Print server là gì? Ưu nhược điểm của Print server

Trong một hệ thống CNTT hiện đại, nơi hàng chục thậm chí hàng trăm thiết bị cùng chia sẻ tài nguyên, việc quản lý in ấn không chỉ đơn thuần là “cắm máy in và sử dụng”. Đây chính là lúc Print Server trở thành một thành phần hạ tầng quan trọng nhưng thường bị đánh giá thấp. Không chỉ đóng vai trò trung gian kết nối giữa người dùng và máy in, Print Server còn giúp tối ưu hóa lưu lượng in, kiểm soát truy cập, giảm tải cho máy trạm và nâng cao hiệu suất vận hành tổng thể của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, liệu Print Server có thực sự cần thiết trong mọi mô hình? Nó mang lại những lợi ích gì về mặt quản trị và chi phí? Và đâu là những hạn chế mà doanh nghiệp cần cân nhắc trước khi triển khai? Bài viết này sẽ không chỉ giúp bạn hiểu rõ “Print server là gì” mà còn phân tích sâu các ưu nhược điểm, từ đó giúp bạn đưa ra quyết định phù hợp với quy mô và nhu cầu thực tế của mình.

Print server là gì?

Print server (máy chủ in, máy chủ máy in) là phần mềm hay thiết bị mạng thực hiện nhiệm vụ gửi và quản lý tệp đang chờ in. Hiểu một cách đơn giản, Print server là thiết bị chia sẻ máy in trong mạng. Tại các doanh nghiệp lớn, sẽ có duy nhất máy tính chuyên dụng được dùng để làm Print server quản lý hàng trăm máy in. Với các doanh nghiệp quy mô nhỏ, Print server thường là 1 board plug-in hoặc thiết bị mạng có kích thước nhỏ, đảm bảo đầy đủ chức năng như một Print server.

Các máy chủ in có thể hỗ trợ nhiều giao thức in tiêu chuẩn hoặc độc quyền của ngành bao gồm Internet Printing Protocol, Line Printer Daemon protocol, NetWare, NetBIOS/NetBEUI, JetDirect.

Print Server có những loại nào hiện nay?

Hiện nay, Print Server có hai loại chính:

• Print Server phần cứng: Đây là thiết bị độc lập, kết nối với mạng LAN qua router hoặc modem, đồng thời kết nối trực tiếp với máy in. Thiết bị này có thiết kế gọn, gồm một hoặc nhiều cổng Ethernet để nối mạng và các cổng để kết nối máy in.
• Print Server phần mềm: Đây là ứng dụng cài trên máy tính, cho phép chia sẻ máy in trong cùng mạng LAN. Giải pháp này hỗ trợ quản lý in ấn, theo dõi tiến trình in, kiểm soát quyền truy cập và thiết lập mức ưu tiên cho lệnh in.

Nguyên lý hoạt động của Print Server

Print server hoạt động như trung tâm điều phối các máy in trong mạng nội bộ. Khi người dùng in tài liệu, yêu cầu được gửi đến Print server thay vì gửi trực tiếp đến máy in. Print server xử lý yêu cầu và chuyển đến thiết bị phù hợp. Người dùng cũng có thể chọn máy in thông qua bảng điều khiển của Print server.

Ngoài ra, Print Server hỗ trợ các chức năng quản lý như giám sát trạng thái máy in, quản lý số lượng thiết bị kết nối và các lệnh in đang chờ. Người dùng cũng có thể truy cập và sử dụng máy in từ xa thông qua máy chủ in.

Ưu nhược điểm của Print server

Ưu điểm của Print server

Tiết kiệm không gian là một trong những ưu điểm nổi trội của Print server. Print server được thiết kế nhỏ gọn, được kết nối với máy in qua trực tuyến nên tiết kiệm diện tích và không cần dây cáp truyền.

Khả năng chống virus của Print server là ưu điểm không thể không nhắc tới. Print server có cả hệ thống thuật toán ngăn cản sự xâm nhập của virus và hacker. Do đó, dù dữ liệu có khó bảo vệ và phức tạp như thế nào, chỉ cần có nó sẽ được an toàn.

Tính năng cũng là ưu điểm nổi bật của Print server  là tốc độ hoạt động nhanh. Dù dữ liệu truyền qua phức tạp hay có dung lượng lớn thì Print server đều có thể nhận dạng và xử lý nhanh chóng. Vì vậy, bạn có thể dùng Print server để phân tích dữ liệu 24/24 mà không phải lo lắng sẽ xảy ra sự cố hay gián đoạn.

Nhược điểm của Print server

Tuy có rất nhiều ưu điểm nổi bật nhưng Print server vẫn tồn tại nhược điểm. Nhược điểm dễ nhận thấy nhất của Print server đó là khi máy chủ gặp lỗi sẽ ảnh hưởng đến tất cả máy in trong cùng hệ thống. Sự cố này sẽ gây chậm trễ khi in ấn tài liệu và thiệt hại về tài chính.

Ứng dụng của Print server trong thực tế

Kết nối máy tính với máy in

Print server là đường truyền trung gian giữa máy tính (thiết bị chứa dữ liệu in) và máy in. Các dữ liệu sẽ được cung cấp trên hệ thống máy tính sau đó được truyền qua máy chủ in và đến máy in. Đây là đường truyền nhanh và ngắn nhất trong kỹ thuật in hiện đại thông qua phần mềm máy chủ.

Cung cấp dữ liệu in

Toàn bộ dữ liệu mà máy tính truyền vào hệ thống server sẽ được nó nhận dạng và lưu trữ lại. Tùy vào sự điều chỉnh trong máy in mà nó sẽ xuất ra dữ liệu in đúng theo yêu cầu. Print server có khả năng lưu trữ và phân tích một lượng lớn dữ liệu, kể cả dữ liệu phức tạp nhất.

Hướng dẫn cài đặt Print server chi tiết

Để cài đặt Print server, bạn thực hiện theo các bước sau đây:

Bước 1: Mở Control Panel => chọn mục Print and Document Services

Bước 2: Click vào Add a Printer

Bước 3: Chọn máy in cục bộ

Bước 4: Click vào Create a new port

Bước 5: Nhập địa chỉ IP

Bước 6: Nhấp chuột vào Custom, Setting => chuyển sang chế độ Line Printer Remote (LPR)

Bước 7: Dùng cổng hiện có và chọn máy in

Những lưu ý khi sử dụng Print server

• Bụi bẩn có thể làm ảnh hưởng đến phần cứng của máy chủ in. Do đó, hãy thường xuyên vệ sinh đúng cách để tăng tuổi thọ cho máy chủ in.
• Muốn phần mềm hoạt động hiệu quả, trước tiên chúng ta cần đảm bảo phần cứng được an toàn. Nếu để máy ở nơi ẩm ướt hoặc làm rơi vỡ nhiều lần sẽ khiến nó hoạt động kém đi. Hơn nữa, khi bị dính nước và bụi bẩn, bộ phận phòng ngừa virus của máy chủ in sẽ bị ảnh hưởng. Vì vậy, tránh để máy chủ in ở nơi ẩm ướt và dễ rơi vỡ.

Như vậy, Print server đã và đang được sử dụng phổ biến bởi nó có rất nhiều tính năng vượt trội như chống virus, tiết kiệm không gian, tốc độ nhanh,… Qua bài viết trên, bạn cũng đã hiểu hơn về print server là gì, các ưu nhược điểm và cách cài đặt máy chủ in. Nếu còn băn khoăn điều gì, hãy cho BKNS biết bằng cách comment bên dưới bài viết. Thường xuyên ghé thăm bkns.vn để không bỏ lỡ những bài chia sẻ liên quan đến dịch vụ thiết kế, quảng cáo, lưu trữ website và giải pháp mạng nhé!