xuất hiện lại trong hộp thư đến để tiếp tục trao đổi, Google Takeout sẽ không đáp ứng được nhu cầu đó.
Cách khôi phục email đã xóa trong Thùng rác Gmail
Đây là cách khôi phục email đã xóa đơn giản, nhanh và hiệu quả nhất, đặc biệt phù hợp nếu bạn vừa xóa nhầm email trong thời gian ngắn. Khi bạn xóa một email trong Gmail, thư đó không bị xóa ngay lập tức mà sẽ được chuyển vào thư mục Thùng rác (Trash).
Theo cơ chế mặc định của Gmail, email trong Thùng rác sẽ được lưu giữ tối đa 30 ngày. Trong khoảng thời gian này, bạn hoàn toàn có thể lấy lại email đã xóa chỉ trong vài phút, ngay trên máy tính, mà không cần cài đặt thêm phần mềm hay công cụ hỗ trợ nào.
Cách này được xem là an toàn nhất và ít rủi ro nhất, vì bạn đang khôi phục trực tiếp email từ hệ thống Gmail, không thông qua bản sao hay dữ liệu xuất ra bên ngoài.
Các bước lấy lại email đã xóa trong Thùng rác
Để khôi phục email đã xóa trong Thùng rác Gmail trên máy tính, bạn thực hiện lần lượt theo các bước sau:
Bước 1: Mở Gmail trên trình duyệt máy tính và đăng nhập tài khoản
Bước 2: Ở menu bên trái, kéo xuống và chọn mục Thùng rác
Bước 3: Tích chọn email bạn muốn khôi phục
Bước 4: Nhấn vào biểu tượng ba chấm ở thanh công cụ phía trên
Bước 5: Chọn Di chuyển đến và chọn Hộp thư đến hoặc thư mục mong muốn
Ngay sau khi hoàn tất thao tác, email đã xóa sẽ được khôi phục và xuất hiện lại trong hộp thư. Bạn có thể tiếp tục đọc, trả lời hoặc xử lý email như bình thường.
Trong trường hợp bạn không thấy mục Thùng rác hiển thị, hãy nhấn vào “Thêm” trong menu bên trái để Gmail hiển thị đầy đủ các thư mục ẩn.
Lưu ý quan trọng khi khôi phục email đã xóa trong Thùng rác
Mặc dù đây là cách khôi phục email đã xóa rất dễ thực hiện, bạn vẫn cần ghi nhớ một số lưu ý quan trọng để tránh mất dữ liệu đáng tiếc:
- Email chỉ tồn tại trong Thùng rác tối đa 30 ngày kể từ thời điểm xóa
- Sau 30 ngày, Gmail sẽ tự động xóa email vĩnh viễn khỏi hệ thống
- Email đã bị xóa vĩnh viễn không thể khôi phục bằng cách này
- Việc khôi phục chỉ thành công nếu email chưa bị xóa thủ công khỏi Thùng rác
Theo kinh nghiệm của tôi, rất nhiều người chỉ phát hiện email quan trọng bị xóa sau vài tuần hoặc vài tháng. Khi đó, email đã vượt quá thời gian lưu trữ trong Thùng rác và không còn bất kỳ phương án cứu vãn nào.
Vì vậy, ngay khi nghi ngờ mình xóa nhầm email quan trọng, bạn nên kiểm tra Thùng rác càng sớm càng tốt. Càng xử lý sớm, khả năng khôi phục email đã xóa càng cao.
Những trường hợp KHÔNG thể khôi phục email đã xóa
Không phải lúc nào việc khôi phục email đã xóa cũng mang lại kết quả. Trên thực tế, có nhiều tình huống mà email đã mất hoàn toàn và không còn cách nào lấy lại, kể cả khi bạn sử dụng công cụ hỗ trợ hay làm đúng hướng dẫn kỹ thuật. Việc hiểu rõ các trường hợp này sẽ giúp bạn tránh mất thời gian và kỳ vọng sai lầm.
Dưới đây là những trường hợp phổ biến mà email đã xóa không thể khôi phục.
- Email đã bị xóa vĩnh viễn khỏi Thùng rác
- Không có bản sao lưu email trước đó
- Tài khoản Gmail bị xóa hoàn toàn
- Email bị xóa do vi phạm chính sách và bị Google gỡ bỏ
Nếu email đã bị xóa vĩnh viễn và không có bất kỳ bản sao lưu nào, thì khả năng khôi phục gần như bằng không. Theo kinh nghiệm của tôi, rất nhiều người chỉ tìm cách khôi phục email sau khi đã quá muộn, dẫn đến mất dữ liệu hoàn toàn mà không còn phương án cứu vãn.
Hiểu rõ những giới hạn này sẽ giúp bạn chủ động sao lưu email sớm hơn, thay vì phụ thuộc vào các biện pháp khôi phục vốn có rất nhiều rủi ro.
Cách hạn chế mất email quan trọng trong tương lai
Thay vì chỉ tập trung vào việc khôi phục email đã xóa sau khi sự cố xảy ra, cách tốt nhất vẫn là chủ động phòng tránh mất email ngay từ đầu. Trên thực tế, phần lớn các trường hợp mất email nghiêm trọng đều xuất phát từ việc không có thói quen quản lý và sao lưu email đúng cách.
Dưới đây là những biện pháp đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả, giúp bạn hạn chế tối đa nguy cơ mất email quan trọng trong tương lai.
- Sao lưu email định kỳ về máy tính
- Sử dụng phần mềm quản lý email để lưu bản sao
- Tạo nhãn cho email quan trọng
- Kiểm tra kỹ trước khi xóa email
Những thói quen nhỏ như sao lưu email, sử dụng công cụ quản lý, phân loại email và kiểm tra kỹ trước khi xóa sẽ giúp bạn hạn chế tối đa nguy cơ mất email quan trọng. Khi đã chủ động phòng tránh tốt, bạn sẽ không còn phải loay hoay tìm cách khôi phục email đã xóa trong những tình huống bị động và đầy rủi ro.
Trên đây, BKNS đã giới thiệu với bạn 3 cách khôi phục email đã xóa. Hy vọng, những thông tin này thực sự hữu ích đối với bạn. Nếu có điều gì thắc mắc hoặc chưa thực hiện thành công, hãy cho BKNS biết bằng cách để lại comment bên dưới bài viết. Truy cập bkns.vn thường xuyên để cập nhật thêm nhiều bài viết hữu ích nhé!
Tìm hiểu thêm:
Theo dõi trên
Hướng dẫn chuyển tên miền về BKNS
