Smartsheet là gì? Ưu điểm và cách sử dụng Smartsheet cơ bản

Một dự án dù lớn hay nhỏ đều cần được quản lý để đảm biểu tiến độ và đạt hiệu quả tốt. Một trong những phần mềm quản lý dự án nhận được sự ưu ái của đông đảo người dùng đó chính là Smartsheet. Smartsheet được phát triển bởi Smartsheet Inc vào năm 2005. Smartsheet được sử dụng để phân công công việc, theo dõi tiến độ dự án, chia sẻ tài liệu,… Hãy tham khảo bài viết này nếu bạn muốn biết Smartsheet là gì? Ưu điểm của Smartsheet

Smartsheet là gì?

Smartsheet là nền tảng quản lý dự án trực tuyến được nhiều cá nhân và doanh nghiệp sử dụng để tổ chức công việc, theo dõi tiến độ và phối hợp nhóm hiệu quả. Công cụ này tích hợp nhiều tính năng hữu ích như bảng tính làm việc, mẫu biểu có sẵn, lịch trình, ghi chú, nhắc nhở và các tùy chọn quản lý sheet linh hoạt. Với người dùng mới, Smartsheet hiện cung cấp gói dùng thử 30 ngày để trải nghiệm trước khi lựa chọn sử dụng lâu dài.

Điểm mạnh của Smartsheet nằm ở khả năng hỗ trợ làm việc nhóm. Người dùng có thể phân công nhiệm vụ, cập nhật tiến độ, chia sẻ thông tin với đồng nghiệp hoặc đối tác ngay trên cùng một nền tảng. Nhờ đó, quá trình quản lý dự án trở nên rõ ràng hơn, giảm tình trạng bỏ sót việc và giúp các bộ phận phối hợp với nhau thuận tiện hơn.

Lịch sử hình thành và phát triển Smartsheet

Như vậy, bạn đã hiểu Smartsheet là gì rồi đúng không? Trong phần này, chúng ta cùng nhau tìm hiểu lịch sử hình thành và phát triển của Smartsheet. Smartsheet được phát triển vào năm 2005 và được ra mắt vào năm 2006. Cuối năm 2006 chỉ có khoảng 10.000 người sử dụng phần mềm này. Năm 2008, Smartsheet bắt đầu được nâng cấp với mục đích thân thiện hơn với người sử dụng. Sau đó phiên bản mới được ra mắt vào năm 2010 và số người sử dụng đã tăng lên 20.000 người (2012).

Smartsheet sử dụng thuật toán để trực quan hóa luồng công việc giữa các nhóm. Tháng 8/2014, phiên bản 2.0 của Smartsheet iOS được giới thiệu đến công chúng. Năm 2015 có thêm tính năng cho phép người dùng đăng nhập vào Excel và Smartsheet với cùng một thông tin đăng nhập. Do đó, người dùng có thể thực hiện các thay đổi từ Microsoft Outlook. Năm 2016, Smartsheet giới thiệu bảng điều khiển có thể cấu hình hiển thị các số liệu.

Ưu điểm của Smartsheet là gì?

Smartsheet sở hữu nhiều ưu điểm nổi bật, giúp công cụ này trở thành lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp, tổ chức và các nhóm cần quản lý dự án hiệu quả.

Kiểm soát nguồn lực dễ dàng:

Smartsheet cho phép nhà quản lý theo dõi, phân bổ và điều chỉnh nguồn lực trong suốt quá trình triển khai dự án. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tiến độ, hạn chế quá tải nhân sự và đảm bảo chất lượng công việc.

Hỗ trợ làm việc nhóm hiệu quả:

Với các tính năng chia sẻ dữ liệu, cập nhật tiến độ và trao đổi trực tiếp trên nền tảng, Smartsheet giúp các thành viên phối hợp nhịp nhàng hơn. Mọi thông tin quan trọng được tập trung tại một nơi, giúp giảm tình trạng bỏ sót hoặc sai lệch dữ liệu.

Tự động nhắc nhở công việc:

Smartsheet hỗ trợ thiết lập nhắc nhở tự động cho các nhiệm vụ, mốc thời gian và deadline quan trọng. Tính năng này giúp người dùng chủ động theo dõi tiến độ và hoàn thành công việc đúng hạn.

Giao diện trực quan, dễ sử dụng:

Smartsheet có giao diện quen thuộc, gần giống bảng tính, nên người dùng dễ làm quen ngay cả khi chưa có nhiều kinh nghiệm về quản lý dự án. Cách sắp xếp thông tin rõ ràng giúp việc tìm kiếm, theo dõi và cập nhật dữ liệu trở nên nhanh chóng hơn.

Hỗ trợ đa nền tảng:

Người dùng có thể truy cập Smartsheet trên máy tính, điện thoại thông minh và máy tính bảng. Điều này giúp việc quản lý và cập nhật công việc linh hoạt hơn, kể cả khi làm việc từ xa hoặc di chuyển thường xuyên.

Tích hợp nhiều tính năng hữu ích:

Smartsheet cung cấp nhiều công cụ trong cùng một nền tảng như lập kế hoạch, tạo lịch làm việc, theo dõi tiến độ, phân bổ nguồn lực và hỗ trợ giao tiếp nhóm. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, giảm phụ thuộc vào nhiều phần mềm riêng lẻ và nâng cao hiệu suất làm việc.

Các tính năng cốt lõi làm nên sức mạnh của Smartsheet

Sự khác biệt lớn nhất của nền tảng này nằm ở tính linh hoạt và khả năng tùy biến sâu rộng, đáp ứng hoàn hảo mọi phương pháp quản lý dự án từ truyền thống đến Agile.

Đa dạng góc nhìn (Multiple Views)

Mỗi cá nhân trong một dự án có một thói quen tiếp nhận thông tin khác nhau. Người quản lý cần nhìn bao quát tiến độ, trong khi nhân viên thực thi lại cần tập trung vào các đầu việc chi tiết hàng ngày. Smartsheet giải quyết triệt để bài toán này bằng cách cung cấp 4 góc nhìn dữ liệu (Views) hoạt động song song và đồng bộ theo thời gian thực trên cùng một cơ sở dữ liệu:

• Grid View (Dạng bảng tính tiêu chuẩn): Đây là giao diện quen thuộc nhất, hoạt động tương tự như một bảng tính truyền thống. Cấu trúc này cực kỳ tối ưu cho việc nhập liệu nhanh, thiết lập công thức và quản lý cơ sở dữ liệu lớn với vô số các cột trường thông tin tùy chỉnh.
• Gantt View (Biểu đồ tiến độ dự án chuyên nghiệp): Chỉ với một cú nhấp chuột, dữ liệu khô khan sẽ hóa thành biểu đồ Gantt trực quan. Góc nhìn này là “vũ khí” đắc lực cho các Project Manager để theo dõi tiến độ tổng thể, thiết lập các mối quan hệ phụ thuộc (dependencies) giữa các nhiệm vụ và xác định rõ đường găng dự án (critical path).
• Card/Kanban View (Dạng thẻ kéo thả trực quan): Rất phù hợp với các đội nhóm theo đuổi phương pháp Agile. Các đầu việc được hiển thị dưới dạng thẻ (card) và phân loại theo cột trạng thái (Ví dụ: To Do, In Progress, Review, Done). Việc kéo thả thẻ giữa các cột giúp cập nhật trạng thái ngay lập tức, tạo cảm giác hoàn thành công việc cực kỳ rõ ràng.
• Calendar View (Dạng lịch quản lý deadline): Biến toàn bộ các cột mốc thời gian thành một cuốn lịch tổng quát. Nó giúp các thành viên nắm bắt chính xác các sự kiện quan trọng, hạn chót sắp tới để chủ động sắp xếp thời gian làm việc, tránh tình trạng “nước đến chân mới nhảy”.

Tự động hóa quy trình (Automated Workflows)

Bạn đang dành bao nhiêu giờ mỗi tuần chỉ để gửi email nhắc nhở deadline hay cập nhật trạng thái dự án? Với tính năng Automated Workflows, Smartsheet sẽ đảm nhận toàn bộ khối lượng công việc lặp đi lặp lại đó, giúp bạn giải phóng thời gian để tập trung vào các chiến lược cốt lõi.

Hệ thống cho phép người dùng thiết lập các quy tắc (rules) tự động hóa cực kỳ đơn giản thông qua giao diện trực quan mà không cần biết viết code. Các kịch bản tự động hóa phổ biến và mang lại hiệu quả cao nhất bao gồm:

• Gửi cảnh báo thời hạn: Tự động phát email nhắc nhở cho người phụ trách trước hạn chót 2 ngày để đảm bảo tiến độ.
• Thông báo chuyển trạng thái: Ngay khi một nhân viên chuyển Task sang trạng thái “Done”, hệ thống sẽ tự động gửi thông báo (Notification/Email) đến người quản lý để nghiệm thu.
• Yêu cầu phê duyệt đa tầng: Tự động chuyển tiếp yêu cầu duyệt chi phí ngân sách lên cấp trên dựa trên các điều kiện dữ liệu được thiết lập sẵn.

Việc tự động hóa này không chỉ tăng tốc độ luân chuyển thông tin mà còn giảm thiểu tối đa sai sót do yếu tố con người gây ra.

Bảng điều khiển (Dashboards) & Báo cáo

Dữ liệu sẽ trở nên vô nghĩa nếu không thể đúc kết thành các “insight” (sự thật ngầm hiểu) phục vụ cho việc ra quyết định. Tính năng Dashboards và Báo cáo (Reports) của Smartsheet là giải pháp tối ưu cho cấp quản lý cấp cao (C-level), những người cần một bức tranh toàn cảnh mà không có thời gian sa đà vào từng tiểu tiết.

Smartsheet cho phép tổng hợp và bóc tách dữ liệu từ hàng chục, thậm chí hàng trăm Sheet khác nhau để đưa vào một Dashboard duy nhất. Với các widget trực quan như biểu đồ tròn, biểu đồ cột, thước đo (gauge) hay các chỉ số KPI tóm tắt, người quản lý có thể:

• Theo dõi “sức khỏe” của toàn bộ danh mục dự án theo thời gian thực.
• Nắm bắt ngay lập tức các nút thắt (bottlenecks) đang cản trở tiến độ.
• Chia sẻ báo cáo minh bạch cho khách hàng hoặc các bên liên quan chỉ qua một đường link duy nhất, luôn được cập nhật tự động.

Thu thập dữ liệu qua Biểu mẫu (Web Forms)

Thay vì sao chép thủ công dữ liệu từ email hay tin nhắn vào bảng tính, chức năng Web Forms cho phép bạn khởi tạo các biểu mẫu nhập liệu chuyên nghiệp chỉ trong vài phút.

Bất kỳ ai (nhân viên nội bộ, khách hàng, đối tác) đều có thể truy cập form này qua một đường link hoặc quét mã QR. Ngay khi người dùng nhấn “Gửi”, mọi thông tin sẽ tự động đổ thẳng vào các cột tương ứng trong bảng Smartsheet của bạn theo thời gian thực. Tính năng này cực kỳ lý tưởng để thu thập yêu cầu hỗ trợ (ticketing), khảo sát khách hàng hay tiếp nhận đơn hàng một cách gọn gàng, bảo mật và hoàn toàn tự động.

Cách sử dụng Smartsheet cơ bản trên Windows

Dưới đây là hướng dẫn cơ bản giúp bạn bắt đầu sử dụng Smartsheet trên Windows, từ bước đăng nhập, tạo bảng tính mới đến nhập dữ liệu từ các công cụ khác

Tạo bảng tính Smartsheet mới

Bước 1: Đăng nhập tài khoản Smartsheet
Trước tiên, bạn truy cập vào Smartsheet và đăng nhập bằng tài khoản đã có. Nếu chưa có tài khoản, bạn có thể đăng ký trực tiếp trên trang chủ Smartsheet.

Bước 2: Tạo bảng tính mới
Sau khi đăng nhập, giao diện chính của Smartsheet sẽ hiển thị. Để tạo bảng tính mới, bạn nhấn vào biểu tượng dấu cộng (+) ở góc trên bên trái, sau đó chọn Create. Tại đây, bạn có thể dùng mẫu có sẵn hoặc bắt đầu với một bảng tính trống tùy theo nhu cầu quản lý công việc.

Bước 3: Nhập dữ liệu từ nền tảng khác
Nếu đã có dữ liệu từ các công cụ như Microsoft Excel, Google Sheets, Microsoft Project hoặc Atlassian Trello, bạn có thể chọn Import để tải file lên Smartsheet. Cách này giúp tiết kiệm thời gian và hạn chế việc nhập lại dữ liệu thủ công.

Bước 4: Đặt tên và lưu bảng tính
Sau khi chọn mẫu hoặc nhập dữ liệu, bạn đặt tên cho bảng tính mới. Cuối cùng, nhấn OK để lưu và bắt đầu quản lý công việc trên Smartsheet.

Ứng dụng của Smartsheet trong thực tế doanh nghiệp 

Một nền tảng công nghệ chỉ thực sự có giá trị khi nó giải quyết được bài toán thực tiễn của doanh nghiệp. Điểm rực rỡ nhất của Smartsheet không nằm ở việc nó có bao nhiêu tính năng, mà ở cách nó biến hóa linh hoạt để thích ứng với mọi quy trình đặc thù của từng ngành nghề.

Hãy cùng xem xét các ví dụ cụ thể dưới đây để hình dung rõ hơn cách Smartsheet có thể “cứu rỗi” hệ thống vận hành đang quá tải của bạn, và rất có thể, bạn sẽ nhìn thấy chính hình bóng doanh nghiệp mình trong đó.

Quản lý chiến lược SEO & Content Marketing

Các chiến dịch SEO và Content Marketing thường đòi hỏi sự phối hợp liên tục giữa Planner, Writer, Editor và đội ngũ kỹ thuật. Nếu chỉ dùng Excel, bạn rất dễ bị “lạc trôi” giữa hàng tá phiên bản bài viết và các file báo cáo từ khóa rời rạc. Smartsheet giải quyết bài toán này bằng cách tạo ra một hệ sinh thái nội dung tập trung.

• Quản lý lịch trình xuất bản (Content Calendar): Sử dụng Calendar View để bao quát toàn bộ kế hoạch lên bài. Trưởng nhóm có thể dễ dàng nắm bắt số lượng bài viết dự kiến trong tuần, trong tháng và điều chỉnh lại lịch để tránh chồng chéo nội dung.
• Giao việc và quản lý Brief tập trung: Thay vì gửi email qua lại, người quản lý có thể đính kèm thẳng file yêu cầu. Ví dụ: Khi giao một brief bài viết phân tích về dòng nghệ thuật tranh sơn mài hay tranh sơn dầu, toàn bộ dàn ý cấu trúc thẻ H2, H3, yêu cầu mật độ từ khóa chuẩn SEO và tài liệu tham khảo đều được gắn trực tiếp vào hàng (row) tương ứng của nhân viên đó.
• Theo dõi tiến độ đi Link (Offpage SEO): Tạo các cột để theo dõi trạng thái backlink, đo lường chỉ số DR/UR của các domain trỏ về, từ đó kiểm soát chặt chẽ KPI chất lượng liên kết.
• Tự động hóa quy trình duyệt bài (Auto-Approve): Bạn có thể thiết lập Workflow để khi Writer chuyển trạng thái bài viết sang “Needs Review”, hệ thống sẽ gửi thông báo cho Editor. Nếu bài đạt chuẩn, Editor chỉ cần đổi trạng thái thành “Approved”, bài viết sẽ tự động được chuyển sang hàng chờ của đội ngũ đăng bài (Publishers) mà không cần nhắc nhở thêm một lời nào.

Quản lý dự án thi công xây dựng & Dịch vụ bảo trì

Đối với các mảng thi công và dịch vụ hiện trường, nỗi ám ảnh lớn nhất là sự đứt gãy thông tin giữa văn phòng điều hành và thợ làm việc trực tiếp tại công trình. Smartsheet đóng vai trò như một trung tâm chỉ huy theo thời gian thực.

• Giám sát chuỗi cung ứng vật liệu: Sử dụng Gantt Chart để lập kế hoạch nhập vật tư khớp với tiến độ từng giai đoạn thi công (xây thô, hoàn thiện). Điều này giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, tránh tình trạng “vật tư chờ thợ” hoặc “thợ ngồi chờ vật tư”.
• Điều phối lịch trình linh hoạt: Phân bổ nhân lực dựa trên vị trí địa lý và khối lượng công việc. Đặc biệt với các mảng dịch vụ hạ tầng, bộ phận tổng đài có thể dễ dàng lên lịch, chia tuyến và theo dõi lộ trình di chuyển của các đội xe hút bể phốt tại Thanh Trì hoặc đội thông tắc cống tại Mê Linh ngay trên màn hình hiển thị trực quan (Map/Card View).
• Báo cáo nghiệm thu qua di động: Đây là tính năng “ăn tiền” nhất. Thợ thi công tại hiện trường chỉ cần mở ứng dụng di động của Smartsheet, chụp ảnh tình trạng công trình trước/sau khi hoàn thành, điền form nghiệm thu và bấm gửi. Ngay lập tức, dữ liệu và hình ảnh được cập nhật thẳng vào hệ thống tại trụ sở chính, giúp đối soát và làm hồ sơ thanh toán nhanh chóng.

Quản lý hành chính & Nhân sự (HR)

Dù không phải là một phần mềm nhân sự chuyên biệt, nhưng nhờ khả năng tùy biến, Smartsheet vẫn giúp phòng Hành chính – Nhân sự số hóa toàn bộ thủ tục giấy tờ một cách gọn gàng và khoa học nhất.

• Tuyển dụng & Quản lý ứng viên: Tạo các Web Form thu thập CV trực tuyến. Dữ liệu ứng viên tự động đổ về dạng Card (Kanban View), giúp HR dễ dàng kéo thả hồ sơ qua các vòng: Sàng lọc -> Phỏng vấn vòng 1 -> Đàm phán lương -> Nhận việc.
• Quy trình Onboarding (Hội nhập nhân sự mới): Xây dựng các danh sách kiểm tra (Checklist) tự động. Ngay ngày đầu đi làm, nhân sự mới sẽ tự động nhận được email hướng dẫn từng bước: từ việc nhận thiết bị IT, tạo tài khoản nội bộ, đến việc đọc các tài liệu văn hóa công ty, đảm bảo quy trình hội nhập diễn ra chuyên nghiệp, đồng bộ và không bỏ sót bất kỳ hạng mục nào.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Smartsheet có hỗ trợ tiếng Việt không? Giao diện phần mềm chưa hỗ trợ tiếng Việt. Tuy nhiên, hệ thống cho phép nhập liệu và tương tác bằng tiếng Việt có dấu 100% không gặp lỗi hiển thị.

Tôi có thể xuất dữ liệu từ Smartsheet ra Excel được không? Có. Mọi dữ liệu đều dễ dàng xuất (Export) ra Excel, Google Sheets, PDF hoặc CSV chỉ với một thao tác.

Smartsheet có bản dùng thử miễn phí không? Có. Nền tảng cung cấp 30 ngày dùng thử miễn phí trải nghiệm trọn vẹn các tính năng cao cấp.

Smartsheet vượt xa giới hạn của một bảng tính thông thường để trở thành nền tảng quản trị công việc toàn diện. Nó giải quyết triệt để bài toán phân mảnh dữ liệu, tự động hóa các tác vụ lặp lại và cung cấp bức tranh tiến độ theo thời gian thực giúp doanh nghiệp vận hành trơn tru và dễ dàng mở rộng quy mô.

BKNS đã giúp bạn có được đáp án chi tiết cho thắc mắc Smartsheet là gì? Ưu nhược điểm và cách tạo bảng tính trong Smartsheet. Hy vọng, những thông tin mà chúng tôi chia sẻ thực sự hữu ích với bạn. BKNS được biết đến là nhà cung cấp dịch vụ CNTT, giải pháp mạng hàng đầu tại Việt Nam. BKNS không ngại chia sẻ, thảo luận cùng bạn, hãy cho chúng tôi biết những thắc mắc đó bằng cách để lại bình luận bên dưới. Ghé thăm website https://www.bkns.vn/ thường xuyên để không bỏ lỡ những bài chia sẻ hữu ích khác nhé!